KSeF coraz bliżej. Ministerstwo Finansów wciąż rozwiewa obawy

Wątpliwości zgłoszone w interpelacji nr 11052 dotyczyły m.in. stopnia przygotowania infrastruktury informatycznej oraz pracowników i funkcjonariuszy KAS do wdrożenia KSeF. Jak poinformował wiceminister Stawicki, „na podstawie średniego rozmiaru pliku e-faktury i liczby faktur w obrocie gospodarczym” oszacowano, iż system informatyczny KSeF powinien być gotowy do przetwarzania nawet 52 mln faktur dziennie i 9 mln faktur na godzinę. Ma więc zapewnić możliwość wprowadzania do 2500 faktur na sekundę.

Ponadto, szersze niż pierwotnie planowano będą funkcjonalności obowiązkowego KSeF. Nowa wersja systemu pozwoli m.in. na przesyłanie faktur z załącznikiem (po uprzednim zgłoszeniu tego faktu w e-Urzędzie Skarbowym) oraz faktur w trybie offline24 (w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem).

Etapy wdrażania KSeF

Obowiązkowy KSeF wprowadza nowelizacja ustawy o VAT z 5 sierpnia 2025 r. Wymóg wystawiania faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie etapami. Od 1 lutego 2026 r. ma dotyczyć największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem mikrofirm, których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Ci ostatni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Należy pamiętać, że wdrażanie etapami będzie dotyczyło wysyłania faktur za pomocą systemu, a nie ich odbierania. To oznacza, że niektórzy podatnicy będą musieli odbierać z KSeF ustrukturyzowane faktury, zanim jeszcze sami zaczną je wystawiać.

Obawy o odliczenie VAT w systemie KSeF

Najwięcej wątpliwości posłów wzbudziło to, kiedy przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego. Nowelizacja zakłada, że będzie to zależeć od daty nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru w KSeF, a więc od daty jej przetworzenia przez system informatyczny.

Zdaniem posłów może to być niezgodne z unijną zasadą neutralności VAT. W interpelacji nr 10882 jej autor przywołał wyroki Trybunału Sprawiedliwości UE z 29 kwietnia 2004 r. (C-152/02) i 18 marca 2021 r. (C-895/19). TSUE orzekł w nich, że prawo do odliczenia podatku naliczonego jest prawem fundamentalnym, które nie może być ograniczane przez nadmierne wymogi formalne, na które podatnik nie ma wpływu. Takim wymogiem – w przekonaniu posła - mogą być opóźnienia lub awarie systemu informatycznego. Odsuną one bowiem w czasie prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Poseł podał przykład przedsiębiorcy, który otrzyma towar i fakturę 30 kwietnia, a KSeF przetworzy ją i nada jej numer dopiero 2 maja. W takiej sytuacji prawo do odliczenia powstanie dopiero w maju – zauważył poseł. Jego zdaniem to uderzy w płynność finansową polskich firm i narusza unijną zasadę neutralności VAT. Wątpliwości posła powstały na tle art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Datą jej otrzymania przez nabywcę jest data przydzielenia fakturze numeru w KSeF.

Ministerstwo Finansów: przedsiębiorcy nie ucierpią

Wiceminister Jurand Drop uspokoił, że nie ma takiego niebezpieczeństwa. Zapewnił, że wprowadzenie KSeF przyspieszy wręcz dostęp do wystawionych faktur, więc także skorzystanie z prawa do odliczenia. – W ocenie Ministerstwa Finansów wprowadzane rozwiązania w pełni respektują zasadę neutralności VAT, utrzymując zasadę, że otrzymanie faktury przez nabywcę wyznacza moment prawa do skorzystania z odliczenia podatku naliczonego z niej wynikającego – wyjaśnił wiceminister.

A co ze wskazaną przez posła sytuacją, gdy numer KSeF zostanie nadany fakturze ustrukturyzowanej w innym miesiącu niż została ona wystawiona? Zdaniem wiceministra takie sytuacje nie powinny być częste, ponieważ „przydzielenie numeru fakturze w KSeF będzie odbywać się niezwłocznie”. – Zatem nie wydaje się, aby korzyści z wdrożenia KSeF mogły być zakłócone takimi sytuacjami – napisał wiceminister w odpowiedzi na interpelację.

Dodał, że problemu z odliczeniem VAT nie powinni też odczuć nabywcy towarów i usług wymienieni w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, czyli np. podmioty zagraniczne, podmioty nieposługujące się NIP na potrzeby wystawienia faktury. Datą otrzymania przez nich faktury, wystawionej w inny sposób niż za pomocą KSeF, będzie data jej fizycznego otrzymania – poinformował wiceminister, wskazując na art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT.

KSef zadziała nawet w trybie offline

Zdaniem wiceministra Dropa nie będzie również problemu z wystawianiem i otrzymywaniem faktur w trybie offline. Datą ich wystawienia będzie bowiem ta, która zostanie wskazana na fakturze w polu P_1. – Skutek w postaci określenia daty wystawienia faktury będzie więc zamierzonym efektem działań podatnika – wyjaśnił wiceminister.

Serwery i pracownicy KAS wytrzymają?

Na wejście w życie obowiązkowego KSeF ma być też przygotowana Krajowa Administracja Skarbowa. Wiceminister Stawicki poinformował, że już od czterech lat, tj. od 2022 r., uczestniczą oni w szkoleniach organizowanych przez Krajową Szkołę Skarbowości oraz przez inne podmioty.

KSS zorganizowała w tym czasie 31 szkoleń, warsztatów i spotkań, z których skorzystało łącznie 6940 osób. Pozostałych szkoleń było łącznie 68 i skorzystało z nich 11 685 pracowników KAS.

Przypomnijmy, że wątpliwości dotyczących KSeF jest znacznie więcej. Część z nich opisaliśmy w artykule „Nowelizacja KSeF już uchwalona. Wciąż jednak budzi wątpliwości” (DGP nr 151/2025).