Potrzeba więcej funkcji

Ewelina Dumania tłumaczy, że wydłużenie terminu wystawiania faktur to tylko jedna z wielu zmian, które będą wymagać wprowadzenia określonych modyfikacji bądź dodatkowych funkcjonalności w systemach finansowo-księgowych. Systemy powinny uwzględnić możliwość wystawiania faktur przed wykonaniem usługi/dostawy towaru (najwcześniej dokument będzie można wystawić na 30 dni przed tymi czynnościami) oraz faktur uproszczonych (będzie je można wystawić w przypadku transakcji o wartości nieprzekraczającej 450 zł bądź 100 euro).

Projekt ustawy, a także projekt rozporządzenia przewidują też zmianę zakresu danych, które muszą zostać ujęte na fakturze. Jak wyjaśnia ekspertka PwC, ustawodawca rezygnuje m.in. z określenia „Faktura VAT-MP” dla dokumentów wystawianych przez małych podatników i wprowadza obowiązek umieszczania przez nich na fakturze oznaczenia „metoda kasowa”. Na fakturach trzeba też będzie stosować oznaczenia: „samofakturowanie” czy np. „procedura marży dla biur podróży”.

Procedury między kontrahentami

Projekty nowelizacji ustawy i rozporządzenia przewidują też dodatkowe ułatwienia we wdrażaniu elektronicznego fakturowania. Z tym wiążą się jednak nie tylko zmiany w systemach, ale również procedurach stosowanych przez firmy.

Już od 1 stycznia 2013 r. pojawi się możliwość przyjęcia domniemania, że kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie e-faktur. Podatnik nie będzie musiał, tak jak to jest dziś, czekać na odpowiedź kontrahenta, czy ten zgadza się na otrzymywanie e-faktur. Jednak, jak tłumaczy Katarzyna Kaganiec, jednocześnie zostanie wprowadzony czynny sprzeciw. Oznacza to, że podatnik, który nie będzie chciał otrzymywać e-faktur, będzie musiał to zastrzec, czyli zgłosić wystawcy.

Z kolei jak wyjaśnia Ernest Frankowski, wprowadzane do przepisów pojęcia, takie jak kontrole biznesowe i wiarygodna ścieżka audytu, oznaczają konieczność bacznego przyjrzenia się procedurom dotyczącym fakturowania i, być może, zmianę pewnych przyzwyczajeń osób, które biorą w nim udział. Nowelizacja rozporządzeń i ustawy zakłada, że podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści wszystkich faktur (papierowych i elektronicznych). Obecnie wymóg taki dotyczy tylko e-faktur, a jedną z metod zapewnienia autentyczności i integralności jest podpisanie dokumentu e-podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Jak tłumaczy Katarzyna Kaganiec, kontrola biznesowa będzie alternatywną metodą zapewnienia autentyczności e-faktury (a także faktur tradycyjnych). W praktyce chodzi o to, że przedsiębiorca będzie musiał pokazać urzędnikom kontrolującym firmę cały proces związany z wystawieniem faktur. Jak ten proces będzie się odbywał, muszą ustalić kontrahenci. W przypadku kontroli trzeba będzie np. pokazać dokumenty zamówienia, zakupu, dostawy, wykazać, że nastąpiły płatności. Oprogramowanie finansowo-księgowe powinno to uwzględniać. A zatem użytkownik powinien móc np. wygenerować z systemu dokument, który pokaże cały proces związany z danym zamówieniem. Same procedury powinny wynikać z umowy między wystawcą i odbiorcą faktury. W tym zakresie kontrahenci powinni więc zmienić dotychczasowe umowy.

Ważna aktualizacja systemu

Podatnicy używający własnego systemu do faktur będą musieli sami go pozmieniać. Z kolei firmy korzystające z oprogramowania zewnętrznych producentów powinny otrzymać jego aktualizacje.

Łukasz Żur, menedżer w spółce Comarch, przyznaje, że warto już dziś upewnić się, czy firma ma program z wykupioną opcją aktualizacji. Zdaniem Katarzyny Kaganiec użytkownicy systemów informatycznych wspierających sprzedaż, rachunkowość i finanse powinni przede wszystkim sprawdzić, czy wersje systemów, z których korzystają, są aktualne. Dzięki temu po zatwierdzeniu zmian w rozporządzeniach i ustawie, kiedy producenci oprogramowania przygotują poprawki czy upgrade’y, aktualizacja aplikacji będzie prosta i szybka.

Obowiązek podatkowy powstanie z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi