Przedsiębiorców czeka rewolucja dotycząca fakturowania. Duża część przepisów podatkowych zmieni się już od 1 stycznia 2013 r.
Nowelizacja ustawy o VAT, której projekt został już przyjęty przez rząd, ma wejść w życie częściowo od 1 stycznia 2013 r., a częściowo od połowy przyszłego roku. Prace parlamentarne mogą sprawić, że ten pierwszy termin się przesunie. Jednak jeśli chodzi o fakturowanie, znaczna część nowych, zdecydowanie odmiennych od obecnych, regulacji będzie obowiązywać od początku przyszłego roku – na mocy rozporządzeń ministra finansów dotyczących faktur i e-faktur (gotowe są ich projekty). Czasu na przygotowanie się do zmian zostało więc niewiele.
– Tym razem będziemy mieli do czynienia z gruntowną zmianą obowiązującego systemu podatkowego, spowodowaną m.in. dostosowaniem krajowych przepisów do wymogów Unii Europejskiej – ocenia Katarzyna Kaganiec, dyrektor działu zarządzania produktami Sage.
Zmiany w przepisach i programach
Wszystkie zmiany w przepisach oznaczają konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych używanych przez podatników. Na dodatek aplikacje muszą uwzględniać zarówno stare, jak i nowe zasady fakturowania, ponieważ np. korektę faktury z listopada 2012 r. trzeba będzie wystawić zgodnie z zasadami obowiązującymi w momencie wystawienia faktury pierwotnej.
Ernest Frankowski, doradca podatkowy i dyrektor w Deloitte, wyjaśnia, że do zasadniczych zmian dotyczących fakturowania należy zaliczyć m.in. zrównanie fakturowania papierowego i e-fakturowania czy wprowadzenie kontroli biznesowych oraz wiarygodnej ścieżki audytu. W tym przypadku zmiany nastąpią już 1 stycznia 2013 r. na mocy rozporządzenia ministra finansów.
Ewelina Dumania, menedżer w dziale prawno-podatkowym PwC, zwraca uwagę, że z modyfikacją zasad dotyczących fakturowania wiąże się propozycja zawarta w projekcie ustawy, a dotycząca powstania obowiązku podatkowego.
Zgodnie z obecnymi przepisami obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Po zmianach te dwa zdarzenia – powstanie obowiązku podatkowego i moment wystawienia faktury – zostaną rozdzielone. Obowiązek podatkowy powstanie z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usług, a fakturę trzeba będzie wystawić nie później niż 15. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę. Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu projektu zaznacza, że to uprości dokumentowanie transakcji. Nie będzie bowiem przeszkód, aby podatnik na jednej fakturze uwzględnił wszystkie transakcje z kontrahentem dokonane w ciągu miesiąca kalendarzowego.
Oznacza to, że podatnicy, którzy będą chcieli wydłużyć termin wystawiania faktur lub wystawiać faktury zbiorcze, będą musieli pozmieniać terminy w systemie finansowo-księgowym. Przykładowo w sytuacji gdy towar zostanie wydany 30 października, a faktura będzie wystawiona 2 listopada, podatek trzeba będzie wykazać w deklaracji za październik, a nie jak dziś – za listopad.
Potrzeba więcej funkcji
Ewelina Dumania tłumaczy, że wydłużenie terminu wystawiania faktur to tylko jedna z wielu zmian, które będą wymagać wprowadzenia określonych modyfikacji bądź dodatkowych funkcjonalności w systemach finansowo-księgowych. Systemy powinny uwzględnić możliwość wystawiania faktur przed wykonaniem usługi/dostawy towaru (najwcześniej dokument będzie można wystawić na 30 dni przed tymi czynnościami) oraz faktur uproszczonych (będzie je można wystawić w przypadku transakcji o wartości nieprzekraczającej 450 zł bądź 100 euro).
Projekt ustawy, a także projekt rozporządzenia przewidują też zmianę zakresu danych, które muszą zostać ujęte na fakturze. Jak wyjaśnia ekspertka PwC, ustawodawca rezygnuje m.in. z określenia „Faktura VAT-MP” dla dokumentów wystawianych przez małych podatników i wprowadza obowiązek umieszczania przez nich na fakturze oznaczenia „metoda kasowa”. Na fakturach trzeba też będzie stosować oznaczenia: „samofakturowanie” czy np. „procedura marży dla biur podróży”.
Procedury między kontrahentami
Projekty nowelizacji ustawy i rozporządzenia przewidują też dodatkowe ułatwienia we wdrażaniu elektronicznego fakturowania. Z tym wiążą się jednak nie tylko zmiany w systemach, ale również procedurach stosowanych przez firmy.
Już od 1 stycznia 2013 r. pojawi się możliwość przyjęcia domniemania, że kontrahent wyraził zgodę na otrzymywanie e-faktur. Podatnik nie będzie musiał, tak jak to jest dziś, czekać na odpowiedź kontrahenta, czy ten zgadza się na otrzymywanie e-faktur. Jednak, jak tłumaczy Katarzyna Kaganiec, jednocześnie zostanie wprowadzony czynny sprzeciw. Oznacza to, że podatnik, który nie będzie chciał otrzymywać e-faktur, będzie musiał to zastrzec, czyli zgłosić wystawcy.
Z kolei jak wyjaśnia Ernest Frankowski, wprowadzane do przepisów pojęcia, takie jak kontrole biznesowe i wiarygodna ścieżka audytu, oznaczają konieczność bacznego przyjrzenia się procedurom dotyczącym fakturowania i, być może, zmianę pewnych przyzwyczajeń osób, które biorą w nim udział. Nowelizacja rozporządzeń i ustawy zakłada, że podatnik musi zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści wszystkich faktur (papierowych i elektronicznych). Obecnie wymóg taki dotyczy tylko e-faktur, a jedną z metod zapewnienia autentyczności i integralności jest podpisanie dokumentu e-podpisem z kwalifikowanym certyfikatem. Jak tłumaczy Katarzyna Kaganiec, kontrola biznesowa będzie alternatywną metodą zapewnienia autentyczności e-faktury (a także faktur tradycyjnych). W praktyce chodzi o to, że przedsiębiorca będzie musiał pokazać urzędnikom kontrolującym firmę cały proces związany z wystawieniem faktur. Jak ten proces będzie się odbywał, muszą ustalić kontrahenci. W przypadku kontroli trzeba będzie np. pokazać dokumenty zamówienia, zakupu, dostawy, wykazać, że nastąpiły płatności. Oprogramowanie finansowo-księgowe powinno to uwzględniać. A zatem użytkownik powinien móc np. wygenerować z systemu dokument, który pokaże cały proces związany z danym zamówieniem. Same procedury powinny wynikać z umowy między wystawcą i odbiorcą faktury. W tym zakresie kontrahenci powinni więc zmienić dotychczasowe umowy.
Ważna aktualizacja systemu
Podatnicy używający własnego systemu do faktur będą musieli sami go pozmieniać. Z kolei firmy korzystające z oprogramowania zewnętrznych producentów powinny otrzymać jego aktualizacje.
Łukasz Żur, menedżer w spółce Comarch, przyznaje, że warto już dziś upewnić się, czy firma ma program z wykupioną opcją aktualizacji. Zdaniem Katarzyny Kaganiec użytkownicy systemów informatycznych wspierających sprzedaż, rachunkowość i finanse powinni przede wszystkim sprawdzić, czy wersje systemów, z których korzystają, są aktualne. Dzięki temu po zatwierdzeniu zmian w rozporządzeniach i ustawie, kiedy producenci oprogramowania przygotują poprawki czy upgrade’y, aktualizacja aplikacji będzie prosta i szybka.
Obowiązek podatkowy powstanie z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi