Sankcje w KSeF szybciej niżby się spodziewano

Dostosowanie JPK_VAT do KSeF

Projekt ma m.in. dostosować JPK_VAT do obowiązkowego KSeF, czyli zmian wprowadzonych ustawą z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. poz. 1203). Oznacza, że od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/V7K będzie trzeba podawać numery KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych, i to niezależnie od tego, kiedy sam będzie musiał zacząć wystawiać faktury w KSeF.

Najbardziej zaskoczył podatników i księgowych obowiązek podawania w JPK_VAT numerów KSeF faktur zakupowych. Ministerstwo Finansów bowiem informowało i nadal informuje inaczej: „Pomimo wejścia w życie obligatoryjnego KSeF od 1 lutego 2026 r. przewidziano, że w okresie od dnia 1 lutego 2026 r. (tj. od daty odroczenia KSeF na mocy ustawy) do dnia 31 lipca 2026 r. podatnicy w ewidencji sprzedaży nie będą musieli wykazywać numeru KSeF faktury. Obowiązek ten będzie istniał od sierpnia 2026 r.”.

Taką informację nadal można znaleźć na stronie MF, w zakładce Pytania i odpowiedzi – KSeF 1.0 (wersja z 30 września 2025 r.). Pisaliśmy o tym już na łamach DGP (Podręcznik KSeF 2.0. zaskoczył, DGP nr 195/2025).

Faktura bez numeru KSeF

Ale zaskoczeń jest więcej. Z projektu wynika, że jeżeli na moment złożenia ewidencji (części ewidencyjnej JPK_VAT) faktura nie będzie miała numeru KSeF, to trzeba podać oznaczenie:

• OFF – dla faktury wystawionej w trybie awarii KSeF,
• BFK – dla faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej,
• DI – dla dowodu innego niż faktura. „Będą to zatem dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK, a także faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF lub nie zostały przesłane do KSeF” – tłumaczy resort finansów.

I tu następuje kolejne zaskoczenie. Co bowiem, jeśli fakturze wystawionej na podstawie art. 106nda, czyli w trybie offline24, wprowadzonej do JPK_VAT bez numeru KSeF, w końcu ten numer zostanie nadany?

W uzasadnieniu do projektu rozporządzenia ministerstwo odpowiada: „Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK_VAT z deklaracją i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF”. Tak też wynika wprost z projektowanego rozporządzenia. Oczywiście, korekta nie będzie potrzebna, jeśli numer KSeF zostanie nadany fakturze, zanim jeszcze podatnik sporządzi i wyśle JPK_VAT (czyli do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni).

Kara 500 zł za każdy błąd

Co jednak, jeśli mimo takiego obowiązku, podatnik nie skoryguje JPK_VAT? W takiej sytuacji, jak wynika już dziś z art. 109 ust. 3f ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego wezwie go do skorygowania błędów. Jeżeli podatnik nie zrobi tego w ciągu 14 dni, będzie mu grozić kara 500 zł za każdy błąd wskazany w wezwaniu, „uniemożliwiający przeprowadzenie weryfikacji prawidłowości transakcji” – wynika z art. 109 ust. 3h ustawy o VAT.

Sankcje karne

Ale to nie wszystko. Konsekwencją przesłania nierzetelnej ewidencji może być odpowiedzialność na podstawie kodeksu karnego skarbowego. JPK_VAT jest bowiem księgą podatkową, a zgodnie z art. 61a k.k.s.: „Kto wbrew obowiązkowi nie przesyła księgi właściwemu organowi podatkowemu albo przesyła ją nierzetelną, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych”.

W wypadku mniejszej wagi sprawca tego czynu ryzykuje grzywną za wykroczenie skarbowe. Podlega jej także ten, kto księgę przesyła po terminie lub wadliwą. Przy takim zagrożeniu nie pozostaje już nic innego, jak przesłać korektę JPK_VAT i od razu złożyć czynny żal na podstawie art. 16a k.k.s.

Trwają konsultacje

– Moim zdaniem zmiany w zaproponowanym kształcie to nadmierne obciążanie podatników, którzy i tak zmagają się z wdrożeniem KSeF, a otoczenie prawne i techniczne wciąż jest pełne luk. Wersja planowana na lipiec 2024 r. była znacznie rozsądniejsza, dawała czas i elastyczność w raportowaniu numerów KSeF – komentuje Krzysztof Jaros.

Zwraca uwagę na to, że projekt rozporządzenia jest ciągle w konsultacjach. Potrwają one do 28 października 2025 r. – Warto się włączyć i przekazać swoje uwagi, bo to jeden z tych projektów, które naprawdę wpłyną na codzienność działów księgowych – zachęca ekspert. ©℗

Współczuję przedsiębiorcom i księgowym

Współczuję tym, którzy od 1 kwietnia 2026 r. będą wystawiać faktury korygujące jako faktury ustrukturyzowane i ujmować je w ewidencji (części ewidencyjnej pliku JPK_V7M/V7K). Jeżeli podatnik wystawi korektę in minus faktury:

• w styczniu 2026 r. – to trzeba będzie ją ująć w dacie jej wystawienia (o ile w tym terminie podatnik zgromadził dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków korekty);
• ▪ w lutym lub marcu 2026 r. – to trzeba będzie ją ująć w dacie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej;
• ▪ od kwietnia do grudnia 2026 r. – to jej ujęcie w ewidencji będzie zależeć od typu wystawionej faktury, co oznacza, że jeżeli faktura:

– będzie ustrukturyzowana, to trzeba będzie ująć jej korektę w dacie przesłania faktury do KSeF,

– zostanie wystawiona w trybie offline (z udostępnieniem w KSeF), trzeba będzie ją ująć w dacie przesłania faktury do KSeF,

– zostanie wystawiona w trybie offline (z udostępnieniem poza KSeF), trzeba będzie ją ująć w dacie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, ale można też będzie ująć ją w dacie jej przesłania do KSeF,

– zostanie wystawiona w formie papierowej lub w PDF, trzeba będzie ją ująć w dacie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

Czy to nie proste? Szczerze współczuję przedsiębiorcom i księgowym. ©℗