Jednostki dotychczas prowadzące PKPiR, których wartość przychodów za 2018 r. osiągnie kwotę 8 559 000 zł, będą zobligowane zaprowadzić na 1 stycznia 2019 r. pełną księgowość.
Aby ustalić obowiązek prowadzenia w 2019 r. pełnej księgowości, należy uwzględnić przychody osiągnięte w 2018 r. Ustawa o rachunkowości i ustawa o PIT wskazują, iż równowartość kwoty 2 000 000 euro podlega przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego ten rok. Czyli należy wziąć pod uwagę kurs średni NBP ogłoszony na pierwszy dzień roboczy października 2018 r., tj. 1 października br. Kurs ten wynosił 4,2795 zł/euro (tabela nr 190/A/NBP/2018). Limit przychodów za 2018 r. decydujący o obowiązkowym zaprowadzeniu pełnej księgowości w 2019 r. wynosi zatem 8 559 000 zł (tj. 2 000 000 euro × 4,2795 zł/euro).
Problematyczny katalog
Jednak przepisy wskazują na nieco odmienny katalog przychodów. Ustawa o rachunkowości wskazuje na przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. Ustawa o PIT mówi zaś o przychodach za poprzedni rok podatkowy w rozumieniu art. 14. Tylko pozornie chodzi o te same przychody.
Zakres przychodów w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT jest znacznie szerszy niż przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Do tych zaliczamy zgodnie z art. 14 ustawy o PIT wiele przychodów, które inaczej są traktowane z punktu widzenia przepisów prawa bilansowego. [tabela]
Tabela Porównanie przychodów z ustawy o PIT z przychodami z ustawy o rachunkowości
| Przychód zgodnie z art. 14 ustawy o PIT | Rodzaj przychodu według ustawy o rachunkowości | Czy uwzględniany jest w rachunkowości przy obliczaniu limitu 2 000 000 euro | ||||
| kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont | przychody ze sprzedaży produktów, towarów | tak | ||||
| przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku będących środkami trwałymi i wartościami niematerialnymi i prawnymi | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku będących składnikami majątku, o których mowa w art. 22d ust. 1, z wyłączeniem składników, których wartość początkowa ustalona zgodnie z art. 22g nie przekracza 1500 zł | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków z wyłączeniem dotacji dotyczących środków trwałych | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| zrealizowane różnice kursowe | przychody finansowe | tak, ale przychodami są też tu naliczone, niezrealizowane | ||||
| otrzymane kary umowne | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością | przychody finansowe | tak | ||||
| wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| wartość zwróconych wierzytelności, które zostały, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 20, odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych, jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| równowartość rozwiązanych lub zmniejszonych rezerw, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 22, zaliczonych uprzednio do kosztów uzyskania przychodów | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| kwota podatku od towarów i usług nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zwiększenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| kwota podatku od towarów i usług dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zwiększenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2‒2b | nie są ujmowane w rachunkowości | nie | ||||
| wynagrodzenia płatników np. z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa lub wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą | przychody ze sprzedaży | tak | ||||
| otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą | pozostałe przychody operacyjne | nie | ||||
| środki pieniężne otrzymane przez wspólnika spółki niebędącej osobą prawną z tytułu wystąpienia z takiej spółki | nie są ujmowane w rachunkowości | nie | ||||
| przychody z odpłatnego zbycia składników majątku pozostałych na dzień likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie | nie są ujmowane w rachunkowości | Nie | ||||
| przychody z odpłatnego zbycia składników majątku otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem wspólnika z takiej spółki | nie są ujmowane w rachunkowości | Nie | ||||
W praktyce szybciej przekraczany jest limit przychodów wyznaczany według prawa podatkowego – i to te regulacje w konsekwencji powodują, iż od 1 stycznia należy rozpocząć prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przypomnieć należy, że w przypadku podmiotów wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej należy ten fakt zgłosić poprzez aktualizację CEIDG-1 (wersja 1.8.8) w polu 20 Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej i ewentualnie w polu 21, jeśli korzystać się będzie z usług biura rachunkowego.
Warto się przygotować
Jeśli się spodziewamy, że wartość przychodów spowoduje powstanie od 1 stycznia 2019 r. obowiązku zaprowadzenia ksiąg rachunkowych, należy się do tego przygotować poprzez przygotowanie dokumentacji zasad rachunkowości oraz przeprowadzenie inwentaryzacji i sporządzenie inwentarza na początek 2019 r. Obowiązek posiadania dokumentacji polityki rachunkowości wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dokumentację tę należy opracować jeszcze przed otwarciem ksiąg rachunkowych. Będzie to więc jedna z pierwszych czynności, które jednostka powinna wykonać, zakładając księgi rachunkowe. W ramach zasad (polityki) rachunkowości kierownik jednostki – przedsiębiorca lub wspólnicy spółki muszą określić:
1) rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze – w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych rokiem obrotowym będzie zawsze rok kalendarzowy,
2) metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia prawo wyboru,
3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowy plan kont, który obejmuje wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej,
4) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Kolejnym krokiem jest ustalenie stanu wszystkich aktywów i pasywów za pomocą inwentaryzacji, ich wycena i na tej podstawie otwarcie ksiąg rachunkowych.
Inwentaryzację należy sporządzić według stanu na 31 grudnia 2018 r. zgodnie az zasadami określonymi w art. 26 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem należy zinwentaryzować nie tylko zapasy, tak jak wymagają tego co roku przepisy w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale wszystkie:
1) składniki zapasów, aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i tych środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony) – w drodze spisu z natury; dokonując spisu z natury zapasów, można posłużyć się danymi ze spisu sporządzanego dla celów prowadzenia księgi podatkowej na koniec 2018 r.,
2) środki pieniężne na rachunkach bankowych – drogą otrzymania potwierdzeń stanów od banków,
3) stan należności, w tym udzielonych pożyczek, oraz stan powierzonych kontrahentom własnych składników majątku – drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanów tych należności,
4) pozostałe składniki majątku (aktywów) oraz zobowiązań (pasywów) – drogą weryfikacji realnej wartości składników z odpowiednimi dokumentami.
Składniki aktywów i pasywów wycenia się w inwentarzu według zasad określonych w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości, a nie według rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Poszczególne składniki aktywów i pasywów i ich wartości określa się w inwentarzu. Pozycje inwentarza sporządzonego przez jednostki, które nie prowadziły uprzednio ksiąg rachunkowych, powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Różnicę między wartością wszystkich aktywów i wartością ustalonych zobowiązań (pasywów) wykazuje się w kapitałach. Różnica taka może wystąpić, gdyż w księdze podatkowej nie ewidencjonuje się zmian w kapitale w związku np. z poniesieniem straty (zmniejszenie kapitału) czy pozostawieniem w firmie wypracowanego zysku (zwiększenie kapitału własnego):
- w przypadku przedsiębiorstwa osoby fizycznej prowadzącej działalność na własny rachunek nadwyżkę aktywów nad pasywami wykazuje się w całości jako kapitał właściciela ‒ wielkość tego kapitału nie jest bowiem w takich podmiotach nigdzie uregulowana i może podlegać zmianom;
- w przypadku spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, kapitał podstawowy określa umowa spółki; kapitał podstawowy powinien więc w inwentarzu zostać wykazany w wartości określonej w umowie; sposób rozliczenia tej różnicy powinni więc określić wspólnicy ‒ nadwyżkę na podstawie uchwały wspólników można przeznaczyć na wypłatę wspólnikom lub pozostawić w spółce i przekazać na kapitał zapasowy albo rezerwowy bądź zwiększyć kapitał podstawowy, zmieniając wcześniej umowę spółki.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).
Ustawa z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz.U. poz. 647).
Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.).