Jak skutecznie skorzystać z ulgi B+R w branży IT

Ulga B+R to mechanizm w polskim systemie podatkowym, który ma wspierać innowacyjność. Chociaż jest dostępna od lat, to wiele podmiotów nadal nie wykorzystuje jej pełnego potencjału. Często dzieje się tak z powodu obaw o prawidłowość rozliczenia i trudności w odróżnieniu prac rozwojowych od rutynowych zadań. Tymczasem prace nad oprogramowaniem, architekturą systemów czy narzędziami wewnętrznymi to działalność, która może idealnie wpisywać się w zasady preferencyjnego rozliczenia. Koszty działalności B+R mogą zostać ponownie odliczone od podstawy opodatkowania, co daje realną, podwójną, a nawet potrójną korzyść finansową. Mogą ją zastosować zarówno podatnicy CIT, jak i PIT.

Po pierwsze: analiza projektów

Punktem wyjścia jest identyfikacja projektów i wskazanie w nich czynności o charakterze badawczo-rozwojowym. Już na tym etapie warto ocenić, czy w ramach tych prac ponoszone są koszty kwalifikowane, co jest warunkiem koniecznym do faktycznego skorzystania z ulgi.

Aby projekt mógł zostać zakwalifikowany, musi spełniać trzy ustawowe kryteria:

• charakter twórczy,
• systematyczność prowadzenia,
• nastawienie na tworzenie nowej wiedzy lub nowych zastosowań.

Granica między rozwojem a rutyną

Sama ocena charakteru projektu nie jest wystarczająca do zastosowania ulgi i odliczenia kosztów kwalifikowanych, ponieważ niektóre prace wykonywane w jego ramach często mają charakter rutynowy. Przepisy definiują zakres działalności B+R szeroko, ale kluczowe jest, by wnosiły one element nowości – niekoniecznie rozumianej globalnie, ale przynajmniej w skali przedsiębiorstwa.

Ważne: Projekt ma charakter twórczy, jeśli wymaga intelektualnego zaangażowania. Proces kreacyjny nie ogranicza się do tworzenia od zera, ale może obejmować również adaptację istniejących rozwiązań w ulepszony sposób.

Jak podkreślił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.255.2023.2.ZK), kluczowa jest twórczość, która objawia się w opracowywaniu koncepcji, narzędzi czy rozwiązań odróżniających się od tych już istniejących w firmie. Rezultaty muszą być oryginalne i indywidualne, a ich uwidocznieniem może być np. prototyp. Projektowanie nowej architektury systemu, które wymaga eksperymentów, jest działaniem twórczym, podczas gdy rutynowe prace adaptacyjne takiego charakteru nie mają.

W sektorze IT granica ta jest szczególnie istotna w projektach na zlecenie. Prace dla klientów mogą być uwzględnione w rozliczeniu ulgi B+R, ale tylko jeśli koncepcja i podejście do wykonania zlecenia wynikają z inicjatywy i pracy podatnika. W tym kontekście ważne jest ustalenie, od kogo pochodzi element twórczy w przypadku wykonywania prac rozwojowych. Jeżeli prace są wykonywane według gotowej specyfikacji narzuconej przez odbiorcę usługi IT, to należy uznać, że ewentualne procesy twórcze wystąpiły jedynie u odbiorcy, a nie u wykonawców. Jeżeli jednak odbiorca usługi IT nie wie, jak rozwiązać problem i zleca to wykonawcy zewnętrznemu, to element twórczy może się pojawić u tego wykonawcy. Od tego, jak sformułowany jest cel zlecenia i jaki jest faktyczny sposób prac, zależy, czy prace te kwalifikują się do ulgi.

Gdzie w branży IT można odliczyć najwięcej

W branży IT największe odliczenia dotyczą kosztów osobowych, które od 2022 r. podlegają odliczeniu w wysokości 200 proc. Kosztami kwalifikowanymi są wynagrodzenia pracowników (umowa o pracę) oraz wynagrodzenia i składki z umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło), lecz tylko w części proporcjonalnej do czasu poświęconego na prace B+R. Dodatkowe podwójne odliczenie sprawia, że te koszty są najbardziej opłacalne.

Ważne: Należy pamiętać, że koszty zlecenia prac zewnętrznym konsultantom w modelu B2B nie wchodzą w skład kosztów osobowych i nie podlegają odliczeniu w ramach ulgi.

Inne koszty kwalifikowane to m.in. nabycie środków trwałych, materiałów i różnego sprzętu specjalistycznego, jeśli te przedmioty służą bezpośrednio prowadzonym pracom B+R. Koszty nieosobowe podlegają dodatkowemu odliczeniu w jednokrotnej wysokości, ale ich kumulacja z kosztami osobowymi pozwala zwiększyć skuteczność ulgi.

Przychylność fiskusa dla branży IT

Organy podatkowe wydają interpretacje indywidualne dotyczące ulgi B+R w tej branży, które zasadniczo potwierdzają możliwość uwzględnienia w ramach tej preferencji prac polegających na tworzeniu narzędzi analitycznych, oprogramowania czy prototypowania. Co więcej, prace rozwojowe mogą być prowadzone również w środowisku klienta. Kluczowe jest tu prawidłowe rozliczenie proporcji czasu pracy, aby wyłączyć z kosztów kwalifikowanych czynności o charakterze czysto utrzymaniowym lub rutynowym.

Typowe czynności IT uznawane za B+R to np.:

• tworzenie nowego oprogramowania,
• opracowywanie nowych algorytmów,
• budowa prototypów,
• tworzenie autorskich skryptów,
• integracje prowadzące do nowej wartości funkcjonalnej,
• działania programistyczne na zlecenie klienta, przy założeniu ich twórczego charakteru.

Do prac rozwojowych zalicza się także rozwój istniejących produktów poprzez ich ulepszenia (np. nowe moduły, zmianę architektury, poprawę wydajności), jeżeli wykraczają one poza rutynowe działania.

Z kolei czynnościami, których nie można uwzględnić, są rutynowe, odtwórcze wdrożenia, konfiguracje gotowych komponentów bez elementu twórczej modyfikacji, bieżące utrzymanie, usuwanie typowych błędów czy wsparcie eksploatacji bez elementów rozwojowych.

Co z korzystaniem ze sztucznej inteligencji

Sztuczna inteligencja i duże modele językowe (ang. large language model, LLM) to zdecydowanie obszar o dużym potencjale dla ulgi B+R, choć wykorzystanie tego rodzaju narzędzi przy pracach rozwojowych może budzić wątpliwości co do prawa do skorzystania z ulgi.

Ważne: Samo zastosowanie gotowego modelu AI do generowania kodu czy treści zasadniczo powinno być potraktowane jako wykorzystanie narzędzia, a nie działanie twórcze.

Adaptacja modeli językowych czy wykorzystanie ich do tworzenia innowacyjnych rozwiązań może jednak kwalifikować się do uwzględnienia przy uldze, jeżeli podmiot ponosi ryzyko technologiczne i podejmuje działania twórcze. To, że samo zastosowanie zaawansowanej analizy i sztucznej inteligencji w pracach rozwojowych nie pozbawia prawa do ulgi, potwierdził dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 25 kwietnia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.236.2024.2.EC).

Błędy, które kosztują przy rozliczaniu ulgi B+R

Przy procesie wdrażania i rozliczania ulgi B+R pojawiają się jednak błędy. Najczęstsze z nich dotyczą prób uwzględnienia w kosztach osobowych wydatków na kontraktorów B2B. Pomyłki dotyczą również poprawnego kwalifikowania składników wynagrodzenia, ustalania czasu pracy czy rozliczeń w wypadku chorób i urlopów. Wątpliwości podatników najczęściej budzi tu ustalenie proporcji czasu pracy czy naliczanie mnożników przy obliczaniu kosztów kwalifikowanych.

Kolejnym – najbardziej podstawowym i potencjalnie kosztownym – błędem jest brak rzetelnej dokumentacji opisowej i kosztowej, zwłaszcza jeśli poprawność rozliczenia jest weryfikowana przez organy podatkowe po kilku latach, kiedy trudno jest uzyskać dostęp do danych z przeszłości i uzupełnić je.

Nawet najlepszy projekt rozwojowy będzie narażony na zakwestionowanie podczas kontroli, jeśli nie będzie poparty solidną dokumentacją. Organ podatkowy nie będzie analizował kodu źródłowego, ale skupi się na analizie sporządzonej dokumentacji, aby zweryfikować, czy prace miały charakter B+R.

Dokumentacja opisowa powinna zawierać charakterystykę projektów, ich założenia oraz realizację, w sposób potwierdzający spełnienie cech badawczo-rozwojowych. Z kolei część kalkulacyjna musi obejmować sposób obliczenia kosztów kwalifikowanych z uwzględnieniem ich poszczególnych kategorii. Szczególnie istotne jest rzetelne opisanie czasu pracy, które stanowi podstawę do ustalenia proporcji czasu poświęconego na B+R.

Branża IT może dość łatwo korzystać z ulgi B+R. Projekty mają często charakter twórczy. Najważniejszym zagadnieniem jest poprawne ich wyselekcjonowanie, ustalenie zakresu prac i sporządzenie dokumentacji.