Co innego w KSeF, co innego na pdf-ie faktury. Ile zapłacić, ile zaksięgować?

Wizualizacja faktury to nic innego jak jej obraz, np. w formacie PDF. Ministerstwo Finansów wyjaśnia w podręczniku KSeF 2.0, że wizualizacja powinna być spójna z plikiem XML w KSeF i nie powinna być z nim sprzeczna. Może co najwyżej zawierać dodatkowe dane, np. logo firmy, kontakt do biura obsługi klienta, które nie mają znaczenia z punktu widzenia systemowego (str. 20 i str. 21) – patrz ramka.

Dwie kwoty. Którą zapłacić?

Tyle teoria. W praktyce odbiorcy takich wizualizacji mocno się zdziwili, gdy zobaczyli, że kwota do zapłaty za kupiony towar lub usługę zdecydowanie różni się od tej na fakturze w KSeF. Klient widzi dwie różne kwoty do zapłaty. Którą z nich ma zapłacić?

Firmy telekomunikacyjne wyjaśniają w oficjalnych komunikatach, że należy regulować kwoty podane na wizualizacji faktury (czyli na PDF-ie), a nie te, które są w KSeF.

Te na PDF-ach są zazwyczaj wyższe. Pojawiły się więc już głosy, że przedsiębiorcy próbują wykorzystać nowe przepisy, by podwyższyć ceny swoich towarów i usług. To jednak nie jest prawdą. Powód różnic jest inny – wystawcy faktur tłumaczą, że nie są w stanie zamieścić w KSeF wszystkich niezbędnych danych, które mogą uwzględnić w wizualizacji.

Ryzyko podwójnej zapłaty

Niektóre firmy wysyłają mailem PDF-a, ale nie piszą, co w zasadzie wysyłają: czy jest to faktura, jej wizualizacja czy polecenie zapłaty? To rodzi niebezpieczeństwo, że zdezorientowany klient zapłaci podwójnie, a księgowy podwójnie zaksięguje tę samą fakturę.

Skąd te różnice?

Aneta Lech, doradca podatkowy w Lexantis, podaje przykład faktur wystawianych przez spółkę Orange. – W KSeF widoczna jest wyłącznie wartość faktury brutto, ale już na wizualizacji i w portalu tej spółki (po zalogowaniu się przez klienta) zobaczymy np. raty (np. za telefon), odsetki, opłaty dodatkowe. Uwzględniona jest też nadpłata za poprzednie okresy rozliczeniowe lub inne rabaty – tłumaczy ekspertka.

To samo – dodaje – dotyczy faktur za usługi celne z firmy kurierskiej DHL, gdzie dokumenty znajdujące się w KSeF nie uwzględniają należności celno-podatkowych nieobjętych VAT. Nabywca widzi je natomiast na otrzymanej wizualizacji.

Jakie skutki?

– Systemy księgowe importują wyłącznie pozycje VAT, pomijając inne elementy należności, a to może oznaczać, iż utrudnione jest automatyczne generowanie płatności, powstaje ryzyko niedopłaty lub błędnego rozliczenia i… księgowi mają dwa razy więcej pracy – wskazuje Aneta Lech.

Problemy – jak dodaje ekspertka – są też z fakturami wystawionymi w KSeF za przejazd PKP Intercity. Brakuje na nich danych podróżnego. Skutek? „Brak możliwości sparowania faktury z biletem (pracownikiem), ryzyko nadużyć lub przeciwnie – nadmierna biurokratyzacja, konieczność ustalania szczegółów niezbędnych do prawidłowych rozliczeń – wylicza Aneta Lech”.

Jest chaos

Przypomnijmy, że największe firmy (w tym telekomunikacyjne, kurierskie) mają obowiązek wystawiać faktury ustrukturyzowane za pomocą KSeF od 1 lutego 2026 r. Co prawda za nieprzestrzeganie tego wymogu nie ma jeszcze sankcji (do końca 2026 r.), ale największe firmy dostosowały się już do nowego obowiązku. Po dwóch tygodniach funkcjonowania obowiązkowego KSeF widać jednak chaos.

Ograniczeniem są limity

Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji wyjaśnia w odpowiedzi na pytanie DGP, że winnym zamieszania jest schema, czyli wzór faktury ustrukturyzowanej. Schema jest ograniczona zarówno w porównaniu do treści faktur, które były wystawiane przed 1 lutego 2026 r., jak i do wizualizacji faktur ustrukturyzowanych.

Drugim powodem jest pojemność faktury przesyłanej do systemu (do 1 MB i do 3 MB, jeśli dołączane są załączniki). Więcej informacji można więc ująć poza KSeF – wynika z przesłanej DGP odpowiedzi. Podobnie wypowiada się Orange Polska (patrz ramka).

To, że jest problem, potwierdza Michał Sosnowski, Business Development Director z Exorigo-Upos. – Większość przedsiębiorców nie musi obawiać się limitu wielkości pliku, jednak firmy z sektora retail, logistyki czy energetyki, wystawiające na jednym dokumencie fakturę za tysiące usług czy produktów, muszą weryfikować, czy nie przekroczą ograniczeń narzuconych przez KSeF – tłumaczy ekspert.

Załączniki też z limitem

Limit zwiększa się do 3 MB, jeśli faktura przesyłana do KSeF zawiera załączniki. Nie są to tradycyjne załączniki w formacie PDF czy JPG. – System przyjmuje wyłącznie ustrukturyzowane dane tekstowe, co oznacza, że specyfikacje, protokoły odbioru czy kosztorysy nie mogą być „przypięte” do e-faktury. Dodatkowe informacje muszą zostać zawarte w przeznaczonych na to polach tekstowych (np. DodatkowyOpis) lub przekazane kontrahentowi odrębnym kanałem – wyjaśnia Michał Sosnowski.

Ustrukturyzowane załączniki można przekazać, po wcześniejszym uzyskaniu zgody fiskusa (w tym celu należy złożyć formularz ZGL_ZAL w e-US). W tym przypadku limit wielkości faktury wzrasta do wspomnianych 3 MB. – Nawet wtedy jednak obowiązuje limit 10 tys. pozycji na jednej fakturze, bo – tyle właśnie wierszy dopuszcza schema FA(3). I to ten limit – jak dodaje Michał Sosnowski – jest przekraczany szybciej niż limit 3 MB.

Pojawiają się głosy, że częściowo winni są sami przedsiębiorcy – że zaczęli przygotowania do KSeF z opóźnieniem, że błędnie go wdrożyli. Firmy i informatycy „odbijają piłeczkę”. Tłumaczą, że Ministerstwo Finansów za późno udostępniło ostateczną (produkcyjną) wersję KSeF, taką, która nie wymaga kolejnych poprawek funkcjonalnych.

– W konsekwencji mamy problemy operacyjne, integracyjne i komunikacyjne, które utrudniają pracę działom księgowym. Istnieje ryzyko podwójnego księgowania, błędnych płatności i zwyczajnego przeciążenia działów księgowych – podsumowuje Aneta Lech.