Y spółka z o.o. (podatnik VAT czynny) działa w branży IT. W celach omówienia warunków współpracy spółka zaprosiła 5 listopada 2018 r. kontrahenta (zainteresowanego nabyciem usług świadczonych przez spółkę) na wspólny obiad (bez alkoholu) w restauracji. W spotkaniu uczestniczyli dyrektor z działów spółki Y (zatrudniony na umowę o pracę) oraz jeden z członków organów zarządczych kontrahenta.
Nabyte usługi gastronomiczne pozostają w ścisłym związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, a ich jedynym (głównym) celem nie była poprawa wizerunku podatnika. Towarzyszyły czynnościom związanym z zawarciem kontraktu, co należy przyjąć jako bezpośrednio związane z przychodami podatnika wynikającymi z realizacji tego kontraktu. Koszty obiadu poniosła Spółka Y., tj. uczestniczący w obiedzie pracownik spółki Y (dyrektor) zapłacił za obiad kartą służbową. Na udokumentowanie posiłku została wystawiona na spółkę Y faktura z tytułu zakupu usług gastronomicznych na kwotę 194,40 zł, w tym VAT: 14,40 zł. 5 listopada 2018 r. fakturę tę odebrał osobiście uczestniczący w obiedzie pracownik spółki Y i tego dnia dostarczył do księgowości spółki Y. Jak spółka powinna rozliczyć zakup przedmiotowych usług gastronomicznych na gruncie CIT, VAT i PIT (obowiązki płatnika)? Firma nie posiada statusu małego podatnika. VAT i zaliczki na PIT rozlicza za okresy miesięczne. Rokiem podatkowym spółki jest rok kalendarzowy.

CIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT).
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać łącznie następujące warunki:
  • musi pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie może się znajdować na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT,
  • powinien być właściwie udokumentowany.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Jednak ustawa o CIT nie definiuje pojęcia reprezentacja. Z tego względu pojawiły się rozbieżności, jak należy interpretować to pojęcie, a w konsekwencji, jakie wydatki nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. W związku z tymi rozbieżnościami minister finansów w interpretacji ogólnej z 27 listopada 2013 r., nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, stwierdził, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów m.in. na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc., które dotyczą zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej. Wymienienie w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków. Dla kwalifikacji danych wydatków jako wydatków na reprezentację nie jest istotne miejsce podawania poczęstunków, świadczenia usług gastronomicznych, tj. nie bierze się pod uwagę tego, czy poczęstunki odbywają się w siedzibie firmy, czy też poza nią. Dla oceny takich wydatków nie są także istotne takie cechy, jak wystawność, wytworność, okazałość poczęstunków. Nie ma bowiem możliwości skonstruowania miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów będą te wydatki na zakup usług gastronomicznych, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań. Ponadto minister finansów podkreślił, iż nie pozostają w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na obiady dla rodziny, fundowane przyjęcia dla znajomych oraz usługi rozrywkowe”.
Jak wskazał NSA w wyroku z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11): „wydatek na zakup nie każdej usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów. (…) Tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. (…)”.
W analizowanej sprawie nabyte usługi gastronomiczne (obiad z kontrahentem w restauracji) pozostają w ścisłym związku z prowadzonymi rozmowami handlowymi, a ich jedynym (głównym) celem nie była poprawa wizerunku podatnika. Towarzyszyły czynnościom związanym z zawarciem kontraktu, co należy przyjąć jako bezpośrednio związane z przychodami podatnika wynikającymi z realizacji tego kontraktu. A zatem wydatki na nabycie przedmiotowe usługi gastronomicznej mogą być uznane przez spółkę za koszt uzyskania przychodów w świetle art. 15 ust. 1 w zw. z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.
Ważne: Ciężar wykazania związku wydatków na nabycie przedmiotowej usługi gastronomicznej spoczywa na podatniku (tj. na spółce Y.). Otrzymana faktura dokumentująca zakup tej usługi powinna zostać opisana, tj. kto, z kim i w jakim celu spożywał wspólnie obiad, aby łatwiej było wykazać związek pomiędzy nabyciem tych usług a prowadzoną przez spółkę Y działalnością gospodarczą. Na potwierdzenie celu spotkania warto tez zachować inne dowody, np. korespondencję mejlową z kontrahentem, z której wynika zaproszenie na spotkanie (obiad) w restauracji) celem omówienia zasad współpracy.
W analizowanej sprawie podczas obiadu nie był jednak serwowany alkohol, co ma istotne znaczenie, gdyż organy podatkowe przyjmują, że wydatki ponoszone przez podatnika na zakup napojów alkoholowych spożywanych podczas spotkań z obecnymi i potencjalnymi kontrahentami są ukierunkowaniem na reprezentowanie firmy i budowanie jej prestiżu (reprezentacja), a tym samym mieszczą się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 29 grudnia 2014 r., nr IPTPB1/415-564/14-2/KO).
Generalnie podatku od towarów i usług nie uważa się za koszt uzyskania przychodów. Z tym że jest takim kosztem podatek naliczony, ale w tej części, w której zgodnie z ustawą o VAT podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy VAT. I jeżeli naliczony VAT nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a tiret drugie ustawy o CIT). W stosunku do nabywanych usług gastronomicznych spółce nie będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku naliczonego (stosownie do art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT). Oznacza to, iż wydatek na nabycie przedmiotowych usług gastronomicznych stanowi dla spółki koszt uzyskania przychodów w kwocie brutto, tj. 194,40 zł. Koszty te stanowią tzw. koszty pośrednie. Koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d zdanie pierwsze ustawy o CIT). Za dzień ich poniesienia uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (zob. art. 15 ust. 4e ustawy o CIT). W analizowane sprawie przedmiotowa usługa gastronomiczna została nabyta i udokumentowana fakturą 5 listopada 2018 r. Spółka powinna zatem potracić ten wydatek jako koszt na dzień 5 listopada 2018 r.
Podsumowując, w listopadzie 2018 r. spółka ma prawo do zaliczenia w koszty podatkowe kwoty 194,40 zł.

VAT Podatek naliczony

Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej strawie podatek naliczony wynika z otrzymanej faktury z tytułu zakupu usługi gastronomicznej na kwotę 14,40 zł.
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 in principio ustawy o VAT). Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik VAT czynny, a towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT (związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni) oraz nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Zatem pomimo pośredniego związku czynnościami opodatkowanymi VAT spółka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabycia przedmiotowej usługi gastronomicznej w kwocie 14,40 zł.

Podatek należny

Stosownie do art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT za odpłatne świadczenie usług uznaje się również nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.
W analizowanej sprawie usługa gastronomiczna została nabyta przez spółkę na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Nie można zatem twierdzić, iż w związku ze spożyciem obiadu przez pracownika spółki (dyrektora) oraz osobę reprezentująca kontrahenta doszło do nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste tych osób. Zatem od tej czynności nie wystąpi podatek należny.

PIT

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Użyty tu zwrot w szczególności oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Do przychodów ze stosunku pracy ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale również wartość otrzymanych świadczeń w naturze, czy nieodpłatnych świadczeń poniesionych na rzecz pracownika.
Ważne: Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).
Nieodpłatnym świadczeniem jest każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków). Z powodu niejednolitości stanowisk sądowych dotyczących kwestii „nieodpłatnego świadczenia” zasadniczego znaczenia nabrał wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. TK definiując pojęcie „innych nieodpłatnych świadczeń” jako przychodu, w rozumieniu art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:
- zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);
- zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;
- stanowią wymierną korzyść przypisaną indywidualnemu pracownikowi (korzyść nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
W analizowanej sprawie można uznać, iż spożyty w czasie spotkania z kontrahentem posiłek stanowi dla pracownika spółki narzędzie służące prawidłowemu wykonaniu przez niego obowiązków służbowych. Brak jest zatem podstaw do twierdzenia, że posiłki finansowane przez spółkę w celu efektywnego przeprowadzenia spotkania stanowią dla pracowników jakiekolwiek przysporzenie. Zatem wartość tych usług nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia.
W sytuacji gdy faktyczne korzyści z oferowanych posiłków odnosi przede wszystkim pracodawca, a nie jego pracownicy, nie można stwierdzić, że po stronie pracowników wystąpi przysporzenie majątkowe stanowiące przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem PIT. Zatem na spółce (pracodawcy) nie będzie ciążył obowiązek płatnika, o którym mowa w art. 31 ustawy o PIT, tj. obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na PIT (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 10 lutego 2014 r., nr IPTPB1/415-710/13-4/MD; interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 września 2012 r., nr ILPB1/415-680/13-2/IM).
Analogiczna sytuacja występuje po stronie kontrahentów biorących udział w spotkaniu. Trudno jest zatem twierdzić , iż po stronie osoby reprezentującej kontrahenta, w związku ze spożyciem zafundowanego obiadu, powstał przychód z tzw. innych źródeł, o który mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o PIT (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 marca 2010 r., nr IPPB1/415-935/09-7/KS). Na spółce nie ciąży zatem obowiązek sporządzenia informacji PIT-8C dla tej osoby.
Podsumowując, na spółce w związku ze spożyciem obiadu przez jej pracownika i osobę reprezentująca kontrahenta nie ciążą żadne obowiązki płatnika podatku PIT.
Schemat rozliczenia listopada spółki Y*
1. Jaki podatek wystąpi:
VAT:
podatek należny: nie wystąpi
podatek naliczony do odliczenia: nie wystąpi (od nabycia usługi gastronomicznej nie odliczamy VAT)
CIT:
Koszty uzyskania przychodów: 194,40 zł
Spółka nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, powinna jednak uwzględnić przedmiotowe koszty uzyskania przychodów w kwocie 194,40 zł przy obliczeniu zaliczki na CIT podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić ją w zeznaniu rocznym CIT-8.
PIT: (obowiązki płatnika) – nie wystąpią
2. Termin złożenia deklaracji:
CIT-8: 1 kwietnia 2019 r. (31 marca 2019 r. to niedziela)
* w schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności
Podstawa prawna:
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).