rozwiń ›

To sprawia mnóstwo problemów przy księgowaniu i rozliczaniu podatków. Przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury przy użyciu KSeF, tłumaczą, że musieli je uprościć, bo wymusiła to na nich struktura załączników w KSeF oraz limit 3 MB pojemności załącznika.

Faktura dłuższa, ale bez tego, co niezbędne

Można by nawet uznać ten argument za przekonujący, gdyby nie to, że obecnie faktura wystawiona w KSeF bywa zdecydowanie dłuższa niż ten sam dokument sprzed 1 lutego br. Na przykład ma teraz 5 stron, a wcześniej były 3 strony. A mimo to brakuje na niej kluczowych informacji, niezbędnych dla prawidłowego rozliczenia podatków.

O szczegóły, które wcześniej były na fakturze papierowej lub zwykłej elektronicznej, trzeba teraz dopytywać wystawcę lub pobierać je ze wskazanej przez niego strony internetowej. Księgowy musi się więc najpierw zarejestrować na takiej stronie, zalogować się, by w końcu pobrać dane, które widział na fakturze sprzed 1 lutego 2026 r.

Miało być tak pięknie…

W założeniu miało być tak: dane z KSeF będą migrować do systemu finansowo-księgowego, którego używa przedsiębiorca lub jego biuro rachunkowe. Wszystko będzie się odbywać automatycznie, bo najpierw przedsiębiorca (biuro rachunkowe) zmapuje dane, czyli przypisze te, które będą na fakturze ustrukturyzowanej, do układu danych w swoim systemie księgowym, a następnie będzie je automatycznie pobierać z KSeF. Miał temu sprzyjać jednorodny, ściśle określony wzór faktury ustrukturyzowanej.

… a jest zdecydowanie trudniej

Praktyka pierwszego miesiąca zdecydowanie odbiega od tych założeń. Na fakturach wystawianych w KSeF przez spółkę Orlen nie ma danych o tym, ile paliwa, płynów, usług (np. myjni) przedsiębiorca kupił w miesiącu w odniesieniu do danego pojazdu. To problem dla firm, które używają więcej niż jednego samochodu osobowego. Każdy pojazd może być inny: jeden może być tańszy, drugi droższy, jeden może być wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, drugi może być do celów mieszanych, czyli firmowo-prywatnych.

Każdy taki szczegół decyduje o wysokości odliczenia VAT – czy wolno odjąć 50 proc. czy 100 proc.? Ma też znaczenie przy odliczaniu kosztów uzyskania przychodu – w 100 proc., 75 proc. czy może 20 proc.?

Jak było przed KSeF

Do końca stycznia 2026 r. zakupy na fakturze były przypisane do numeru rejestracyjnego pojazdu i podsumowane w tabeli. Księgowy wiedział, co ma dalej z tym zrobić. Ale od 1 lutego br. tak nie jest. Na fakturze wystawianej przez Orlen w KSeF jest podana tylko łączna kwota zakupów paliwa, płynów i usług samochodowych na firmę (klienta Orlen), bez podziału na poszczególne pojazdy i ilości kupionego na nie paliwa, płynów i usług. Za to z podziałem na rodzaje paliwa, co akurat księgowemu nie jest do niczego potrzebne.

Trzeba pobrać fakturę i rozliczenie

- Na etapie przygotowania do wdrożenia KSeF analizowaliśmy rozwiązanie uwzględniające umieszczanie wszystkich danych, jakie klienci flotowi otrzymywali na fakturze do 31 stycznia 2026 r. – informuje Mateusz Witczyński, rzecznik prasowy Orlen S.A. Niestety – jak mówi – „ze względu na to, że ilość danych przesyłanych części klientów przekraczała dopuszczalną przez KSeF wielkość załącznika (3 MB), rozwiązanie to okazało się niemożliwe do zastosowania.”

Co zatem radzi przedsiębiorcom i księgowym? - Aby zapewnić klientom flotowym informacje w zakresie analogicznym do tego, który obowiązywał do 31 stycznia 2026 r., Orlen S.A. udostępnia swoim klientom na stronie: flota.orlen.pl dodatkowy dokument dla każdej wystawionej faktury o nazwie „Rozliczenie” – wyjaśnia rzecznik.

Zapewnia, że na takim dokumencie, który można pobrać z portalu, są wszystkie informacje, jakie spółka przekazywała klientom przed wejściem w życie KSeF.

Dla księgowych to kłopot

Tyle tylko, że dla księgowych to zdecydowanie utrudnienie. Nie dość, że muszą się zalogować do portalu i pobrać rozliczenie, które wcześniej mieli na jednym dokumencie, to widzą poszczególne zakupy przypisane do numerów rejestracyjnych, bez podsumowania. Muszą więc je ręcznie sumować w odniesieniu do poszczególnych pojazdów. Jeżeli się pomylą i sumowanie nie zgadza się z końcową kwotą na rozliczeniu, muszą liczyć jeszcze raz.