Wizualizacja to nic innego jak obraz faktury, np. w formacie PDF. Osoby, które dostały już takie PDF-y, mocno się zdziwiły, gdy zobaczyły, że kwota do zapłaty za kupiony towar lub usługę zdecydowanie różni się od tej na fakturze w KSeF. Klient widzi dwie różne kwoty do zapłaty. Którą z nich ma zapłacić? Którą ma zaksięgować biuro rachunkowe?

Na niektórych fakturach brakuje też informacji, które wcześniej były na fakturze papierowej lub zwykłej, elektronicznej. To problem zwłaszcza dla księgowych, bo nie wiedzą, czy i jak rozliczać u klienta VAT oraz podatek dochodowy.

Dwie kwoty. Którą zapłacić?

Firmy, które wystawiły faktury w KSeF, np. za usługi telekomunikacyjne, wyjaśniają w oficjalnych komunikatach, że klient powinien regulować kwoty podane na wizualizacji, a nie te, które są w KSeF. Te na PDF-ach są zazwyczaj wyższe. Pojawiły się więc już głosy, że przedsiębiorcy próbują wykorzystać nowe przepisy, by podwyższyć ceny swoich towarów i usług. To jednak nie jest prawdą. Powód różnic jest inny – wystawcy faktur tłumaczą, że nie są w stanie zamieścić w KSeF wszystkich niezbędnych danych, które mogą podać na wizualizacji.

Aneta Lech, doradca podatkowy w Lexantis, podaje przykład faktur wystawianych przez spółkę Orange. – W KSeF widoczna jest wyłącznie wartość faktury brutto, ale już na wizualizacji i w portalu tej spółki (po zalogowaniu się przez klienta) zobaczymy m.in. raty (np. za telefon), odsetki, opłaty dodatkowe. Uwzględniona jest też nadpłata za poprzednie okresy rozliczeniowe lub inne rabaty – tłumaczy ekspertka.

To samo – dodaje – dotyczy faktur za usługi celne firmy kurierskiej DHL. W tym przypadku dokumenty znajdujące się w KSeF nie uwzględniają należności celno-podatkowych nieobjętych VAT, nabywca widzi je natomiast na otrzymanej wizualizacji.

Niektóre firmy wysyłają też mailem PDF-a, ale nie piszą, co w zasadzie wysyłają: czy jest to faktura, jej wizualizacja czy polecenie zapłaty? To rodzi niebezpieczeństwo, że zdezorientowany klient zapłaci podwójnie, a księgowy podwójnie zaksięguje tę samą fakturę.

Faktury dłuższe, za to bez szczegółów

Na fakturach wystawianych w KSeF przez spółkę Orlen nie ma z kolei danych, ile paliwa, płynów, usług (np. myjni) przedsiębiorca kupił w miesiącu w odniesieniu do danego pojazdu. To problem dla firm, które korzystają z więcej niż jednego samochodu osobowego. Każdy pojazd może być inny: jeden może być tańszy, drugi droższy, jeden może być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, drugi może być do celów mieszanych, czyli firmowo-prywatnych.

Każdy taki szczegół decyduje o wysokości odliczenia VAT – czy wolno odjąć 50 proc. czy 100 proc.? Ma też znaczenie przy odliczaniu kosztów uzyskania przychodu – w 100 proc., 75 proc. czy może 20 proc.?

Szczegółów brak jednak na fakturach flotowych. Co więc robią księgowi? Szukają danych w inny sposób. Dopytują dostawcę albo – jak radzi Orlen – logują się do portalu i pobierają rozliczenie, które wcześniej, przed 1 lutego br., mieli na jednym dokumencie.

Czytaj więcej w artykułach: Co innego w KSeF, co innego na pdf-ie faktury. Ile zapłacić, ile zaksięgować? i Na fakturze było wszystko. Teraz księgowi mają problem

O KSeF również w Tygodniku Podatki i Księgowość – C1