Różnorodność składników wynagrodzeniowych oraz przeróżne zasady ich naliczania i wypłaty powodują, że pracodawcy mogą mieć problem z prawidłowym rozliczaniem PIT i ZUS.
Jeszcze większy problem jest w przypadku świadczeń pozapłacowych. W myśl art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.; dalej ustawa o PIT) przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Uzupełnieniem jest art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Wykładni powyższych przepisów należy dokonywać w oparciu o wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13). Zgodnie z nim za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia:
• które zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• które zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• w przypadku których korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Niestety organy podatkowe i ZUS mogą mieć inny pogląd na zasadność korzystania z ulg i zwolnień. Dlatego też pracodawca powinien umieć przekonać kontrolujących słuszności swojego postępowania.

O co podatnicy pytają na szkoleniach

Czy nocleg zapewniony podczas oddelegowania podlega PIT?

problem Wysyłamy naszych pracowników do pracy za granicę, gdzie zapewniamy im noclegi. Pracownicy przebywają poza granicami Polski od roku do dwóch lat. Czy zapewnione przez nas noclegi podlegają opodatkowaniu u pracowników?
odpowiedź Niestety organy podatkowe, a jeszcze bardziej ZUS, są skłonne uznawać, że wartość noclegów podczas oddelegowania jest przychodem. Jest to jednak stanowisko nieuzasadnione. W przypadku oddelegowania pracownik jest bowiem wysłany przez pracodawcę, a tym samym nie jedzie w pełni dobrowolnie. Trudno jest uznać, że jedzie we własnym interesie, bo przecież wysyła go pracodawca. Pracownik nie uzyskuje także tak naprawdę przysporzenia majątkowego – trudno jest uznać, że jest bogatszy, tylko dlatego, że nocuje na koszt pracodawcy. Nie unika również wydatku, przecież gdyby pracodawca go nie wysłał, pracownik by nie pojechał do danej miejscowości, a tym samym nie miał zamiaru ponieść wydatków noclegowych w tym miejscu. Skoro zaś nie miał zamiaru ich ponieść, to ich nie unika. W efekcie w duchu wyroku TK (sygn. akt K 7/13) nocleg w czasie wyjazdu pracowniczego nie powinien być zaliczany do przychodów. W związku z tym noclegi pracowników oddelegowanych nie powinny być zaliczane do ich przychodów. Mimo to jednak istnieje ryzyko, iż w przypadku nienaliczenia podatku i składek popadniemy w spór z US lub ZUS. Niestety niektóre składy sędziowskie również podzielają ten pogląd – zob. uchwała trzyosobowego składu SN z 10 grudnia 2015 r. (sygn. akt III UZP 14/15).

Jak rozliczać świadczenia wypłacane po śmierci pracownika?

problem Po śmierci pracownika mamy nierozliczone wynagrodzenie. Na jakich zasadach możemy wypłacić je rodzinie i czy musimy pobrać podatek dochodowy?
odpowiedź W myśl art. 631 par. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.; dalej: k.p.) prawa majątkowe ze stosunku pracy po śmierci pracownika przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.
W efekcie w przypadku gdy wypłata jest dokonywana na rzecz małżonka lub dzieci, wynagrodzenie niepodjęte i powiększone o ekwiwalent za urlop stanowi przychód z praw majątkowych w rozumieniu art. 18 ustawy o PIT. Tym samym pracodawca wystawia PIT-11 i pobiera 18 proc. podatku bez kosztów uzyskania. Informację PIT-11 należy wystawić na każdą osobę, na rzecz której dokonuje się wypłaty. Jeżeli zatem pracownik zostawił żonę i dwójkę dzieci, należy wystawić informację zarówno na żonę, jak i na dzieci. Jeżeli jednak dzieci są małe, przyjęło się, że PIT-11 jest wystawiany wyłącznie na małżonka. Dodatkowo trzeba pamiętać o wystawieniu PIT-11 na zmarłego – celem udokumentowania wynagrodzeń podjętych przed śmiercią.
Jeżeli zaś świadczenie otrzymuje osoba nieuprawniona do renty rodzinnej, to mamy do czynienia ze spadkiem. Tym samym wypłata nie jest obciążona PIT, ale pracodawca ma obowiązek zawiadomić urzędy skarbowe spadkobierców (zob. art. 19 ust. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn; t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 644 ze zm.). Uwaga. Od wypłat po śmierci pracownika nie nalicza się zaś składek ZUS.

Czy wartość posiłku zapewnionego podczas delegacji jest przychodem?

problem Podczas delegacji pracodawca pokrył koszty obiadu pracownika w kwocie 64 zł. Czy od wartości obiadu należy odprowadzić PIT?
odpowiedź W myśl par. 7 ust. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167) kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
  • śniadanie – 25 proc. diety;
  • obiad – 50 proc. diety;
  • kolacja – 25 proc. diety.
Pracodawca zapewnił pracownikowi obiad za 64 zł. Powyższy przepis obliguje go do potrącenia diety o wartość obiadu. Ustawodawca jednakże nakazuje dokonać pomniejszenia nie o wartość rzeczywistą, tylko ryczałtową. Uwzględniając dodatkowo, że potrącenie jest formą zapłaty, przychód pracownika wynosi 15 zł (ryczałtowa wartość obiadu) pomniejszone o 15 zł (potrącenie z diety), czyli brak kwoty podlegającej opodatkowaniu – zob. wyrok WSA w Warszawie z 23 stycznia 2015 r. (sygn. akt III SA/Wa 1111/14).

Czy od pakietów medycznych należy odprowadzać PIT i ZUS?

problem Kupujemy pracownikom pakiety medyczne. Jak rozliczać takie świadczenie?
odpowiedź Na wstępie musimy doprecyzować, co wchodzi w skład pakietu medycznego. Medycyna pracy jest świadczeniem bhp, a tym samym korzysta ze zwolnienia od podatku i składek ZUS – zob. art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT oraz par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; dalej: rozporządzenie ZUS).
Jeżeli zatem pakiet obejmowałby wyłącznie świadczenia medycyny pracy, świadczenie byłoby w całości wolne od PIT i ZUS. Jeżeli jednak pakiet obejmuje także świadczenia wykraczające poza medycynę pracy, powstaje konieczność zapłaty PIT. W efekcie należy zadbać, aby w umowie z podmiotem świadczącym usługi medyczne wyraźnie rozdzielić wartość medycyny pracy i pozostałych usług. Wtedy należy opodatkować tylko wartość abonamentu za te dodatkowe usługi.
Łatwo można natomiast uniknąć składek ZUS. W myśl par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ZUS podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. W efekcie wystarczy wprowadzić np. uchwałą zarządu (zarządzeniem prezesa) ryczałtową odpłatność za pakiet medyczny (np. 1 zł), a nie powstanie obowiązek opłacania składek ZUS.

Kiedy choroba jest długotrwała?

problem Chcemy pracownikowi wypłacić zapomogę z tytułu długotrwałej choroby. Ile musi trwać choroba, żeby uznać ją za długotrwałą?
odpowiedź Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT wolne od podatku są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:
  • z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości;
  • z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł.
Aby zatem móc skorzystać ze zwolnienia, zapomoga musi mieć charakter celowy, np. być związana z długotrwałą chorobą. Przepisy nie precyzują jednak tego pojęcia, a tym samym istnieją spory odnośnie do tego, kiedy choroba jest długotrwała. Jedna z koncepcji opiera się na treści art. 229 par. 2 k.p. Stanowi on, że w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą pracownik podlega ponadto kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku. Tym samym na gruncie prawa pracy choroba trwająca dłużej niż 30 dni może być uznana za długotrwałą, a wypłata zapomogi w takim przypadku będzie objęta zwolnieniem podatkowym.

Czy pracodawca powinien przechowywać dokumenty medyczne pracownika związane z wypłatą zapomogi zwolnionej z PIT?

problem Pracownik wystąpił o zapomogę z ZFŚS z uwagi na długotrwałą chorobę. Do wniosku załączył dokumenty medyczne potwierdzające fakt choroby. Czy pracodawca ma prawo przechowywać takie dokumenty, czy powinien zwrócić je pracownikowi?
odpowiedź Mimo wprowadzenia RODO pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty, o których mowa w pytaniu. Przetwarzanie danych osobowych (w szczególności wrażliwych) wymaga spełnienia dodatkowych warunków. Jest ono możliwe za zgodą danej osoby (skoro pracownik sam złożył wniosek, to znaczy, że wyraził zgodę), a co więcej, pracodawca podejmuje czynności przetwarzania wręcz na wniosek pracownika. Dokumenty są także konieczne dla wypełnienia obowiązków administracyjnych ciążących na pracodawcy. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT warunkiem skorzystania ze zwolnienia od PIT jest celowość zapomogi – np. jest ona wypłacana w związku z długotrwałą chorobą. Pracodawca powinien zatem potrafić wykazać fakt takiej choroby, a tym samym przetwarzanie omawianych danych (w tym przechowywanie dokumentów) jest zgodne z RODO (zob. art. 5 i 9 RODO).
O czym warto pamiętać
!W przypadku świadczenia pracowniczego pracodawca powinien ustalić, czy jest ono w ogóle przychodem, oraz stwierdzić, czy można skorzystać z któregoś ze zwolnień PIT lub ZUS.
! To, jakiemu opodatkowaniu będą podlegały należności wypłacone po śmierci pracownika, zależy od tego, czy osoba je pobierająca jest uprawniona do renty rodzinnej.
! Pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty medyczne, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia obowiązków administracyjnych, jakie ciążą na płatniku.
!Nocleg pracownika wysłanego w podróż przez pracodawcę nie powinien być zaliczany do przychodów podatkowych, gdyż nie uzyskuje on żadnego przysporzenia majątkowego.