Jakie są najczęstsze problemy z raportowaniem JPK_CIT

Jednym z kluczowych problemów jest łączenie informacji pochodzących z odrębnych systemów księgowych, rejestrów kontrahentów czy modułów finansowo-magazynowych. Wiele firm korzysta z systemów częściowo zintegrowanych lub wprowadzanych etapami, co utrudnia ujednolicenie danych i prowadzi do rozbieżności między rejestrami. Problemy te nasilają się w większych grupach kapitałowych, gdzie sprawozdawczość prowadzona jest w różnych jednostkach, często w odmiennych systemach.

Uwaga! Brak standardów w zakresie wymiany informacji między działami finansowymi, operacyjnymi i IT powoduje, że błędy są wykrywane dopiero na etapie tworzenia pliku ze strukturą JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR.

Analityka kontra syntetyka

W JPK_CIT istotnym wyzwaniem staje się odpowiedni poziom szczegółowości danych. Doświadczenia z JPK_KR pokazują, że konta syntetyczne często obejmują różnorodne zdarzenia, co w CIT prowadzi do trudności w poprawnym przyporządkowaniu informacji do odpowiednich sekcji raportu. Nieprawidłowości wynikają również z braku rozbicia kont zbiorczych lub niejednoznacznych zapisów w księgach, co w efekcie utrudnia weryfikację zgodności danych z deklaracją CIT-8. Przykładem może być brak podziału na konta prezentujące rozrachunki długoterminowe i krótkoterminowe – w takim przypadku te same zapisy mogą być ujmowane w jednym koncie, co utrudnia prawidłową klasyfikację i weryfikację raportu. Zdarza się też, że różne działy firmy stosują odmienne praktyki księgowe, co skutkuje rozbieżnościami w zakresie klasyfikacji kosztów i przychodów – zarówno w ujęciu bilansowym, jak i podatkowym.

Braki w danych

Kolejnym istotnym wyzwaniem jest jakość danych źródłowych. Braki w danych kontrahentów, niekompletne numery NIP czy brak informacji o numerach e-faktur KSeF prowadzą do błędów walidacyjnych pliku JPK_CIT już na etapie przesyłania do systemu Ministerstwa Finansów. Podobne trudności występują w ewidencji środków trwałych i WNiP – brak numerów OT, brak przypisanych stawek amortyzacji, niepełne informacje o dacie wprowadzenia lub wycofania środka z użycia oraz niespójność zapisów z księgami rachunkowymi wymuszają dodatkową weryfikację i korekty w systemach księgowych.

Błędy walidacyjne w strukturze XML można podzielić na kilka grup:

• niezgodności formatów danych – np. dat w formacie innym niż RRRR-MM-DD, nadmiar znaków w polach tekstowych czy brak wymaganych węzłów struktury pliku;
• problemy ze spójnością liczbową – niepoprawne sumy kontrolne, niespójności między saldami i obrotami czy rozbieżności między kwotami w JPK_KR_PD a JPK_ST_KR;

• błędy interpretacyjne – nieprawidłowe przypisanie znaczników podatkowych, brak powiązania kont z odpowiednimi kategoriami kosztów i przychodów lub brak podziału kont zbiorczych na elementy wymagane przez strukturę raportu.

Każde z tych uchybień skutkuje odrzuceniem pliku lub wygenerowaniem komunikatów walidacyjnych, co w praktyce opóźnia proces raportowania, wymusza powtórną analizę danych i zwiększa ryzyko wystąpienia niezgodności z deklaracją CIT-8.

Czego nauczyły nas wcześniejsze struktury

Doświadczenia z JPK_KR pozwalają wskazać powtarzające się obszary ryzyka. Błędy często wynikają z braku spójności danych między działami, niekompletnej ewidencji kontrahentów oraz rozbieżności w zapisach analitycznych i syntetycznych.

Samo dostosowanie systemów ERP nie gwarantuje poprawności raportowania – ważne jest też ustalenie wewnętrznych procedur kontroli danych i monitorowanie jakości informacji w czasie rzeczywistym. Niezwykle cenne są również obserwacje dotyczące sposobu przygotowania danych historycznych – w wielu firmach brak jednolitego standardu księgowania w przeszłości skutkuje powtarzającymi się niezgodnościami przy generowaniu JPK_CIT.

Praktyczne wnioski dotyczące przygotowań do JPK_CIT

W kontekście raportowania JPK_CIT szczególnie ważne staje się ustrukturyzowane przygotowanie danych już na poziomie księgowania. W świetle rozporządzenia MF należy zadbać o:

• identyfikację NIP kontrahenta w każdym zapisie – jeśli został nadany,
• rejestrowanie numerów e-faktur KSeF – również dla faktur sprzedaży środków trwałych,
• przypisywanie znaczników identyfikujących konta zgodnie ze słownikiem MF (w tym kont kosztowych, bilansowych, technicznych itp.),
• uzupełnianie ewidencji środków trwałych o metodę i stawkę amortyzacji, datę przyjęcia, nr dokumentu OT oraz inne wymagane pola.

Ze względu na obowiązek wykazywania różnic między wynikiem rachunkowym a podatkowym warto przygotować analitykę umożliwiającą klasyfikację przychodów i kosztów według kryteriów trwałości i podatkowej kwalifikowalności. W szczególności należy wdrożyć rozwiązania umożliwiające identyfikację:

• przychodów niepodlegających opodatkowaniu,
• przychodów podlegających opodatkowaniu w innym okresie niż księgowy,
• kosztów nieuznawanych za koszty podatkowe,
• kosztów podatkowych nieraportowanych w księgach rachunkowych.

Choć pełne wyeliminowanie problemów jest trudne, wcześniejsze doświadczenia pozwalają na wyciągnięcie wniosków operacyjnych.

Uwaga! Generowanie testowych plików przed oficjalnym raportowaniem umożliwia wykrycie błędów walidacyjnych i niespójności między rejestrami.

Istotne jest również prowadzenie bieżącej analizy spójności danych między deklaracją CIT-8 a plikiem JPK_CIT, aby uniknąć konieczności późniejszych korekt.

Podsumowanie

Doświadczenia z pierwszych okresów stosowania przepisów o JPK_CIT pokazują, że najczęstsze problemy nie wynikają wyłącznie z niedostosowania systemów ERP, lecz z jakości i spójności danych, rozbieżności między rejestrami oraz niejednoznaczności zapisów w księgach. Wnioski płynące z wcześniejszych struktur JPK wskazują, że skuteczne raportowanie wymaga nie tylko wiedzy księgowej, lecz także stałego monitorowania danych oraz bieżącej kontroli ich kompletności i poprawności. Dzięki temu firmy mogą zminimalizować ryzyko błędów, uniknąć konieczności korekt i lepiej przygotować się do audytów oraz kontroli organów podatkowych. Dodatkowo doświadczenia te pokazują, że prowadzenie spójnej dokumentacji, standaryzacja procesów i analiza historycznych zapisów mają kluczowe znaczenie w ograniczaniu ryzyka powtarzających się uchybień. ©℗