Kto powinien podjąć decyzję o odpisaniu należności przedawnionych? Jak ewidencjonować przypis należności z tytułu najmu? Czyją własnością jest odzież ochronna i jak ją zaklasyfikować? - na te pytania znajdziesz odpowiedź w tekście.
W księgach rachunkowych jednostki budżetowej figurują należności, które uległy przedawnieniu. W ocenie jednostki nie powinny one figurować, ani też nie powinny być wykazywane w sprawozdaniach budżetowych czy w sprawozdaniu finansowym. W związku z powyższym na podstawie jakiego dokumentu powinno się dokonać odpisania tych należności? Kto powinien podjąć w tej sprawie decyzję – kierownik jednostki czy główny księgowy?
Stosownie do postanowień art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych odpowiada kierownik jednostki. Kierownik jednostki może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki, co potwierdzają zapisy ust. 2 tego artykułu. Powierzenie tych obowiązków, jak i ich przyjęcie powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.
A zatem w przypadku braku powierzenia określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej innym pracownikom, jedynym uprawnionym do podjęcia decyzji o odpisaniu należności przedawnionych jest właśnie kierownik jednostki.
Należności przedawnione to należności nieściągalne z powodu upływu czasu. W związku z tym nie mogą być przedmiotem dochodzenia ich na drodze prawnej. A skoro tak, to brak jest uzasadnienia traktowania tych należności jako aktywów jednostki. Potwierdza to definicja aktywów zawarta w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, w świetle której aktywa to „kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych”.
W tej sytuacji, biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy prawa, kierownik jednostki jako odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej powinien podjąć decyzję o odpisaniu należności przedawnionych. Natomiast dokumentem stanowiącym podstawę ich odpisania z ksiąg rachunkowych może być np. wniosek pracownika, któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli głównego księgowego jednostki, zaakceptowany przez kierownika jednostki. Stanowi on następnie podstawę do wystawienia przez jednostkę dokumentu księgowo-rozliczeniowego, zwanego dokumentem PK, ujmującym już dokonane zapisy księgowe według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. Dokument ten w świetle postanowień art. 20 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości stanowi dowód księgowy, na podstawie którego dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.).
Jesteśmy samorządową jednostką budżetową. Uzyskujemy dochody z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych, które są ewidencjonowane na koncie 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”. Zgodnie z zawartymi umowami należności z tytułu najmu i dzierżawy są płatne w ratach, na podstawie przekazanych kontrahentom faktur VAT. Jak należy prawidłowo ewidencjonować przypisy z tytułu ww. należności? Czy podstawą dokonania przypisu w księgach rachunkowych jest zawarta z kontrahentem umowa cywilnoprawna opiewająca na całość należności z tytułu dzierżawy, czy może sukcesywnie wystawiane w ciągu roku faktury VAT obejmujące kolejne raty należności?
Stosownie do postanowień art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych każda jednostka budżetowa prowadzi swoje księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych oraz rozporządzeń wydanych na jej podstawie. Chodzi tu zwłaszcza o rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Analizując przepisy ustawy o rachunkowości, należy wskazać, że zgodnie z art. 20 ust. 2 podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zapisy w księgach rachunkowych danej operacji gospodarczej muszą być zgodne z jej treścią ekonomiczną wynikającą z dowodu księgowego.
Przez operację gospodarczą należy rozumieć każde zdarzenie gospodarcze, które ma wpływ na aktywa lub pasywa jednostki, w związku z czym podlega odpowiedniemu zapisowi w jej księgach rachunkowych. Natomiast podpisanie umowy z najemcą/dzierżawcą jest zdarzeniem gospodarczym. Zdarzenie gospodarcze jest pojęciem szerszym niż operacja gospodarcza, przy czym każda operacja gospodarcza jest zdarzeniem gospodarczym, natomiast nie każde zdarzenie gospodarcze jest operacją gospodarczą.
Stąd też zawarta umowa z najemcą/dzierżawcą nie może stanowić podstawy dokonania przypisu należności i przychodu w księgach rachunkowych jednostki. Podstawę taką będzie natomiast stanowiła faktura VAT wystawiona z tytułu najmu/dzierżawy za ustalony w umowie okres rozliczeniowy, odzwierciedlająca rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, a zarazem zawierająca dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości dla dowodu księgowego, tj.:
a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
b) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
c) opis operacji oraz jej wartość,
d) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
e) podpis wystawcy dowodu,
f) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.).
Jesteśmy jednostką budżetową. Chcemy zakupić odzież ochronną dla pracowników z paragrafu 3020. Czy zawsze należy wprowadzić ją na stan w księgach inwentarzowych? Czy zawsze stanowi ona własność pracodawcy, czy też może zostać nieodpłatnie przekazana na własność pracownika bez nanoszenia na stan ksiąg?
Artykuł 2376 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) określa, że pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami. Taki sam obowiązek dotyczy zapewnienia przez pracodawcę pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego (art. 2377 k.p.):
a) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
b) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Rodzaj środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego, ustala pracodawca.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy (art. 2378 k.p.), zaś pracownikowi są przekazywane wyłącznie do używania. Pracownik odpowiada za tę odzież jak za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. W przypadku rozwiązania umowy o pracę, pracownik ma obowiązek rozliczenia się z pobranej odzieży, o ile nie upłynął okres jej używalności.
Pracodawca musi również pamiętać, że stosownie do postanowień par. 8 pkt 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, jest zobowiązany do prowadzenia karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze przeznaczone do użytku dla pracowników, należy traktować jako materiały. O sposobie ich ewidencji decyduje kierownik jednostki w polityce rachunkowości, której opracowanie i aktualizowanie, zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jest jego obowiązkiem.
Co do zasady najczęściej stosowanymi metodami są:
a) ewidencja ilościowo-wartościowa, w której ujmuje się dla każdego składnika odrębnie obroty i stany ilościowe i wartościowe (gospodarka magazynowa),
b) odpisywanie w koszty wartości zakupionych środków ochrony indywidualnej lub odzieży i obuwia roboczego na dzień zakupu, przy czym nie później niż na dzień bilansowy obowiązuje ustalenie ich stanu oraz dokonanie wyceny tego stanu i korekty kosztów w tym zakresie.
Na jednorazowe umarzanie przez spisanie w koszty odzieży pozwalają jednostkom budżetowym również zapisy par. 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Należy przy tym pamiętać, że przepisy par. 6 ust. 3 pkt 3 cytowanego rozporządzenia są przepisami fakultatywnymi, gdyż zawierają w swej treści słowo „mogą”. Oznacza to, że jednostka może je stosować, ale nie musi.
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894).
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 760).
