Cyfryzacja rozliczeń podatkowych już przynosi wymierne efekty budżetowe. Jest więc pewne, że będzie postępować, możliwe nawet, że w szybszym tempie niż dotychczas.
Po pierwszych sukcesach związanych z wdrożeniem jednolitego pliku kontrolnego Ministerstwo Finansów podjęło wiele kolejnych inicjatyw, w tym m.in. raportowanie elektroniczne w podatku u źródła, system STIR (do nadzoru nad przelewami bankowymi), splitpayment czy ostatnio interfejs umożliwiający weryfikację rejestracji VAT i rachunków bankowych kontrahentów (biała lista).
Wdrożenie tych rozwiązań często wiąże się dla podatników ze sporymi kosztami dostosowania się do nowych regulacji. Szczególnie dotyczy to dużych podatników, u których niezbędne były modyfikacje w systemach ERP oraz tworzenie własnych narzędzi do raportowania.
Reklama
Na wdrożenie czeka wiele kolejnych, możliwych automatyzacji – od indywidualnych rachunków płatniczych aż po kalkulację zobowiązania podatkowego po stronie urzędów skarbowych (co może umożliwić chmura obliczeniowa resortu finansów – HARF).
Informatyzacja podatków nie musi się jednak wiązać wyłącznie z kosztami. Mądre wykorzystanie nowych rozwiązań może się przełożyć na spore oszczędności, również w niezwiązanych z podatkami obszarach działalności.

Reklama
Warto już teraz się zastanowić, jak wykorzystać informatyczne narzędzia z korzyścią dla przedsiębiorstwa – szczególnie w obszarze zapewnienia bezpieczeństwa podatkowego i operacyjnego oraz ułatwienia analizy danych.

Generowanie dokumentów i zestawień

Zaczynijmy od możliwości najbardziej praktycznych – dane zawarte w plikach JPK oraz na białej liście mogą z powodzeniem zostać wykorzystane do przygotowywania niektórych innych dokumentów w spółce. Ze struktury JPK można wygenerować nie tylko podstawowe dokumenty księgowe, jak zestawienie obrotów i sald czy raport kont przeciwstawnych, lecz także niektóre dokumenty dla GUS (np. F-01) i innych urzędów, jak np. raport sprzedaży według wielkości kontrahentów, raport ruchów magazynowych dla towarów wrażliwych czy częściowo informację IFT-2R (informacja roczna o wysokości przychodu/dochodu uzyskanego przez podatników nierezydentów).
Jeszcze większe możliwości daje wykorzystanie interfejsu API białej listy, zawierającej dane teleadresowe i rejestracyjne. Umożliwia to automatyczne wypełnianie danych o kontrahencie, np. w systemach księgowych i fakturowych, systemach obiegu dokumentów czy rejestrach umów. Przy dużej liczbie kontrahentów oszczędność czasu oraz bezbłędność tego procesu może się przekładać na wymierne korzyści finansowe. Oszczędności te mogą być tym większe, im więcej osób w spółce wypełnia regularnie dokumenty wymagające podania danych kontrahentów (np. umowy lub zlecenia), np. gdy spółka ma rozległą geograficznie sieć sprzedaży B2B.
Ze względu jednak na ograniczenie możliwej liczby sprawdzeń na białej liście (maksymalnie 300 dziennie) w niektórych przypadkach lepszym źródłem danych może być baza GUS, która również oferuje API i zbliżony zakres danych.

Przeciwdziałanie oszustwom

Innym obszarem oszczędności może być wykorzystanie nowych rozwiązań podatkowych do przeciwdziałania wyłudzeniom i oszustwom, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Już proste testy porównujące dane w strukturach JPK mogą pomóc zidentyfikować faktury niemające pokrycia w ruchach magazynowych czy zduplikowane płatności. Bardziej zaawansowane rozwiązania dają decydentom firmy wiarygodne narzędzie do kontroli działalności spółki na bardzo szczegółowym poziomie, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów pozyskania danych z jej systemów.
Wybrane dane dostępne w plikach JPK
Z kolei białą listę warto wykorzystać w procesie weryfikacji kontrahentów. Pozwoli to na błyskawiczne sprawdzenie rejestracji podatkowej, rachunku bankowego kontrahenta i danych adresowych. Wspólne wykorzystanie obu narzędzi pomoże wytypować (np. według wielkości zakupów od kontrahentów krótko istniejących na rynku) podmioty do dodatkowego sprawdzenia.

Dla celów analiz

Należy również zauważyć, że pliki JPK (zarówno comiesięczna struktura VAT, jak i pozostałe struktury przesyłane na żądanie) są bardzo ustrukturyzowanym źródłem danych księgowych, finansowych i operacyjnych o przedsiębiorstwie. Umożliwia to prowadzenie na ich bazie analiz zarówno w obszarze podatkowym (np. porównywanie przyrostu zobowiązania podatkowego VAT rok do roku), operacyjnym (np. spełnienie celów sprzedaży w danym miesiącu), jak i strategicznym (np. analiza geograficzna wielkości sprzedaży).
Nie trzeba podkreślać, jak ważne mogą być tego typu analizy dla efektywnego działania spółki. Przykładowo, mając bieżący dostęp do informacji o aktualnej wielkości zobowiązania podatkowego w VAT w grupie kapitałowej, można znacznie lepiej planować zakupy i przepływy pieniężne (co jest kluczowe w sytuacji, gdy coraz powszechniejszy staje się obowiązkowy system split payment). Oczywiście podobne analizy można wykorzystywać bez użycia plików JPK, o ile jednak narzędzia analityczne są dzisiaj relatywnie tanie i dostępne, o tyle pozyskanie danych z systemów spółki stanowi często istotny koszt. Wykorzystanie więc danych z już istniejących, ustrukturyzowanych źródeł (jak JPK) pozwala ten koszt przynajmniej częściowo ograniczyć. Może to być też pierwszy krok w kierunku pełniejszego wykorzystania danych w przedsiębiorstwie, a w efekcie – zwiększenia efektywności działania.

Przeglądy podatkowe

Wykorzystanie plików JPK umożliwia także znacznie szybsze i pewniejsze wykonanie przeglądów podatkowych, co może się przełożyć na oszczędności. Analiza plików JPK może wskazać nieprawidłowo zaklasyfikowane faktury, nieodliczony podatek lub nadpłaty wynikające z braku potwierdzeń dla faktur korygujących. Łatwość i powtarzalność takich testów przyniesie szczególne korzyści w dużych organizacjach, gdzie kalkulacja podatku jest rozproszona.
Warto też wykorzystać te narzędzia przy badaniu rozliczeń spółek przy połączeniach i przejęciach (due diligence).

Od czego zacząć

Od czego więc zacząć, by móc korzystać ze wszystkich tych możliwości? W pierwszej kolejności należy przyjrzeć się obecnemu wykorzystaniu danych w przedsiębiorstwie i rozważyć, czy są obszary, gdzie koszt pozyskania informacji jest zbyt wysoki lub korzyści mocno ograniczone.
Warto też zapoznać jak najwięcej osób z biznesu oraz służb technicznych z łatwo dostępnymi danymi w plikach JPK oraz interfejsie API (ang. application programming interface) białej listy i GUS (listę wybranych najważniejszych danych prezentujemy w tabelach obok).
Jeżeli spółka prowadzi już jakieś projekty związane z analizą danych, warto spróbować uzupełnić źródła danych o pliki JPK i dane z API. Może to się przełożyć na obniżenie kosztów lub bogatsze wyniki prowadzonych analiz. Jeśli żadne takie projekty nie są prowadzone, można spróbować poczynić pierwsze kroki w tym obszarze – podstawowe narzędzia analityczne są dzisiaj dostępne praktycznie dla każdej wielkości spółki.
Większych nakładów może wymagać integracja systemu księgowego lub transakcyjnego z API białej listy lub GUS. Tak samo – stworzenie systemu pozwalającego na bieżące monitorowanie sytuacji podatkowej spółki lub całej grupy. Doświadczenie uczy jednak, że korzyści z wdrożenia takich rozwiązań mogą istotnie przewyższyć ich koszty.

Jak to zabezpieczyć

Każda praca na danych – zarówno pochodzących z wewnątrz przedsiębiorstwa (np. z plików JPK), jak i na danych zewnętrznych – wymaga zapewnienia ich bezpieczeństwa.
Po pierwsze, należy dobrze przemyśleć zasady dostępu do danych. Przykładowo: w pliku JPK_FA znajdują się dane o cenach jednostkowych towarów przedsiębiorstwa, a w JPK_KR informacja o liście płac. Każda struktura JPK może zawierać też dane osobowe. Udzielenie w sposób nieprzemyślany dostępu do tych danych może mieć daleko idące negatywne konsekwencje.
Po drugie, warto zadbać o zabezpieczenie trwałości zarówno danych źródłowych, jak i wyników prowadzonych analiz (np. przez odpowiednią politykę ich archiwizacji).
Wreszcie, jeżeli chcielibyśmy korzystać z JPK lub API białej listy jako elementów innych procedur (np. oceny kontrahentów), to konieczne jest właściwe przetestowanie integracji z tymi rozwiązaniami. Chodzi o to, by nawet drobne błędy na etapie projektowania usługi nie osiągnęły niepokojących rozmiarów przez wielokrotne powielanie przez dłuższy czas.
DGP