Kontraktu z biegłym rewidentem nie musi podpisywać cały zarząd – uważa Ministerstwo Finansów. Przyznaje jednak, że możliwa jest też inna interpretacja, że parafę muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu.
W odpowiedzi na pytanie DGP resort zastrzegł, że nie jest zwolennikiem tej drugiej wykładni (patrz poniżej). Uważa bowiem, że również w tym wypadku mają zastosowanie ogólne zasady reprezentacji w spółkach. Do ministerialnej interpretacji przychyla się także Polska Izba Biegłych Rewidentów.
Problem powstał niedawno, mimo że przepisy w tym zakresie nie zmieniły się od lat. W tej kwestii bowiem trzeba posiłkować się ustawą o rachunkowości, a nie nową ustawą z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (Dz.U. 2017 poz. 1089).
Podczas obowiązkowych szkoleń dla biegłych rewidentów zaczęły pojawiać się głosy, że umowę z audytorem muszą podpisywać wszyscy członkowie zarządu, a nie tylko ci, którzy są wyznaczeni do reprezentacji spółki. Miałoby to wynikać z ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 ze zm.). Zgodnie z nią, obowiązek podpisu umowy z audytorem ciąży na „kierowniku jednostki” (art. 66 ust. 5). Jest nim członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu (art. 3 ust. 1 pkt 6).
Ministerstwo przyznaje, że tak wynika z literalnego brzmienia ustawy o rachunkowości. Zarazem jednak zwróciło uwagę na to, że definicja kierownika jednostki nie reguluje zasad podpisywania dokumentów ani reprezentacji jednostki na zewnątrz. Dlatego umowa o badanie sprawozdania finansowego powinna być zawierana przez zarząd, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji. Gdyby ustawodawca chciał to inaczej uregulować, to zapisałby to wprost w ustawie – uważa MF.
Jako przykład takiego doprecyzowania MF wskazuje podpisywanie sprawozdania finansowego. Zgodnie art. 52 ust. 2 ustawy, zobowiązana jest do tego „osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu”.
Gdyby – w ślad za tym przepisem – przyjąć, że umowę z audytorem również muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu, to parafowanie jej tylko przez osoby wyznaczone do reprezentacji spółki mogłoby skutkować nieważnością badania sprawozdania.
– Nie ma realnego zagrożenia podważania umów z tego powodu – uważa Artur Sierant, praktyk, który zasiadał w zarządach wielu spółek. Nie wyklucza natomiast, że spółki mogą, ze względu na bezpieczeństwo procesowe, przyjąć jako zasadę podpisywanie kontraktów z audytorami przez wszystkich członków zarządu. – Tak jak czynią to przy podpisywaniu sprawozdania finansowego – mówi ekspert.
Gdyby przyjąć, że umowę z audytorem muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu, to parafowanie jej tylko przez osoby wyznaczone do reprezentacji spółki mogłoby skutkować nieważnością badania sprawozdania
Odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie DGP
Zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy o rachunkowości, wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej, zaś kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Natomiast ust. 5 powołanego artykułu nakłada na kierownika jednostki obowiązek zawarcia z firmą audytorską umowy o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych.
Z kolei art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości zawiera definicje kierownika jednostki, wskazując, że pod pojęciem tym rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
Powołana definicja kierownika jednostki nie reguluje jednak zasad podpisywania dokumentów, ani reprezentacji jednostki na zewnątrz, dlatego też, w ocenie Ministerstwa Finansów można uznać, że umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana przez zarząd zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji. Za interpretacją taką przemawia wykładnia systemowa ustawy, gdyż w innym przypadku, gdy ustawodawca chciał uregulować zasady podpisywania dokumentów, tak jak np. w art. 52 ust. 2 ustawy, przy podpisywaniu sprawozdania finansowego, wskazał wyraźnie osoby zobowiązane do ich podpisania: »osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu«. Przesądził zatem, że w przypadku wieloosobowego zarządu zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego są wszyscy jego członkowie.
A contrario można zatem wywieść, że w przypadku zawarcia umowy o badanie sprawozdania finansowego, gdzie ustawodawca wskazał podmiot zobowiązany do zawarcia umowy, ale nie przesądził kto jest zobowiązany do jej podpisania można uznać, że podpisanie umowy może nastąpić zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami reprezentacji, a zatem nie musi być podpisana przez wszystkich członków organu.
W ocenie Ministerstwa Finansów należy jednak zastrzec, że z uwagi na literalne brzmienie art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy interpretacja gramatyczna, zgodnie z którą w przypadku wieloosobowego organu zarządzającego umowa powinna być zawarta przez wszystkich członków tego organu, jest również dopuszczalna i można znaleźć argumenty na jej poparcie.
Niemniej jednak Ministerstwo Finansów przychyla się raczej do pierwszego z powyższych rozwiązań.