Spółka ma w magazynie materiały, których ewidencja prowadzona jest według cen zakupu. Podczas inwentaryzacji ustalono, że niektóre z nich są uszkodzone. Co trzeba zrobić i jakich księgowań dokonać?
Ustawa o rachunkowości nakazuje uwzględniać zasadę ostrożności podczas sporządzania sprawozdania. Trzeba dokonywać zmniejszeń wartości aktywów, w przypadku gdy ich przydatność ekonomiczna dla jednostki uległa ograniczeniu. Za straty dla potrzeb podatkowych można więc uznać ubytki w składnikach majątkowych, które powstają na skutek zdarzeń losowych (klęski żywiołowe, kradzież, ubytki naturalne) w zasadzie bez winy podatnika. W przeważającej liczbie przypadków ubytki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Muszą zostać spełnione pewne warunki, takie jak na przykład rzeczywiste poniesienie straty. Konieczne jest również ich prawidłowe udokumentowanie. W odniesieniu do rzeczowych aktywów obrotowych stwierdzenie utraty wartości następuje najczęściej w czasie spisu z natury czy oględzin itp. Z tych informacji może wynikać, że zapasy utraciły w części lub całości wartość użytkową lub handlową.
Utrata wartości
Jeśli stwierdzimy, że nastąpiła utrata wartości, należy przede wszystkim bez względu na rodzaj zapasów ustalić aktualną na dzień bilansowy cenę sprzedaży danego składnika aktywów. W zależności od rodzaju składnika za cenę sprzedaży przyjmuje się notowania giełd towarowych, ceny stosowane przez konkurentów, ceny według własnego cennika jednostki lub ceny wynikające z umów z odbiorcami, jeżeli są one wiarygodne. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie w powyższy sposób ceny sprzedaży, to należy w inny sposób określić wartość godziwą na dzień bilansowy. Odpis aktualizujący będzie stanowił różnicę między wartością z ksiąg rachunkowych a ceną sprzedaży netto ustaloną wg sposobu wskazanego wyżej.
Likwidacja towarów handlowych czy materiałów wiąże się z powstaniem u podatnika straty w środkach obrotowych. Tego rodzaju straty nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie każda jednak strata będzie takim kosztem.
Nie mogą być nim straty w środkach obrotowych będące skutkiem niedochowania należytej staranności w zabezpieczaniu przed powstaniem strat, czyli straty zawinione przez podatnika. Kosztem podatkowym mogą być natomiast takie straty, które powstały bez winy podatnika, których podatnik, mimo dochowania należytej staranności, nie mógł przewidzieć ani ich uniknąć. W taki sposób wypowiedział się m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 stycznia 2013 r., nr ILPB3/423-423/12-5/AO.
Księgowanie
Podstawą ujęcia wartości zlikwidowanych towarów (materiałów) w kosztach podatkowych może być potwierdzający komisyjne zniszczenie protokół ich likwidacji. W sytuacji gdy towary (materiały) zostały zlikwidowane przez firmę zewnętrzną, dokumentem potwierdzającym ich zniszczenie może być np. wystawiona przez tę firmę faktura albo inny dokument potwierdzający przyjęcie ww. składników majątku do utylizacji.
Takie towary (materiały) jednostka powinna zatem wyksięgować z ewidencji bilansowej, uwzględniając przyczyny ich likwidacji. Jeśli towary (materiały) utraciły przydatność w związku z ogólnym (normalnym) ryzykiem prowadzenia działalności (a tak jest w omawianym przypadku), to wartość (netto) likwidowanego towaru (materiału) odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Może to być dokonane np. zapisem: Wn konto Pozostałe koszty operacyjne oraz Ma konto Towary lub konto Materiały.
Gdy jednostka prowadzi ewidencję towarów w cenach ewidencyjnych, różniących się od cen zakupu (nabycia), dodatkowo wyksięgowuje się odchylenia od cen ewidencyjnych przypadające na likwidowane zapasy: Wn/Ma konto Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów oraz Ma/Wn Pozostałe koszty operacyjne.
Jeśli towary odpisywane są w koszty na dzień ich zakupu, to likwidację tych towarów jednostka może zaksięgować: Wn konto Pozostałe koszty operacyjne oraz Ma konto Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia). ©?
PRZYKŁAD
W magazynie
Spółka ma w magazynie materiały. Ustalono, że te o wartości 1800 zł są przeterminowane, a te o wartości 950 zł są uszkodzone. Podjęto decyzję o ich likwidacji i wycofaniu z ewidencji z uwzględnieniem przyczyn.
Objaśnienia:
1. PK - wycofanie z ewidencji bilansowej zlikwidowanych materiałów kwota 2750 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
