W branży medycznej i farmaceutycznej ulga B+R powinna być standardem

Chodzi nie tylko o opracowywanie nowych lub ulepszonych produktów, lecz także o zmiany w procesach zmierzające np. do zwiększenia wydajności, bezpieczeństwa, optymalizacji zużycia energii, poprawy efektywności ekologicznej itd. W praktyce oznacza to prowadzenie licznych badań, testów i projektów rozwojowych. Chociaż tego rodzaju działania w przypadku branży medycznej i farmaceutycznej mogą zostać uznane za element rutynowej działalności operacyjnej, to mogą wpisywać się w przesłanki działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu przepisów podatkowych.

W efekcie przedsiębiorcy z sektora medycznego i farmaceutycznego są niemal domyślnym adresatem ulgi B+R. Co więcej, to właśnie podmioty działające w tych branżach bardzo często tworzą specjalistyczne jednostki badawczo-rozwojowe, w których podejmowane są procesy B+R takie, jakimi najczęściej je sobie wyobrażamy – w laboratoriach, z udziałem naukowców pochylonych nad mikroskopami i fiolkami. Dodatkowo jednostki te niejednokrotnie pozyskują status centrów badawczo-rozwojowych w rozumieniu przepisów o niektórych formach wspierania działalności innowacyjnej.

Jakie projekty dają prawo do ulgi B+R

Aby dane prace mogły zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową, muszą one mieć charakter twórczy i systematyczny. Twórczość nie zawsze oznacza przełomowe odkrycia – wystarczy, że przedsięwzięcie ma element innowacyjności z punktu widzenia danego przedsiębiorstwa. Może to być opracowanie nowej formuły leku, udoskonalenie istniejącej receptury czy optymalizacja procesu produkcji. Kluczowe jest, by działania były zaplanowane, uporządkowane i ukierunkowane na zdobycie lub zastosowanie nowej wiedzy w praktyce.

Uwaga! Prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej nie musi prowadzić do pomyślnego rezultatu. Innymi słowy poszukiwanie nowych lub ulepszonych wyrobów czy procesów nie musi skończyć się sukcesem.

Duży potencjał branży farmaceutycznej do korzystania z preferencji

Branża farmaceutyczna należy do najbardziej intensywnie inwestujących w badania i rozwój. Proces tworzenia nowych leków jest złożony, kosztowny i obarczony wysokim ryzykiem – wiele projektów kończy się niepowodzeniem już na etapie badań laboratoryjnych. Jednocześnie zarówno opracowywanie nowych substancji czynnych, jak i doskonalenie istniejących receptur czy procesów produkcyjnych może stanowić działalność B+R w rozumieniu ustawy o CIT.

Z uwagi na skalę ponoszonych nakładów przedsiębiorstwa farmaceutyczne mają szczególnie duży potencjał, by korzystać z ulgi B+R. Preferencja ta umożliwia dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów ponoszonych na działalność B+R. Warto więc przeanalizować, czy nasza organizacja w pełni wykorzystuje przysługujące jej możliwości.

Ulepszanie istniejących produktów

Poza – można powiedzieć – oczywistymi procesami zmierzającymi do opracowania nowych leków jako automatycznie wpisujących się w definicję działalności badawczo-rozwojowej, firmy farmaceutyczne i medyczne mogą podejmować wiele innych inicjatyw, które również wpiszą się w działalność badawczo-rozwojową. Aby skorzystać z ulgi B+R, nie trzeba bowiem inwestować w opracowywanie zupełnie nowych produktów.

Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z 10 lutego 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.811.2024.2.ZK, dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że działalność w zakresie tworzenia nowych receptur poprzez opracowywanie pełnego składu jakościowego i ilościowego dla ulepszanych produktów wprowadzanych na rynek, spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej.

Usprawnianie produkcji

Współczesne branże medyczna i farmaceutyczna coraz częściej sięgają po automatyzację i robotyzację procesów laboratoryjnych oraz produkcyjnych. Aby jednak takie działania mogły zostać uznane za działalność B+R, nie wystarczy samo nabycie technologii – konieczne jest jej twórcze zastosowanie. Przykładem może być modyfikacja linii produkcyjnej w celu wytwarzania leków w nowej formie dawkowania czy adaptacja robotów do precyzyjnego wykonywania testów laboratoryjnych dla nowych substancji.

Uwaga! Do kategorii prac rozwojowych objętych ulgą B+R zalicza się m.in. nabywanie i wykorzystywanie dostępnej wiedzy – także informatycznej – w celu planowania produkcji, projektowania i tworzenia ulepszonych produktów, procesów lub usług. Nie dotyczy to oczywiście zmian o charakterze wyłącznie rutynowym lub okresowym, nawet jeśli formalnie przynoszą one poprawę.

Koszty do odliczenia w uldze badawczo-rozwojowej

W ramach ulgi B+R przedsiębiorcy mogą odliczyć m.in.:

• wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w projekty badawczo-rozwojowe (np. chemików, biotechnologów, technologów farmaceutycznych czy inżynierów laboratoryjnych) – proporcjonalnie do czasu pracy poświęconego danemu projektowi B+R,
• koszty materiałów i surowców wykorzystywanych w testach i eksperymentach, np. odczynników chemicznych, komponentów leków czy materiałów biologicznych,
• nabycie specjalistycznego sprzętu, który nie jest środkiem trwałym, wykorzystywanego bezpośrednio w działalności B+R, w tym naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych,
• koszty ekspertyz, opinii, usług doradczych i usług równorzędnych nabywanych od uprawnionych podmiotów, jeśli są wykorzystywane w działalności B+R.

Ochrona prawa do własności intelektualnej

Kosztami kwalifikowanymi mogą być także wydatki na uzyskanie i utrzymanie praw własności intelektualnej – patentów, praw ochronnych na wzory użytkowe czy praw z rejestracji wzorów przemysłowych. Obejmują one m.in. koszty przygotowania dokumentacji zgłoszeniowej, opłaty okresowe, tłumaczenia, a także koszty postępowań przed Urzędem Patentowym RP. Dla firm farmaceutycznych i medycznych, które aktywnie chronią swoje wynalazki, wydatki te mogą być znaczące – tym bardziej warto rozważyć ich objęcie ulgą B+R.

Wymagana dokumentacja przy uldze B+R

Aby w pełni i bezpiecznie skorzystać z ulgi B+R, kluczowe znaczenie ma odpowiednie udokumentowanie prowadzonych działań oraz ponoszonych kosztów. Należy pamiętać, że określone wydatki mogą zostać uznane za koszty kwalifikowane ulgi B+R tylko w takim zakresie, w jakim są związane z działalnością badawczo-rozwojową. Przykładem są tzw. koszty pracownicze. Rzetelne dokumentowanie zaangażowania pracowników w konkretne projekty badawczo-rozwojowe, poprzez prowadzenie szczegółowej ewidencji podejmowanych czynności oraz poświęconego na te czynności czasu, będzie miało znaczenie przy ustalaniu wielkości odliczenia przysługującego w odniesieniu do tych kosztów kwalifikowanych. Podobnie zużycie materiałów i surowców – musi być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Podsumowanie

Branże medyczne i farmaceutyczna są naturalnymi adresatami ulgi B+R. Należy jednak pamiętać, że bezpieczne wykorzystanie tego podatkowego narzędzia wsparcia biznesu wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego, dokumentowania badawczo-rozwojowego charakteru podejmowanych procesów oraz prawidłowego określania i dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów kwalifikowanych. ©℗