Świadczenia pozapłacowe to istotny element systemu motywowania pracowników. Niestety trudniejszą stroną zagadnienia jest ich rozliczenie podatkowe. Aby mówić o przychodzie pracownika, należy jasno wykazać, że świadczenie było skierowane indywidualnie do pracownika i spowodowało przysporzenie w jego majątku. Takiego problemu nie ma zasadniczo w przypadku wynikających z umowy wynagrodzeń pieniężnych, czy to zasadniczych, czy to uznaniowych. Są one przychodem pracownika. Problemy podatkowe pojawiają się w przypadku świadczeń nieodpłatnych bądź zwrotu kosztów wydatków, które służą faktycznie działalności pracodawcy.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) podkreślał: Mimo bardzo szerokiego ujęcia przychodów ze stosunku pracy, nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu.

Samochód służbowy, telefon, laptop, dofinansowanie do szkoleń czy wypoczynku, opieka medyczna, imprezy integracyjne, upominki świąteczne. Coraz bardziej rozbudowane systemy benefitów powodują coraz więcej problemów podatkowych: Kiedy powstaje przychód dla otrzymującego? Jak go wyliczyć? Czy świadczenie jest kosztem firmy? Czy odliczyć VAT naliczony przy zakupie? Czy rozliczyć VAT należny przy przekazaniu? Jak udokumentować dane świadczenie?

Na te i wiele innych kluczowych pytań znajdą odpowiedź można znaleźć w publikacji "Świadczenia pracownicze".

Reklama

Jednym z omówionych przykładów jest kwestia okularów dla pracownika.

Okulary dla pracownika

Reklama

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Jeżeli firma kupi okulary dla pracownika na zalecenie lekarza, to uzyskany z tego tytułu przez pracownika przychód będzie zwolniony od podatku. W przypadku gdy zakup okularów korygujących nie wynika z obowiązku bhp, przychód uzyskany przez pracownika będzie opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie to dotyczy zarówno przypadku: gdy pracodawca kupuje pracownikowi okulary i dokumentuje to faktura wystawiona na pracodawcę oraz gdy to pracownik kupuje okulary samodzielnie (paragon lub faktura wystawiona jest na pracownika), a pracodawca zwraca mu poniesiony na ten cel wydatek.

Przychód uzyskany przez pracownika w związku kupnem okularów jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli: badania okulistyczne wskazują konieczność stosowania okularów korygujących przy pracy z komputerem; zakup udokumentowany jest fakturą wystawioną na pracodawcę lub pracownika; pracownicy użytkują monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Aby zwolnienie to miało zastosowanie, zalecenie lekarza musi zostać wydane w wyniku badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Przykładowo otrzymane przez pracownika prywatnie zalecenie używania okularów korygujących nie pozwala na zastosowanie zwolnienia od podatku.

Pracodawca może odliczyć VAT z faktury zakupu okularów korekcyjnych dla pracownika tylko wówczas, gdy staje się właścicielem tych okularów, a pracownik będzie wykorzystywał okulary wyłącznie w pracy. Takie stanowisko zajmują również organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 8 stycznia 2015 r. (nr IPTPP1/443-759/14-4/ŻR): W sytuacji gdy prawo do rozporządzania towarem jak właściciel przysługuje pracownikowi, pracodawca nie ma prawa do odliczenia podatku związanego z nabyciem przez pracowników okularów korekcyjnych, które są wykorzystywane przez tych pracowników również podczas wykonywania obowiązków służbowych.