Jak skutecznie skorzystać z ulgi B+R w sektorze produkcyjnym

Ulga B+R umożliwia odliczenie znacznej części wydatków poniesionych na rozwój – poprzez podwójne, a w niektórych przypadkach nawet potrójne odliczenie kosztów. Oznacza to, że określone wydatki można odliczyć zarówno jako koszty uzyskania przychodu, jak i dodatkowo – od podstawy opodatkowania. Tymczasem większość przedsiębiorstw produkcyjnych prowadzi działania, które w pełni spełniają definicję działalności badawczo-rozwojowej, a mimo to nie korzysta z dostępnych ulg podatkowych. W efekcie firmy te tracą realne oszczędności podatkowe, które mogłyby zostać przeznaczone na dalszy rozwój.

Działalność innowacyjna

Kluczowym wyzwaniem jest prawidłowe rozróżnienie między czynnościami badawczo-rozwojowymi a rutynową działalnością inżynieryjną czy produkcyjną. Zgodnie z ustawą o CIT działalność B+R musi mieć charakter twórczy, systematyczny i być ukierunkowana na zwiększenie zasobów wiedzy lub opracowanie nowych zastosowań.

Interpretacje indywidualne wydawane przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wskazują, że innowacyjność w tym kontekście nie musi być przełomowa w skali rynku – wystarczy, że jest nowa w skali danego przedsiębiorstwa.

Praktycznym wyznacznikiem twórczego charakteru działalności w branży produkcyjnej jest występowanie elementu niepewności technicznej – sytuacji, w której przedsiębiorca, dążąc do opracowania nowego lub ulepszonego rozwiązania, musi eksperymentować, testować różne warianty i wielokrotnie wprowadzać zmiany, aby znaleźć sposób rozwiązania problemu, dla którego nie istnieje gotowe, znane lub powszechnie dostępne rozwiązanie. Przykładem może być testowanie różnych materiałów w celu uzyskania pożądanych właściwości nowego produktu.

Kolejnym warunkiem jest systematyczność – działalność B+R powinna być prowadzona w sposób uporządkowany i zaplanowany. Nie wymaga to jednak tworzenia formalnego działu B+R. Wystarczające jest projektowe podejście do pracy – nawet pojedynczy, nieregularny projekt może zostać uznany za działalność systematyczną, jeśli jest realizowany według określonego planu. Przykładowo w interpretacji z 29 marca 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.67.2024.2.ZK) dyrektor KIS uznał za działalność B+R kilkuetapowy proces obejmujący spotkania koncepcyjne, projektowanie, tworzenie dokumentacji technicznej, wytwarzanie części, montaż i testy – podkreślając, że taki model spełnia przesłanki twórczości i systematyczności.

Podejście organów podatkowych

Interpretacje indywidualne stanowią cenne źródło wiedzy pozwalające określić, gdzie – w ocenie organów podatkowych – przebiega granica między działalnością rozwojową a rutynową. Organy konsekwentnie uznają za działalność badawczo-rozwojową działania obejmujące m.in.:

• projektowanie i wytwarzanie całkowicie nowych, jednostkowych maszyn o ulepszonych parametrach, takich jak wyższa energooszczędność czy rozszerzona funkcjonalność;
• opracowywanie od podstaw produktów, które wcześniej nie występowały w ofercie przedsiębiorstwa, np. projektowanie i budowa prototypu innowacyjnej budki akustycznej z autorskim systemem wentylacji;
• tworzenie zrobotyzowanych linii produkcyjnych lub maszyn na indywidualne zamówienie, gdy przedsiębiorstwo jest odpowiedzialne za przygotowanie koncepcji technicznej, przeprowadzenie symulacji oraz testów rozwiązania.

Uwaga! Do działań o charakterze B+R zalicza się projektowanie od podstaw innowacyjnych maszyn, tworzenie prototypów z unikalnymi rozwiązaniami technicznymi oraz opracowywanie zautomatyzowanych linii produkcyjnych, jeżeli wymagają one przygotowania nowych koncepcji lub niestandardowej integracji systemów.

Jednak nie każde działanie o charakterze technicznym, związane z rozwojem lub dostosowaniem produktów, kwalifikuje się do rozliczenia w ramach ulgi. Jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji z 18 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.51.2019.1.MO), czynności polegające np. na dostosowaniu wymiarów maszyn do pomieszczeń klienta czy na wymianie napędów nie spełniają kryteriów pozwalających rozpoznać takie czynności jako badawczo-rozwojowe.

Na podstawie innych interpretacji dotyczących podmiotów z sektora produkcyjnego można także wyróżnić pewne kategorie czynności, które nie kwalifikują się do rozliczenia w ramach ulgi, takie jak sam proces produkcji seryjnej, wymiany komponentów bez ich opracowania czy dostosowania i wprowadzanie standardowych poprawek, np. na podstawie informacji zwrotnych dotyczących awaryjności podzespołów. Przykłady takich działań obejmują:

• rutynowe adaptacje;
• standardowe modyfikacje, jak wymiana napędu w maszynie na inny, standardowo dostępny na rynku komponent;
• okresowe ulepszenia wynikające z bieżących informacji zwrotnych od klientów, dotyczące np. częstej awaryjności podzespołów.

Ważne: Wskazywanie w dokumentacji projektowej napotkanych problemów technicznych czy zmian koncepcji projektowych jest jednym z dowodów potwierdzających twórczy charakter działalności oraz faktyczne występowanie niepewności technicznej.

Koszty kwalifikowane w uldze B+R

Po zidentyfikowaniu projektów o charakterze B+R kolejnym krokiem jest prawidłowe określenie i wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych do ulgi. Ich katalog został określony w art. 18d ust. 2 i 3 ustawy o CIT. Dla podmiotów produkcyjnych kluczowe znaczenie mają następujące kategorie wydatków:

►Materiały i surowce

Odliczeniu od podstawy opodatkowania podlega nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R. W warunkach produkcyjnych kategoria ta obejmuje m.in. koszty zakupu stali konstrukcyjnej, blach, profili, komponentów elektronicznych (czujników, sterowników PLC), elementów pneumatyki czy części zużytych do budowy prototypów, modeli i stanowisk testowych. Takie wydatki mogą służyć nabywaniu materiałów na potrzeby prototypowania czy testowania.

Warunkiem odliczenia w ramach ulgi jest możliwość wykazania związku między zakupem a projektem B+R – np. przez prowadzenie ewidencji materiałowej lub uwzględnienie takich wydatków w karcie projektu. Z uwagi na specyfikę branży kategoria ta może stanowić istotną część łącznej wartości odliczenia.

►Koszty osobowe – także na hali produkcyjnej

Inną istotną kosztową kategorią pozostają koszty osobowe ulgi B+R. Odliczeniu podlegają zarówno wynagrodzenia pracowników (umowy o pracę), jak i współpracowników (wykonujących obowiązki na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło) wraz ze składkami finansowanymi przez płatnika. Limit odliczenia tych kosztów wynosi 200 proc., co oznacza, że każda złotówka wynagrodzenia pracownika B+R, będąca kosztem uzyskania przychodu, może dodatkowo obniżyć podstawę opodatkowania o dwa złote.

Ważne: Odliczeniu podlega wyłącznie część wynagrodzenia odpowiadająca czasowi faktycznie poświęconemu na prace B+R, co wymaga prowadzenia rzetelnej ewidencji czasu pracy.

W branży produkcyjnej istotne jest, aby nie ograniczać personelu B+R jedynie do inżynierów czy projektantów. Do tej kategorii mogą należeć również spawacze, operatorzy maszyn i monterzy realizujący prace przy budowie prototypów, jeśli zakres ich obowiązków i wykonywane czynności mogą zostać uznane za prace twórcze. Są oni pomijani, co jest błędem, z uwagi na wysoką efektywność kosztów osobowych.

►Odpisy amortyzacyjne

Kolejną grupę kosztów kwalifikowanych stanowią odpisy amortyzacyjne od środków trwałych wykorzystywanych w działalności B+R. W firmie produkcyjnej dotyczy to przede wszystkim parku maszynowego – np. centrów obróbczych CNC, wycinarek laserowych czy drukarek 3D. Należy przy tym pamiętać o ustawowych wyłączeniach – w ramach ulgi nie jest możliwe uwzględnienie odpisów od samochodów osobowych oraz budynków i budowli, niezależnie od ich wykorzystania przy pracach rozwojowych. Odpisy amortyzacyjne są dodatkowo odliczane jako koszt kwalifikowany w wysokości 100 proc.

Ważne: Jeżeli dany środek trwały jest wykorzystywany zarówno na potrzeby projektów B+R (np. przy tworzeniu prototypu), jak i do bieżącej działalności, kosztem kwalifikowanym jest ta część odpisu amortyzacyjnego, która proporcjonalnie odpowiada wykorzystaniu danego aktywa w pracach B+R.

Wymaga to prowadzenia wiarygodnej ewidencji, np. w formie rejestru maszynogodzin. W wielu przypadkach sytuacja jest o tyle uproszczona, że taką ewidencję bezpośrednio rejestruje maszyna..

Dokumentacja i ewidencja prac w firmie produkcyjnej

Fundamentem skorzystania z ulgi B+R jest rzetelna dokumentacja. Jej brak lub niekompletność mogą stanowić podstawę do zakwestionowania prawa do ulgi przez organy podatkowe.

Podstawą jest prowadzenie ewidencji kosztów B+R w systemie księgowym oraz ewidencji czasu pracy osób zaangażowanych w projekty. Dodatkowo warto opracowywać dokumentację projektową, która potwierdza twórczy i systematyczny charakter czynności. W branży produkcyjnej może ona obejmować nie tylko karty projektów, raporty czy harmonogramy, lecz także dokumentację techniczną – rysunki, modele, prototypy czy zestawienia materiałowe.

Uwaga! Wdrożenie ustandaryzowanego procesu dokumentowania projektów B+R zwiększa bezpieczeństwo podatkowe związane z rozliczeniem ulgi B+R i ułatwia obronę stanowiska na wypadek ewentualnej kontroli.

Podsumowanie

Ulga B+R pozostaje jednym z najskuteczniejszych instrumentów podatkowych wspierających innowacyjność w sektorze produkcyjnym. Warunkiem jej skutecznego zastosowania jest tylko prawidłowe zidentyfikowanie projektów B+R, wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych oraz prowadzenie rzetelnej dokumentacji.

Warto dodatkowo rozważyć wdrożenie ulgi w ramach szerszej strategii podatkowo-innowacyjnej, obejmującej również inne dostępne preferencje, takie jak ulga na prototyp, na robotyzację czy IP Box. Umiejętne łączenie tych legalnych instrumentów pozwala przedsiębiorstwom produkcyjnym budować spójną strategię podatkową wspierającą każdy etap procesu ich działalności – od koncepcji przez rozwój aż po komercjalizację i automatyzację produkcji. ©℗