ikona lupy />
Materiały prasowe

Start Krajowego Systemu e-Faktur co prawda nie odbył się bez kłopotów, ale jak się okazuje, nie były one spowodowane problemami technicznymi po stronie samego systemu administrowanego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zawiodło inne narzędzie rządowe – profil zaufany. Dla tych podatników, którzy uwierzytelniają się do KSeF certyfikatami, tokenami, podpisami kwalifikowanymi czy pieczęciami elektronicznymi, nie było to automatyczną przeszkodą do korzystania z KSeF, jednak inaczej było w przypadku korzystających z ePUAP. Ale to już za nami. Co prawda sytuacja na początku lutego to – formalnie rzecz biorąc – jedynie zapowiedź większego ruchu od początku kwietnia, lecz daje pewne nadzieje na to, iż w tym pierwszym dniu kwietnia obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych przez znacznie większe grono sprzedawców nie okaże się nieśmiesznym żartem primaaprilisowym.

Czego zabrakło w przepisach o KSeF

Przy okazji trudności niebędących awarią KSeF wyszło na jaw, że naprawdę dobrze przygotowane przepisy regulujące zasady postępowania w jej przypadku, jednak nie do końca są kompletne. Co bowiem w sytuacji, gdy nie zadziała inne narzędzie, a w szczególności inny system rządowy? Powiedzmy to jasno: prawodawca nie przewidział żadnych mechanizmów na wypadek takich właśnie awarii, które uniemożliwiają części podatników korzystanie z KSeF. Podkreślmy to wyraźnie: w przepisach wykonawczych, tj. w par. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów i gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. poz. 1815), prawodawca wskazał cztery alternatywne metody uwierzytelniania podmiotów do KSeF i jeden z nich wymaga korzystania z systemu identyfikacji elektronicznej przyłączonego do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej (a co za tym idzie – jego sprawności), czyli za pomocą podpisu zaufanego.

Z perspektywy podatnika, który chce lub musi pilnie wystawić albo odebrać fakturę, albo wysłać wcześniej wygenerowany plik XML z fakturą offline24, żadnym tłumaczeniem nie jest to, że przecież działają inne sposoby uwierzytelniania. Skoro ten wybrany przez niego jest zgodny z przepisami, to podatnik – bez jakiegokolwiek uszczerbku – powinien móc skorzystać z niego albo dysponować rozwiązaniami prawnymi na wypadek braku takiej możliwości, zwłaszcza gdy wina leży po stronie administracji publicznej. Niestety, żadnych szczególnych rozwiązań na taką okoliczność nie ma! Ustawodawca nie przewidział też taryfy ulgowej.

Wobec tego jako pilny należy potraktować postulat de lege ferenda w tym zakresie. Niezwłocznie należy przygotować, uchwalić i wprowadzić w życie przepisy na wypadek awarii innych niż obecnie przewidziane w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811; dalej: ustawa o VAT). Żeby było jasne: uważam, że te przepisy dotyczące awarii czy niedostępności, które obecnie obowiązują, są dobre i praktyczne. Mają jednak jedną wadę – są niekompletne.

Ważna także infrastruktura prywatna

Już wcześniej sygnalizowaliśmy jako podatnicy i doradcy, że prawodawca w żaden sposób nie uwzględnia tego, że awaria może wystąpić nie tylko po stronie administracji skarbowej, lecz generalnie publicznej.

Uwaga! U podatnika mogą również wystąpić problemy techniczne, które nie zawsze mogą zostać usunięte w takim czasie, by nie uchybić terminowi wysyłki faktury offline24 do KSeF.

A przecież takich punktów krytycznych może być więcej. W czasie cichej wojny hybrydowej, która dotyka nasze państwo, nie jest szczególnie niemożliwy i przerysowany scenariusz, w ramach którego np. na skutek jakichś ataków przestają działać albo w istotny sposób tracą przepustowość sieci któregoś z głównych dostawców internetu w kraju, chociażby tylko w istotny sposób spowalniając przepływ informacji.

Uwaga! Fakturowanie ustrukturyzowane to obowiązek wynikający z przepisów prawa, od 2027 r. obwarowany sankcją podatkową, która, nawet jeżeli będzie miarkowana okolicznościami, będzie stanowiła istotne zagrożenie.

Może sytuacja z podpisem zaufanym z pierwszego dnia roboczego pełnego funkcjonowania w aktualnej wersji KSeF przekona prawodawcę do tego, by pochylił się zarówno nad zagadnieniem i problematyką awarii innych systemów administracji publicznej, jak i poważnie potraktował postulaty podatników odnośnie do problemów technicznych po ich stronie. Ponad wszelką wątpliwość należy te zagadnienia uwzględnić w ustawie o VAT.

Kwestia terminów wysyłki faktur do KSeF

To również jest doskonały moment na to, aby albo prawodawca znowelizował art. 106nda ustawy o VAT, albo resort finansów odniósł się do kwestii terminu wysyłki faktury offline24 do KSeF. Zagadnienie to poruszałem już niejednokrotnie na łamach DGP, najszerzej chyba w artykule „Offline24 czy prawie offline24?” (dodatek Biuro Rachunkowe z 6 października 2025 r., DGP nr 193), ale wydaje się ono nadal niewystarczająco wyjaśnione.

Czy istotnie każda faktura offline24 musi być przesłana do KSeF najpóźniej w dniu roboczym po jej wystawieniu, tj. zgodnie z tym, co jest wskazane w art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT, skoro w art. 106nda ust. 16 tej ustawy mowa jest o tym, iż za fakturę offline24 uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, podana przez samego wystawcę na tej fakturze, w jej polu P_1, bez jednoczesnego wskazania na odpowiednie zastosowanie art. 106nda ust. 2 ustawy o VAT odnoszącego się do owego terminu (chociaż odsyła do innych przepisów). Zagadnienie to może się okazać istotne od 2027 r., po tym jak zacznie obowiązywać i być stosowana sankcja podatkowa, a przy założeniu, że prawodawca nie zdąży wprowadzić przepisów poszerzających mechanizmy stosowane w czasie awarii o te wskazane powyżej.

Znaczniki w JPK_VAT

Odniesienie się do przypadków awarii uniemożliwiających korzystanie z KSeF, a także przepisów normujących ich skutki podatkowe, to doskonała okazja, by przypomnieć, że tego rodzaju zdarzenia mogą mieć wpływ na treść ewidencji sporządzanej dla potrzeb podatku od towarów i usług, a co za tym idzie – na JPK_V7.

Chodzi tutaj o znacznik „OFF”, który niekiedy pojawi się w ewidencji sprzedawcy, a także nabywcy świadczenia. Dotyczy on wyłącznie faktur offline awaria, czyli tych, które podatnicy wystawiają w czasie trwania „notyfikowanej” awarii KSeF, tj. tej, o wystąpieniu której oraz o dacie jej zakończenia podatnicy dowiedzą się z informacji zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej ministra finansów, a także z oprogramowania interfejsowego właściwego dla KSeF. Chodzi zatem o awarie, o których mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT, czy raczej faktury offline wystawiane w trybie art. 106nf ustawy o VAT.

Jednak nie każda faktura offline awaria powinna być opatrzona w ewidencji sprzedaży czy zakupu znacznikiem „OFF” – to byłoby zbyt proste. Otóż sprzedawca i nabywca zamieszczą go w ewidencji przy fakturze wyłącznie wtedy, gdy na dzień złożenia ewidencji nie będzie ona miała numeru ją identyfikującego w KSeF. Innymi słowy, jeśli obie strony złożą JPK_V7 w jednym dniu, powinna być zgodność w oznaczaniu.

Ważne: Jeśli nie ma numeru KSeF, to aż do momentu składania JPK_V7 podatnik nie wie, czy znacznik „OFF” powinien być zastosowany.

Czy ewentualne uchybienie w tym zakresie to poważny problem? W gruncie rzeczy nie, ale przecież zdecydowana większość podatników chce prowadzić ewidencję i robi to zgodnie z przepisami, a takie rozwiązania tego nie ułatwiają.

Aby uniknąć uchybień i związanych z tym korekt, w ramach prostych rozwiązań informatycznych stosowanych przy generowaniu JPK_V7 zastosować takie, że jeżeli jest numer KSeF, to znacznik „OFF” nie może mieć zastosowania. Zresztą podobny mechanizm sprawdzi się w odniesieniu do znacznika „BFK”. W drugą stronę też to może zadziałać, ale jedynie jako pytanie-podpowiedź. Przy braku numeru KSeF przypisanego do dokumentu system powinien zadać pytanie, czy wobec tego powinien zastosować do takiej pozycji znacznik, a jeżeli tak, to który – „OFF”, „BFK”, a może „DI”? ©℗