Fakturę za najem lokalu użytkowego trzeba będzie wystawiać w KSeF

Takie obowiązki mogą dotyczyć w praktyce każdego, kto wynajął lokal firmie (np. zakładowi fryzjerskiemu czy kosmetycznemu). Dotyczy to także wynajmowania na rzecz przedsiębiorcy garażu (odrębnego lokalu użytkowego).

Jeśli ktoś do tej pory dokumentował takie transakcje rachunkami lub notami obciążeniowymi za opłaty eksploatacyjne, to może mieć problem. Transakcji podlegających przepisom o VAT (choćby nawet zwolnionych z tego podatku) nie powinno się bowiem dokumentować innym dokumentem niż faktura.

Pismo MF wzbudziło wątpliwości

Ministerstwo dodało te wyjaśnienia do Podręcznika KSeF po zamieszaniu, jakie wywołało pismo resortu z 26 stycznia 2026 r. będące odpowiedzią na pytanie Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (znak: PT7. 8165.6.2026.46). Mogło ono wskazywać na inną wykładnię przepisów. Resort finansów odnosił się w nim do obowiązków podmiotów zwolnionych z VAT, w tym osób wynajmujących, w kontekście wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF.

Z pisma mogło wynikać, że nawet najem lokalu użytkowego przez wynajmującego korzystającego ze zwolnienia podmiotowego z VAT (osiągającego roczne obroty niższe niż 240 tys. zł brutto) może nie być dokumentowany fakturą (a więc także fakturą w KSeF) ani rachunkiem. Zaktualizowany Podręcznik KSeF 2.0 wprost wyjaśnia, że tak nie jest.

Wynajem to działalność gospodarcza

Wątpliwości w tym zakresie istniały nawet przed uruchomieniem obowiązkowego KSeF. Wielu podatników uważało, że prywatny najem nieruchomości nie ma nic wspólnego z działalnością gospodarczą. Dyrektor KIS od przynajmniej kilku lat twierdzi jednak, że nawet prywatny najem spełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Są to bowiem czynności polegające na wykorzystywaniu towaru (nieruchomości) w sposób ciągły i dla celów zarobkowych. To oznacza, że czynsz najmu należy więc wliczyć do limitu 240 tys. zł, który decyduje o tym, czy właściciel nieruchomości musi się zarejestrować jako czynny podatnik VAT. Nie oznacza to zarazem, że w każdym wypadku trzeba będzie wystawiać fakturę.

Gdy najemca to konsument

W zaktualizowanym Podręczniku KSeF 2.0 resort wyjaśnił, że gdy najemcą jest konsument, czyli osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, to zwolniony od VAT jest:

• najem nieruchomości mieszkalnej na cele mieszkaniowe,
• najem na inne cele (np. lokalu użytkowego), o ile wynajmujący nie przekroczy rocznego limitu sprzedaży 240 tys. zł.

W żadnej z tych sytuacji – jak wyjaśnia MF – wynajmujący nie musi wystawić faktury nawet na żądanie nabywcy. Dlaczego? Odpowiedź jest zawarta w art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT. Przepis ten pozwala odmówić wystawienia faktury na żądanie nabywcy (w terminie trzech miesięcy) z tytułu czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. W przepisie tym z kolei jest mowa m.in. o najmie, dzierżawie i usługach o podobnym charakterze. Do tych właśnie przepisów odnosiło się MF w styczniowym piśmie do SKwP.

„Nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie – w KSeF lub poza KSeF – decyzja należy tu do podatnika (faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale z możliwością dobrowolnego ich wystawienia w systemie)” – dodaje MF w zaktualizowanym Podręczniku KSeF 2.0.

Na rzecz przedsiębiorcy

Co innego, gdy najemcą jest przedsiębiorca. Tu – jak wyjaśniło MF – wynajmujący zwolniony z VAT podmiotowo (ze względu na obroty nieprzekraczające rocznie 240 tys. zł) musi wystawić fakturę, jeżeli zażąda tego nabywca w ciągu trzech miesięcy. Zobowiązuje go do tego art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Resort dodał, że podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży brutto będzie mniejsza lub równa 10 000 zł – to dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Ani rachunki, ani noty obciążeniowe

Taka transakcja – wynajem lokalu na rzecz przedsiębiorcy – nie powinna być dokumentowana rachunkami ani notami obciążeniowymi, co w praktyce nadal ma miejsce. Widać to na przykładzie interpretacji wydanej 4 lutego 2026 r. przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG).

Wystąpił o nią emeryt, który wynajmuje lokal użytkowy na rzecz dwóch przedsiębiorców. Nie prowadzi on działalności gospodarczej, nie posiada NIP i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (w 2025 r. nie przekroczył obowiązującego wtedy rocznego limitu obrotów w wysokości 200 tys. zł, od 2026 r. limit ten wynosi 240 tys. zł). We wniosku o interpretację emeryt poinformował, że wystawia najemcom noty obciążeniowe za opłaty eksploatacyjne i rachunki dokumentujące czynsz najmu. Dodał, że łączna wartość jego miesięcznej sprzedaży brutto przekracza 10 tys. zł.

Sądził, że nawet po wejściu w życie obowiązkowego KSeF nie będzie musiał w ogóle wystawiać faktur ustrukturyzowanych ani występować o nadanie NIP.

Trzeba wystawiać faktury

Nie zgodził się z tym dyrektor KIS. Podkreślił po raz kolejny, że każdy najem (również prywatny) spełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Nie ma w związku z tym znaczenia, czy wynajmujący zarejestrował swoją działalność i czy przedmiot najmu jest jego środkiem trwałym. Działając jako podatnik VAT, wynajmujący ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz innego przedsiębiorcy, który jest najemcą, a więc również gdy wynajmuje nieruchomość użytkową na cele niemieszkalne – wyjaśnił dyrektor KIS.

Od kiedy w KSeF?

To oznacza – jak dodał dyrektor KIS – że emeryt wynajmujący lokal użytkowy przedsiębiorcom będzie musiał, zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Od kiedy?

W tym wypadku emeryt będzie miał ten obowiązek już od 1 kwietnia 2026 r. (a nie dopiero od 1 stycznia 2027 r.), skoro wartość jego miesięcznej sprzedaży brutto przekracza 10 tys. zł. Limit ten oblicza się, sumując wszystkie kwoty brutto z faktur, które podatnik byłby zobowiązany wystawiać w KSeF – przypomniał dyrektor KIS.

Potrzebny NIP

Dyrektor KIS wyjaśnił także, że emeryt będzie musiał złożyć wniosek do urzędu skarbowego o nadanie NIP (na formularzu NIP-7). Wynika to z par. 3 pkt 3 rozporządzenia ministra finansów z 29 października 2021 r. w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. Przepis nakazuje wystawcy faktury ustrukturyzowanej (w KSeF) podawać NIP. Taki obowiązek będzie więc dotyczył także emeryta wynajmującego lokal użytkowy. ©℗

• na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej – zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy – nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi; nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie – w KSeF lub poza KSeF – decyzja należy tu do podatnika (faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale z możliwością dobrowolnego ich wystawienia w systemie),
• na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą – wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy. Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł – to dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Podręcznik KSeF 2.0 porządkuje zasady

Aktualizacja Podręcznika KSeF 2.0. nie zmienia zasad wynikających z ustawy o VAT, a jedynie doprecyzowuje sytuacje praktyczne, w tym: obowiązki wynajmujących (osoby fizyczne) oraz terminy wystawiania faktur przy użyciu KSeF przez podatników zwolnionych z VAT.

W świetle art. 106b ustawy o VAT, w tym jego ust. 1–3, oraz w kontekście aktualizacji Podręcznika należy przyjąć następujące wnioski:

1. Zasada ogólna (art. 106b ust. 1): podatnik ma obowiązek wystawienia faktury przy sprzedaży na rzecz innego podatnika prowadzącego działalność gospodarczą (B2B).

2. Wyłączenie z obowiązku (art. 106b ust. 2): podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego (art. 113) lub przedmiotowego (art. 43) nie ma obowiązku wystawienia faktury z urzędu.

3. Obowiązek wystawienia faktury na żądanie (art. 106b ust. 3): wyłączenie ust. 2 nie jest absolutne, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury, jeśli nabywca zgłosi żądanie w terminie trzech miesięcy.

Wyjątek dla usług najmu (art. 19a ust. 5 pkt 4) – zawarty w art. 106b ust. 3 pkt 1 – dotyczy wyłącznie czynności opodatkowanych VAT w relacji z konsumentem (B2C). To oznacza, że:

– w relacji B2C podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury na żądanie przy najmie opodatkowanym VAT.

– w relacji B2B lub w przypadku usług zwolnionych podmiotowo (art. 113) jest obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2.