rozwiń ›

Tym, którzy chcą samodzielnie podjąć się tego wyzwania, radzimy poczekać na Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Przygotowało ją Ministerstwo Finansów. Zostanie ona udostępniona (w wersji produkcyjnej) 1 lutego 2026 r., a na razie można ją testować.

Od kiedy KSeF

Przypomnijmy, że KSeF stanie się obowiązkowy najpierw dla największych podatników – tych, u których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Będą oni musieli zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane od 1 lutego 2026 r.

Zaledwie dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten obejmie pozostałych podatników VAT, z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży brutto (czyli z VAT) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (elektronicznie lub w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł. Ci najmniejsi będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r., chyba że wcześniej przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł – wówczas będą musieli zacząć wystawiać faktury w KSeF począwszy od faktury, którą ten pułap przekroczyli.

Czas do 1 stycznia 2027 r. mają też podatnicy wystawiający faktury za pomocą kas rejestrujących lub faktury uproszczone w postaci paragonów z NIP (czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro).

Uwaga: Terminy 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Wystawione przez kontrahenta (drugą stronę transakcji) faktury ustrukturyzowane trzeba będzie odbierać przy użyciu KSeF już od 1 lutego 2026 r. (poza ustawowymi wyjątkami).

Co powinien zrobić indywidualny przedsiębiorca? Wystawiać faktury w KSeF samodzielnie?

Kto ma nadzieję, że podoła i sam będzie wystawiać faktury, ten ma do wyboru:

  • uzyskać certyfikat KSeF „na siebie”, aby móc wystawiać faktury za pomocą wybranego, dostępnego na rynku programu księgowego albo
  • poczekać do 1 lutego 2026 r., aż zacznie działać Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, a następnie wystawiać faktury przy jej użyciu.

Po co certyfikat (lub tokeny – o których dalej)? Są to narzędzia do uwierzytelniania. - Ekstremalnie niepraktyczne byłoby logowanie się do KSeF za każdym razem, przy wystawianiu każdej faktury, za pomocą podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci kwalifikowanej. Proszę sobie wyobrazić używanie podpisu czy pieczęci do każdej pojedynczej operacji fakturowej w KSeF. Po to zostały wymyślone certyfikaty i tokeny, aby systemy księgowe mogły umożliwiać przeprowadzanie operacji w KSeF bez każdorazowego wielostopniowego procesu logowania – tłumaczy Ernest Frankowski, parter w ITNINE.

Certyfikat można zdobyć już teraz, za pomocą Modułu Certyfikatów i Uprawnień. W tym celu należy wejść na stronę: https://ksef.podatki.gov.pl/ i odszukać zakładkę „Moduł Certyfikatów i Uprawnień”, a następnie przejść do odpowiedniej aplikacji. Tam trzeba się zalogować:

  • profilem zaufanym ePUAP (bezpłatnym) lub
  • przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (oba narzędzia są płatne).

- Indywidualny przedsiębiorca, który zdobędzie certyfikat „na siebie”, nie musi nadawać sobie uprawnień do wystawiania faktur przy użyciu KSeF, bo już je posiada – wyjaśnia Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB. Innymi słowy – jak tłumaczy Ernest Frankowski - indywidualny przedsiębiorca „z natury” ma uprawnienia właścicielskie, czyli m.in. do wystawiania i odbierania faktur za pomocą KSeF.

Od lutego 2026 r.

Kto zdobędzie certyfikat już teraz, nie będzie musiał się starać o nowy, gdy 1 lutego 2026 r. wejdzie w życie KSeF 2.0. Przy wystawianiu faktur za pomocą wybranego, dostępnego na rynku programu księgowego będzie posługiwać się uzyskanym już certyfikatem. Przy czym MCU jest rozwiązaniem tymczasowym, na okres od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Potem certyfikaty będą generowane bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz w KSeF 2.0.

Mogą być jeszcze tokeny

Należy wiedzieć, że niektórzy dostawcy komercyjnych programów księgowych mogą wymagać od swoich klientów posługiwania się tokenami. To inne narzędzie do uwierzytelnienia, wprowadzone już w 2022 r. (gdy ruszył dobrowolny KSeF). Z tokenów będzie można korzystać jeszcze przez rok, tj. do końca 2026 r.

Czym jest Aplikacja Podatnika KSeF 2.0

Warto się zastanowić, czy nie poczekać do uruchomienia ministerialnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Będzie ona miała wiele zalet, w tym:

  • nie będzie wymagać uzyskania certyfikatu;
  • będzie bezpłatna.

Za jej pomocą będzie można już od 1 lutego 2026 r. samodzielnie wystawiać faktury, a na razie można testować jej wersję demo (przedprodukcyjną).

Uwaga: Podczas testowania aplikacji w wersji demo zalogować się za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających, ale używać fikcyjnych danych przy wystawianiu faktury.

A może zlecić księgowemu?

Kto uzna, że woli zająć się biznesem, a wystawianie faktur przy użyciu KSeF zlecić biuru rachunkowemu, będzie musiał najpierw zalogować się samodzielnie do systemu albo ustanowić siebie reprezentantem na druku ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur), ewentualnie wskazać na tym druku kogoś innego.

- Nie rekomenduje się wskazywania przedstawiciela biura jako reprezentanta na druku ZAW-FA, ponieważ pełna kontrola uprawnień nadanych przez przedsiębiorcę powinna być w jego rękach – wskazuje Patrycja Kubiesa.

Druku ZAW-FA nie składa się w MCU. Wysyła się go do urzędu skarbowego. Następnie wskazana na nim osoba może nadawać uprawnienia wybranym przez siebie osobom lub podmiotom. Zatem po zalogowaniu się do KSeF indywidualny przedsiębiorca - klient biura rachunkowego nada temu biuru uprawnienia do wystawiania faktur.

Może też nadać mu uprawnienia tylko do przeglądania faktur. Dzięki temu podatnik (klient biura) nie będzie musiał dostarczać faktur do biura, księgowa będzie mogła je przeglądać bezpośrednio w KSeF. Z tym jednak zastrzeżeniem, że kto nada biuru tylko uprawnienie do przeglądania faktur, będzie musiał samemu wystawiać swoje faktury.

Zapewne większość indywidualnych przedsiębiorców, jeśli zdecyduje się na usługi biura rachunkowego, nada mu szersze uprawnienia, czyli zarówno do wystawiania faktur na rzecz wszelkich swoich kontrahentów, jak i do przeglądania wszystkich otrzymanych faktur zakupowych. Nadając biuru rachunkowemu uprawnienie do wystawiania faktur lub/i dostępu do faktur, trzeba będzie zaznaczyć, czy biuro może delegować to uprawnienie na inne osoby. Jeżeli się zgodzi, to właściciel biura nada uprawnienia (pośrednie) swojemu pracownikowi.

Co zrobi biuro?

- Biuro będzie mogło podzielić otrzymane od klienta uprawnienia na poszczególnych pracowników. Dzięki temu będzie mogło zbudować strukturę, w której podatnik X deleguje działania w KSeF na biuro rachunkowe, a ono z kolei dzieli te uprawnienia na dwie osoby: osoba A zajmie się wystawianiem faktur sprzedażowych podatnika w KSeF, a osoba B zajmie się pobieraniem faktur zakupowych podatnika w KSeF – wyjaśnia Ernest Frankowski. Oczywiście tylko przykład.

Niezależnie od rodzaju przyznanych uprawnień, biuro będzie musiało uwierzytelniać się w KSeF za pomocą certyfikatu. Właściciel biura zdobędzie certyfikat na biuro (NIP biura) albo na siebie (osobę fizyczną).

- Certyfikatu nadanego osobie fizycznej nie należy przekazywać nikomu innemu. Może z niego korzystać tylko ta osoba – przypomina Patrycja Kubiesa. Nie stoi to natomiast na przeszkodzie temu, aby – jak dodaje ekspertka – właściciel biura nadał uprawnienia swoim pracownikom: do wystawiania faktur, do dostępu do faktur: wystawionych i otrzymanych. Wówczas pracownicy biura będą wystawiać, przeglądać faktury klienta, korzystając z własnego certyfikatu (czyli narzędzia uwierzytelniającego w KSeF).

UPL-1 nadal potrzebne

Niezależnie od nadanych biuru rachunkowemu uprawnień w KSeF, nadal będzie ono musiało mieć od swojego klienta pełnomocnictwo na druku UPL-1, czyli do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.