System kaucyjny - o co podatnicy pytają na szkoleniach

Ewidencja opakowań dla celów podatkowych

Odpowiedź: Skoro spółka przystąpiła do systemu kaucyjnego, podpisując w tym zakresie umowę z podmiotem reprezentującym i już nawet wprowadziła na rynek napoje w puszkach i butelkach PET ze znakiem kaucji, to ciążyć będzie na niej obowiązek prowadzenia podatkowej ewidencji opakowań (art. 109 ust. 11ia ustawy o VAT) oraz rozliczenia podatku od niezwróconych opakowań. Dla 2025 r. termin na jego zadeklarowanie i ewentualną dopłatę minie wraz z terminem na złożenie deklaracji VAT za luty, czyli 25 marca 2026 r.

Minimalna treść podatkowej ewidencji opakowań wynika z art. 109 ust. 11ia ustawy o VAT, zgodnie z którym wprowadzający mają obowiązek prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania, w tym o:

• wprowadzonych do obrotu opakowaniach objętych systemem kaucyjnym z podziałem na rodzaje tych opakowań, ich liczbie i wartości pobranej kaucji w danym roku,
• zwróconych opakowaniach i odpadach opakowaniowych objętych systemem kaucyjnym z podziałem na rodzaje tych opakowań lub odpadów opakowaniowych, ich liczbie i wartości zwróconej kaucji w danym roku.

Uwaga! W objaśnieniach podatkowych dotyczących systemu kaucyjnego wymogi co do treści ewidencji opisano następująco: „dane podmiotu wprowadzającego produkty w opakowaniach na napoje, rodzaj opakowania, liczbę wprowadzonych opakowań uwzględniającą podział na wartość pobranej kaucji oraz stawkę VAT, liczbę zwróconych opakowań oraz liczbę zwróconych odpadów opakowaniowych uwzględniającą podział na wartość zwróconej kaucji oraz stawkę VAT”.

W związku z tym – choć nie wynika to wprost z ustawy o VAT – wskazane będzie również umieszczenie w ewidencji danych o stawce VAT dotyczącej danego napoju. Można też na koniec roku niejako zamknąć ewidencję, umieszczając w ramach jej podsumowania kalkulację podatku od niezwróconych opakowań za dany rok. Wprawdzie nie jest to wymagane, ale może ułatwić późniejszą weryfikację rozliczenia lub udzielenie dotyczących go wyjaśnień organom podatkowym.

Uwaga! Podatkowa ewidencja opakowań pokrywa się w znacznym stopniu z ewidencją, którą wprowadzający napoje w opakowaniach muszą prowadzić na podstawie art. 22 ustawy o opakowaniach i gospodarce opakowaniami – ta ma zawierać informacje o masie opakowań oraz informacje o liczbie i pojemności opakowań z podziałem na ich rodzaje. Jednakże ewidencja podatkowa powinna zawierać również np. informacje o wartości pobranej kaucji w danym roku.

Wydaje się, że możliwe będzie prowadzenie jednej ewidencji zarówno dla potrzeb regulacji o opakowaniach, jak i celów podatkowych – przy czym powinna ona zawierać dane wskazane zarówno w przytoczonych wyżej art. 109 ust. 11ia ustawy o VAT, jak i art. 22 ustawy o opakowaniach i gospodarce opakowaniami.

Do prowadzenia podatkowej ewidencji opakowań można więc posłużyć się dowolnym programem komputerowym, nawet arkuszem kalkulacyjnym. Wydaje się, że najprostsze będzie wykorzystanie programu księgowego. Ewidencja ta nie będzie przesyłana organom podatkowym co miesiąc tak jak np. JPK_V7. Wprowadzony został obowiązek jej udostępniania „drogą elektroniczną na każde żądanie organu podatkowego” (art. 109 ust. 11ib ustawy o VAT). Należy więc ją przesłać dopiero, kiedy w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej organy podatkowe zażądają jej przedstawienia.

Jeśli ewidencja podatkowa nie będzie prowadzona, może to stanowić przestępstwo skarbowe (gdy dodatkowo w związku z tym nie zostanie zapłacony należny VAT) albo wykroczenie skarbowe, które są zagrożone karą grzywny.

Opłata produktowa

Odpowiedź:Jedynie trzy przepisy ustawy o CIT zawierają odniesienia do przepisów ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Jednym z nich jest art. 16 ust. 1 pkt 19e ustawy o CIT, z którego wynika, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodów (KUP) dodatkowej opłaty produktowej, o której mowa w art. 37 ust. 2 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, aczkolwiek za KUP uznaje się poniesioną opłatę produktową, o której mowa w art. 34 ust. 2 tej ustawy.

Ustawodawca postanowił zatem jednoznacznie wskazać, że za KUP może zostać uznana opłata produktowa (obliczona oddzielnie w przypadku nieosiągnięcia wymaganego poziomu recyklingu oraz poziomu recyklingu dla wszystkich opakowań razem) poniesiona przez wprowadzającego produkty w opakowaniach oraz organizację odzysku opakowań, którzy nie wykonali obowiązku określonego w art. 17 ust. 1 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Chodzi o obowiązek zapewnienia recyklingu odpadów opakowaniowych takiego samego rodzaju jak odpady opakowaniowe powstałe z tego samego rodzaju opakowań jak opakowania, w których wprowadził produkty do obrotu.

To podatnicy muszą zatem ocenić, czy poniesienie tych opłat wiąże się z możliwością rozpoznania KUP na zasadach ogólnych (tj. na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Należy jednak postulować de lege ferenda, aby w ustawie o CIT znalazło się jednoznaczne wskazanie, jak ustawodawca nakazuje traktować opłaty produktowe, o których mowa w art. 34 ust. 2a–2f ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Podatnicy oczekują, że decyzja ustawodawcy będzie w tym względzie korzystna i pozwoli im na uznawanie tych opłat produktowych za KUP (jeśli konieczność poniesienia takich opłat w ogóle by wystąpiła).

Ceny transferowe

Odpowiedź: Tak, operator systemu kaucyjnego może podlegać obowiązkom z zakresu cen transferowych, jeśli realizuje w ramach tego systemu transakcje z podmiotami powiązanymi.

Ustawa o CIT przewiduje zwolnienia wyłącznie dla określonych typów transakcji lub podmiotów (m.in. podmiotów, w których przypadku powiązania wynikają wyłącznie z powiązania ze Skarbem Państwa grup producentów rolnych). Jednak operator nie został włączony do żadnej z takich grup. Choć model non profit formalnie zakłada brak dystrybucji zysków, to w strukturze powiązań gospodarczych może dojść do przenoszenia wartości w inny sposób – np. poprzez nierynkową strukturę kosztów usług świadczonych przez podmioty powiązane.

Konieczna jest więc ocena transakcji i relacji operatora z perspektywy cen transferowych. Musi on sprawdzić, czy realizuje transakcje z podmiotami powiązanymi występującymi w strukturze systemu – np. z producentami, dystrybutorami czy sieciami handlowymi. W takich przypadkach przepisy o cenach transferowych mogą mieć zastosowanie niezależnie od statutowego celu działalności organizacji.

Co istotne, powiązania w rozumieniu cen transferowych obejmują nie tylko relacje kapitałowe, lecz także powiązania osobowe oraz faktyczne. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy te same osoby zasiadają w organach zarządczych lub nadzorczych różnych spółek, gdy występują zależności rodzinne pomiędzy właścicielami, czy też gdy jedna firma faktycznie wywiera istotny wpływ na decyzje biznesowe drugiej. Takie relacje nie zawsze są oczywiste, ale mogą występować w praktyce i znacząco wpływać na obowiązki związane z cenami transferowymi.

Poza tym, że nie ma zwolnienia dla samego operatora, przepisy nie przewidują też żadnych wyjątków dla konkretnych rodzajów transakcji. W najnowszej interpelacji poselskiej nr 12 792, dotyczącej opłat handling fee, omówiono obowiązki wynikające z tych opłat, które – zgodnie z polskimi regulacjami – obejmują także operatora.

W odpowiedzi z 30 października 2025 r. na tę interpelację Ministerstwo Finansów i Gospodarki podkreśliło, że przepisy dotyczące cen transferowych mają charakter ogólny i odnoszą się do całej działalności gospodarczej, a nie do wybranych branż czy specyficznych typów opłat. Oznacza to, że rozliczenia pomiędzy operatorami systemu kaucyjnego a podmiotami powiązanymi (np. sieciami handlowymi będącymi ich akcjonariuszami) będą objęte obowiązkami dokumentacyjnymi na zasadach ogólnych, jeżeli przekroczą ustawowe limity.

Część takich transakcji może potencjalnie korzystać ze zwolnienia dla transakcji krajowych, jednak nie oznacza to automatycznego braku obowiązków w zakresie cen transferowych.

Obowiązki operatora z zakresu cen transferowych

Odpowiedź: W przypadku realizowania transakcji z podmiotami powiązanymi oraz braku możliwości skorzystania ze zwolnień, np. krajowego (m.in. w przypadku gdy kontrahent osiągnie stratę podatkową), operator będzie zobowiązany:

• sporządzić dokumentację cen transferowych dla transakcji z podmiotami powiązanymi,
• przeprowadzić analizę porównawczą lub analizę zgodności,
• złożyć informację TPR do właściwego organu podatkowego.

Brak obowiązku mógłby wystąpić jedynie wtedy, gdy operator nie realizuje żadnych transakcji z podmiotami powiązanymi lub gdy ich wartość nie przekracza ustawowych progów.

Przystąpienie do systemu kaucyjnego

Odpowiedź: Wielu wprowadzających (producentów i importerów) jest przekonanych, że system kaucyjny ma charakter obowiązkowy i każdy musi do niego przystąpić. Jest to oczywisty mit. Obowiązek, który jest nałożony na wprowadzających napoje do obrotu, dotyczy konieczności osiągnięcia poziomów selektywnej zbiórki opakowań wskazanych w ustawie o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Już z uzasadnienia rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 3380, Sejm IX kadencji, s. 4), która wprowadziła system kaucyjny, wynikało, że tylko wprowadzający, którzy będą chcieli przystąpić do systemu kaucyjnego, są zobowiązani do zawarcia umowy z podmiotem reprezentującym. Nieprzystąpienie do systemu kaucyjnego będzie oznaczać realizację tego obowiązku przez zapłatę opłaty produktowej. Część z wprowadzających napoje do obrotu, mając status wprowadzającego bezpośrednio, będzie mogła wybrać sposób realizacji obowiązku – samodzielnie lub poprzez system kaucyjny.

Koniec sprzedaży produktów niekaucyjnych

Odpowiedź: Konsumenci często słyszą, że od 1 stycznia 2026 r. będą mogli zwracać do punktów zbiórki wszystkie opakowania jako kaucyjne, tj. otrzymując zwrot kaucji. Nie jest to precyzyjna informacja, ponieważ po tym dniu na rynku nadal będą w sprzedaży opakowania nieoznakowane kaucją.

Ustawa o zmianie ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi oraz niektórych innych ustaw umożliwia wprowadzającym, którzy już są w systemie, sprzedaż zapasów uprzednio wyprodukowanych napojów, które nie mają oznakowania kaucyjnego, jednak nie później niż do 31 grudnia 2025 r. Napoje te mogą być natomiast sprzedawane przez hurtownie i sklepy bez ograniczenia czasowego. Podobnie napoje wprowadzone na rynek wcześniej, tj. przed przystąpieniem do systemu kaucyjnego, będą sprzedawane do wyczerpania ich zapasów w sklepach, czy to w 2026, 2027 r. czy później.

Wspólne punkty zbiórki

Odpowiedź: Wiele jednostek handlu detalicznego lub hurtowego o powierzchni sprzedaży powyżej 200 mkw., szczególnie z sektora non-food, które oferują klientom napoje w opakowaniach objętych obowiązkiem selektywnej zbiórki, obawia się konieczności prowadzenia zbiórki opróżnionych opakowań po takich produktach, ponieważ nie ma potrzebnego miejsca i infrastruktury. Dopuszczalne jest tworzenie wspólnych punktów zbiórki, co może być popularnym rozwiązaniem w przypadku centrów i parków handlowych.

Uwaga! Każda jednostka handlu musi umieć wykazać, że realizuje ten obowiązek, przede wszystkim przez zawarcie odpowiednich umów z podmiotem reprezentującym oraz innymi jednostkami handlu.