Spółki, w których żaden z członków zarządu nie ma numeru PESEL, bo wszyscy są cudzoziemcami, nie będą mogły złożyć sprawozdań do KRS. Jeszcze większy problem mogą mieć spółki osobowe.
Nowe przepisy uniemożliwiają bowiem składanie sprawozdań przez osoby, które nie mają PESEL. To skutek obowiązującej od 15 marca br. nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i innych ustaw (Dz.U. z 2018 r. poz. 398).
Tylko z PESEL
Zasadniczo nowelizacja ta uniemożliwiła składanie sprawozdań finansowych do sądowego rejestru w wersji papierowej. Raporty, w tym już te sporządzone za 2017 r., będą musiały być przesłane na pomocą systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości. Pisaliśmy o tym w artykule „Koniec ze sprawozdaniami finansowymi na papierze” (DGP nr 35/2018).
Pojawia się jednak problem. Zgodnie z nowym art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) zgłoszenie musi być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisanej np. jako członek zarządu. Oznacza to, że osoby, które nie mają PESEL, nie będą mogły składać sprawozdań.
Potwierdza to informacja zamieszczona na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości. „Podpisywanie zgłoszenia podpisem kwalifikowanym jest dopuszczalne tylko dla użytkowników posługujących się podpisem kwalifikowanym z identyfikatorem subskrybenta zawierającego dane PESEL” – napisał resort.
Projekt, który trafił do Sejmu, nie zawierał wymogu dotyczącego PESEL. Pojawił się on dopiero na etapie prac w sejmowej podkomisji. Nie jest więc znane uzasadnienie do zmiany, która w praktyce może przysporzyć wiele trudności.
Cudzoziemcy bez numeru
– W Polsce funkcjonuje wiele spółek, których członkowie zarządu nie mają numeru PESEL, bo wszyscy są cudzoziemcami – zwraca uwagę radca prawny Łukasz Drożdżowski.
Dodaje, że dotychczas takie osoby składały oświadczenie o braku numeru PESEL i w zasadzie nie stanowiło to przeszkody w składaniu sprawozdań do KRS.
Teraz osoby te będą musiały wystąpić o PESEL, zarejestrować go w KRS (opłata 350 zł), a potem udać się do konsulatu RP, aby uzyskać ePUAP – podkreśla Łukasz Drożdżowski.
Jego zdaniem to niepotrzebne obowiązki, które utrudnią tylko życie zagranicznym zarządom.
Na dodatek PESEL wydawany jest obcokrajowcom w Warszawie w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście – zwraca uwagę Maciej Wasilewski, associate w Praktyce Prawa Spółek, Fuzji i Przejęć DZP. – A ponieważ obowiązek składania drogą elektroniczną dotyczy sprawozdań już za 2017 r., urząd może zostać zasypany wnioskami. To może wydłużyć czas wydawania numerów PESEL i uniemożliwić złożenie sprawozdań finansowych do sądu w terminie – uważa ekspert.
Jego zdaniem jeszcze większy problem będzie w przypadku spółek osobowych, których jedynym wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji jest spółka zagraniczna. W przypadku takich spółek osoby uprawnione do ich reprezentacji nie są ujawniane w rejestrze przedsiębiorców KRS, co oznacza, że nie wpisuje się także ich numeru PESEL – wyjaśnia Maciej Wasilewski.
Chodzi o weryfikację
W odpowiedzi na pytania DGP Ministerstwo Sprawiedliwości wyjaśniło, jaki był cel wprowadzenia wymogu posiadania numeru PESEL. Chodzi o to, że sprawozdania finansowe są od 15 marca br. zgłaszane poza drogą sądową, czyli bez udziału sądu. Jest to proces w pełni zautomatyzowany. Jest więc konieczne, żeby tożsamość osoby składającej zgłoszenie była weryfikowana automatycznie. System teleinformatyczny musi weryfikować dane z wzorcem. „Jest to obecnie możliwe z wykorzystaniem numeru PESEL ujawnionego w KRS z numerem PESEL zapisanym w certyfikacie podpisu kwalifikowanego” – tłumaczy resort.
Przypomina, że również cudzoziemiec może uzyskać numer PESEL i dzięki temu korzystać z automatycznej weryfikacji tożsamości osoby składającej zgłoszenie. Alternatywą jest profil zaufany ePUAP, który także umożliwia ponadgraniczne załatwianie spraw. Jednym z organów uprawnionych do dokonania potwierdzenia profilu zaufanego na platformie ePUAP jest konsul RP.
Wyjaśnienia ministerstwa nie przekonują jednak Łukasza Drożdżowskiego. – Podpis elektroniczny również pozwala na identyfikację elektroniczną – podkreśla ekspert. Zwraca też uwagę, że przy przesyłaniu sprawozdań przepisy uniemożliwiają obywatelom innego państwa EU posługiwanie się zagranicznymi e-podpisami, które zgodnie z przepisami unijnymi powinny być uznane w Polsce.
– Co więcej, w systemie do składania sprawozdań (S24) można się posłużyć tylko jednym z e-podpisów wydawanych przez 25 dostawców Narodowego Centrum Certyfikacji. Nie można się posłużyć innym podpisem, nawet gdyby certyfikat e-podpisu zawierał numer PESEL.
Dwa sposoby
Resort wskazał, że gdyby nie można było spełnić wymogów zgłoszenia (art. 19 e ust. 2), należy złożyć wniosek „sprawozdawczy”, który podlega rozpoznaniu na zasadach ogólnych (art. 19e ust. 7). Również w tym przypadku trzeba skorzystać z systemu teleinformatycznego.
Łukasz Drożdżowski zwraca uwagę, że również w przypadku wysyłania wniosku na zasadach ogólnych (art. 19e ust. 7 ustawy o KRS) trzeba użyć podpisu elektronicznego wydanego w Polsce. Wyjątkiem jest działanie przez pełnomocnika.
OPINIA
Można przyjąć wykładnię celowościową
Czytając art. 19e ust. 2 ustawy o KRS, referendarz może stwierdzić, że jeśli dany członek zarządu jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego, ale nie ma numeru PESEL, to nie ma legitymacji do podpisania zgłoszenia złożenia dokumentów. Referendarz zatem zwróci wniosek. Mam nadzieję, że orzecznicy KRS będą stosować wykładnię celowościową. Chodzi o to, żeby w sytuacji, gdy numer PESEL nie jest podany tylko dlatego, że członek zarządu go nie ma (bo np. jest cudzoziemcem), wymóg ten mógł pominąć (uznać, że przesłanka nie dotyczy tej osoby).
Za przyjęciem wersji celowościowej przemawia to, że osoba składająca sprawozdanie musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny albo ePUAP. Oba te profile dają pewność co do tożsamości osoby składającej podpis elektroniczny. Gdyby wszyscy orzeczniczy KRS kraju przyjęli praktykę opartą na wykładni literalnej, to konieczna byłaby szybka nowelizacja przepisów. ⒸⓅ