Na łamach DGP pisaliśmy już o skutkach nowego wymogu – posiadania numeru PESEL przez osoby reprezentujące spółkę, które składają sprawozdanie do KRS. Teraz okazuje się, że problem jest też z systemami teleinformatycznymi, za pomocą których takie sprawozdanie ma być przesłane.

Kłopot mają również sami wspólnicy. Nie będą już mogli na jednym zgromadzeniu wybrać nowego zarządu i zatwierdzić sprawozdania finansowego za miniony rok.

Dwa zgromadzenia

W praktyce nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 398) wymusza przeprowadzenie dwóch zgromadzeń.

Dotychczas wspólnicy spotykali się raz w roku, aby zatwierdzić sprawozdanie finansowe i wybrać nowy zarząd. Teraz taka praktyka będzie niemożliwa. Raporty roczne składa bowiem „kierownik jednostki”, czyli np. członek zarządu. Od 15 marca br. musi to być osoba, która jest formalnie wpisana do KRS. Na przesłanie zatwierdzonego sprawozdania do KRS jest tylko 15 dni. Mało prawdopodobne, aby w tym czasie nowo wybrany zarząd został ujawniony w rejestrze.

Składanie sprawozdań do KRS

Składanie sprawozdań do KRS

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

W zasadzie więc po zmianach należałoby najpierw wybrać nowy zarząd i złożyć wniosek o wpis członków zarządu do rejestru, a na kolejnym zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zatwierdzić sprawozdanie.

Dotychczas nie było takiego problemu, bo nowo wybrany zarząd nie musiał być formalnie wpisany do KRS, aby złożyć sprawozdanie.

Konieczny PESEL

Nowelizacja wymusiła składanie sprawozdań do KRS za pomocą systemu teleinformatycznego. Wymaga, aby osoby reprezentujące spółkę miały numer PESEL (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). Problem mogą więc mieć spółki, których zarządy składają się z cudzoziemców.

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Sprawiedliwości wskazało, że jeśli nie można spełnić wymogów z art. 19e ust. 2 ustawy, to należy złożyć wniosek „sprawozdawczy”, który podlega rozpoznaniu na zasadach ogólnych (art. 19e ust. 7). W tym wypadku trzeba skorzystać z systemu teleinformatycznego S24.

Wyjście awaryjne

– Wprawdzie przepisy przewidują ścieżkę awaryjną w przypadku braku numeru PESEL, ale system S24 nie daje aktualnie takiej możliwości – zwraca uwagę Maciej Szewczyk, radca prawny w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy.

Zasadniczo o możliwości złożenia wniosku za pośrednictwem portalu S24 informuje komunikat, który pojawia się przy próbie złożenia sprawozdania finansowego, gdy spółka nie ma reprezentanta z numerem PESEL. Komunikat brzmi wówczas: „System nie znalazł osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotów posiadających nr PESEL. Zgłoszenie nie będzie mogło być podpisane i wysłane. Dokumenty finansowe możesz złożyć do sądu jako załącznik do wniosku o wpis zmian w rejestrze. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24”.

W portalu S24 nie ma obowiązku wypełnienia pola dotyczącego numeru PESEL. Można je pominąć.

– Problem polega na tym, że system ten jest aktualnie przeznaczony tylko dla spółek założonych elektronicznie (tzw. spółek S24) – zauważa Maciej Szewczyk.

Jeżeli więc spółka nie została założona przez internet, a osoba uprawniona do reprezentacji nie ma PESEL, to system nie daje możliwości złożenia sprawozdań finansowych. Nie jest to możliwe ani w jeden, ani w drugi sposób.

Na papierze do 30 września

Problem dotyczy także spółek osobowych, których wspólnikami są osoby prawne (np. spółki z o.o.). O ile jeszcze cudzoziemcy mogą ubiegać się o PESEL, o tyle w przypadku osób prawnych jest to w ogóle niemożliwe (zwracaliśmy na to uwagę w artykule „Będzie problem ze składaniem sprawozdań finansowych”, DGP nr 56/2018).

Maciej Szewczyk wskazuje, że w takiej sytuacji można w zasadzie spróbować złożyć do sądu dokumenty w formie papierowej, dołączając stosowne wyjaśnienie.

Nie będzie to możliwe po 30 września br., gdy zacznie obowiązywać nowelizacja ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 398 ze zm.). Wymusi ona sporządzanie (a nie tylko składanie) sprawozdań wyłącznie elektronicznie.

Konieczne zmiany

Jaki wniosek płynie więc z dotychczasowych doświadczeń? Zdaniem eksperta najlepiej byłoby jak najszybciej znowelizować przepisy, rezygnując z wymogu podawania PESEL, a do tego czasu skorygować nowy system teleinformatyczny.

– Tym bardziej że numeru PESEL nie wymaga kodeks spółek handlowych – podkreśla Maciej Szewczyk. W świetle kodeksu członkiem zarządu może być w zasadzie każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 18 par. 1).

– Artykuł 19e ust. 2 ustawy o KRS, który wymaga posiadania PESEL dla potrzeb zgłaszania dokumentów finansowych, nie może być traktowany jako lex specialis w stosunku do przepisów kodeksu – podkreśla prawnik z kancelarii Wardyński i Wspólnicy.