Publikacja prawie 70 pism z opiniami to dopiero pierwszy etap prac. Teraz wybrane organizacje zostaną zaproszone do współpracy z resortem finansów. Powstanie zespół, który przygotuje zestaw procedur, które pozwolą firmie zachować należytą staranność w prowadzonej działalności. Zespół zadecyduje, w jakiej formie zostaną wydane te wytyczne, tj. czy będzie to interpretacja ogólna, objaśnienie podatkowe (tak chce m.in. kancelaria MDDP), zapisy ustawowe, a może jedynie kodeks dobrych praktyk.

Resort skłania się do tego ostatniego rozwiązania, bo jak twierdzi, interpretacje lub objaśnienia mogliby wykorzystywać oszuści (mają one bowiem moc wiążącą). Jeśli więc spełniliby warunki w nich zapisane, zyskiwaliby ochronę przed fiskusem, która by się im nie należała.

Przedstawiciele biznesu w przesłanych uwagach zgadzają się co do tych przesłanek potwierdzających zachowanie należytej staranności, które już dziś funkcjonują w praktyce. Dodatkowo proponują, aby sprawdzano, czy kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, ma wpis w ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym oraz czy ma nadany numer REGON bądź posiada zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach i składkach ZUS. Dobrym narzędziem do uwiarygodnienia kontrahentów mogłaby być także weryfikacja, czy zaproponowana przez nich cena odpowiada realiom rynkowym, a wykonywane przez nich płatności pochodzą z konta firmowego oraz sprawdzanie, czy sama transakcja dotyczy profilu działalności gospodarczej, a także czy przeprowadza je osoba, która ma do tego umocowanie. O należytej staranności miałoby też świadczyć przesyłanie UPO, czyli dowodu przekazania do urzędu skarbowego plików JPK_VAT.

Inne pomysły budzą więcej kontrowersji. Niektóre organizacje branżowe chcą np., aby sprawdzać numery seryjne kupowanych towarów, pozyskiwać kopie deklaracji od kontrahenta, a nawet oświadczenia o tym, że oferowane produkty nie mają związku z działalnością przestępczą. Ten ostatni pomysł zasugerował również wiceminister finansów Paweł Cybulski w odpowiedzi na poselską interpelację nr 14059. Podkreślał jednak, że jest to tylko przykładowa przesłanka należytej staranności. Te jednak, jak podkreślają organizacje branżowe, nie mogą iść za daleko, ponieważ – jak określono w jednej z uwag – „firmy nie powinny wynajmować detektywów”, aby zachować prawo do odliczenia podatku naliczonego. Najczęściej pojawiające się uwagi dotyczą rozbudowy baz informatycznych fiskusa, gdzie przedsiębiorcy mogliby łatwo sprawdzić status oraz podatkową historię swojego partnera, a tym samym byliby pewni, że dochowali wszelkich wymogów, jakie nakłada na nich prawo. ⒸⓅ

Propozycje organizacji biznesowych zgłoszone do MF w zakresie należytej staranności

Dla podatników przeprowadzających transakcje:

krajowe

zagraniczne

Potwierdzenie tego, że kontrahent prowadzi działalność gospodarczą (przed nawiązaniem współpracy)

– weryfikacja, czy kontrahent został wpisany do KRS (uzyskanie aktualnego skróconego wyciągu z KRS / strona www) lub w CEiDG (uzyskanie zaświadczenia z rejestru);

– sprawdzenie nr REGON na stronie www lub uzyskanie kopii zaświadczenia o nadaniu REGON;

– sprawdzenie na Portalu Podatkowym, czy kontrahent ma status podatnik VAT czynny lub uzyskanie kopii potwierdzenia zarejestrowania w urzędzie skarbowym (złożone VAT-R lub potwierdzenie organu);

– weryfikacja (w dostępnych bazach komercyjnych), czy kontrahent nie ma długów;

– pozyskanie potwierdzenia złożenia JPK_VAT (UPO) czy wręcz samych numerów referencyjnych (identyfikatorów dokumentów) JPK_VAT. Dzięki temu można by sprawdzić, czy pliki są faktycznie składane. Nie zawierają one danych wrażliwych kontrahenta, jak deklaracje, a jednocześnie przesyłanie JPK_VAT świadczy o poddawaniu się bieżącemu monitoringowi i kontroli ze strony organów podatkowych;

– zobowiązanie kontrahenta do niezwłocznego przesłania powiadomienia o zmianie statusu podatnika VAT czy też utracie koncesji bądź licencji na wykonywanie działalności;

– weryfikacja kontrahentów, którzy:

a) wcześniej w ogóle nie współpracowali z podatnikiem,

b) istnieją na rynku krócej niż 24 miesiące przed dniem zawarcia umowy oraz,

c) we współpracy z podatnikiem wykazali się nieprzestrzeganiem przepisów ustawy o VAT (np. nie rozliczyli terminowo daniny, a podatnik miał z tego tytułu kontrolę krzyżową);

– w przypadku branż firm obracających towarami wrażliwymi (paliwo, wyroby stalowe, sprzęt IT):

a) sprawdzenie, czy kontrahent skorzystał z możliwości złożenia kaucji gwarancyjnej (podnosi to jego wiarygodność),

b) uzyskanie dokumentu potwierdzającego, że kontrahent posiada tytuł prawny do nieruchomości, w której prowadzi działalność gospodarczą.

– uzyskanie od unijnego nabywcy potwierdzenia, że podmiot ten prowadzi działalność gospodarczą w kraju siedziby w ramach UE (na podstawie dokumentów uwiarygadniających ten fakt);

– pozyskanie kopii decyzji potwierdzającej rejestrację dla celów VAT / kopii zaświadczenia o rejestracji VAT w kraju UE siedziby lub sprawdzenie statusu na Portalu VIES;

– sprawdzenie numeru identyfikacji podatkowej w innych krajach (niż UE) – co pokazuje rozmiar działalności kontrahenta.

– sprawdzenie, czy transakcje zawierają osoby umocowane;

– uzyskanie informacji, czy transakcja dotyczy profilu działalności kontrahenta (np. porównanie z Polską Klasyfikacją Działalności);

– sprawdzenie, czy kapitał zakładowy kontrahenta nie jest zbyt niski;

– weryfikacja adekwatności warunków umowy do praktyk przyjętych w danej branży, np. czy termin płatności odbiega od przyjmowanego w transakcjach tego rodzaju, czy występuje nietypowa forma płatności;

– pozyskanie zaświadczenia z banku o wysokości zgromadzonych środków na wyodrębnionym koncie VAT (w Polsce przepisy dotyczące split paymentu, czyli podzielonej płatności mają wejść w życie 1 kwietnia 2018 r.);

– weryfikacja, czy dana firma nie znajduje się w Bazie Podmiotów Szczególnych lub wprowadzenie innego podobnego narzędzia, np. wzorowanego na czeskim rozwiązaniu dotyczącym nierzetelnych podatników VAT (obecnie w Polsce nie ma takiej możliwości, bo nie istnieją takie bazy);

– weryfikacja, czy kontrahent jest publiczną spółką giełdową (spełnienie tej przesłanki miałoby działać na korzyść podatnika, bo spółki giełdowe podlegają szczególnym regulacjom nadzorczym);

– zawieranie umów w formie pisemnej.

Analiza rzetelności w zakresie rozliczeń podatkowych dostawcy (przed nawiązaniem i w trakcie trwania współpracy)

– uzyskanie aktualnego zaświadczenia z urzędu skarbowego o niezaleganiu w płatności podatków, ZUS;

– uzyskiwanie takiego zaświadczenia przed rozpoczęciem współpracy oraz okresowo (np. raz na rok) w trakcie trwania współpracy.

– wdrożenie procedur ostrożnościowych dotyczących transakcji z kontrahentami w zakresie wymogów formalnych: zbieranie dokumentów potwierdzających wywóz z magazynu towarów, listy przewozowe z pełnymi podpisami i datami (konieczne powinno być też udokumentowanie szkoleń pracowników w zakresie należytej staranności).

Zasady i formy realizowania płatności

– rozliczenia za pośrednictwem rachunku bankowego lub z wykorzystaniem karty płatniczej (bezgotówkowo);

– w przypadku płatności przelewem – dokonywanie płatności wyłącznie na rachunek bankowy należący do dostawcy towarów;

– uzyskanie wyjaśnień w przypadku, kiedy płatność nie jest realizowana na rachunek bankowy dostawcy (np. płatności na rachunek centrum rozliczeniowego, faktora, innego podmiotu itp. – włącznie z uzyskaniem potwierdzenia w formie oświadczenia odpowiedniej instytucji / podmiotu lub kopii zawartej z nim umowy, że jest uprawniony do otrzymywania kwot z tytułu dostaw na rzecz podatnika).

Upoważnienie do działania w imieniu dostawcy

– w przypadku, gdy zawierana jest pisemna umowa handlowa – weryfikacja, czy ze strony dostawcy podpisują ją upoważnione do tego podmioty (np. wymienione w KRS), a jeśli nie – uzyskanie pisemnych pełnomocnictw dla tych osób podpisanych zgodnie z zasadami reprezentacji dostawcy;

– w przypadku, gdy nie jest zawierana pisemna umowa handlowa na dostawy (tj. są one realizowane na podstawie zamówień składanych przez podatnika) – potwierdzenie, że uzgodnienia dotyczące dostaw są realizowane z upoważnionymi pracownikami / przedstawicielami dostawcy (a nie np. przedstawicielami innych podmiotów).

Weryfikacja numeru VAT dostawcy (w trakcie trwania współpracy)

– systematyczna weryfikacja na Portalu Podatkowym MF, czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT – wskazane gromadzenie wydruków potwierdzeń (lub np. raportów zbiorczych z dokonanej weryfikacji przeprowadzonej przy wykorzystaniu zautomatyzowanych rozwiązań).

– systematyczna weryfikacja na Portalu VIES, czy unijny nabywca jest czynnym podatnikiem VAT UE – wskazane gromadzenie wydruków potwierdzeń (lub np. raportów zbiorczych z dokonanej weryfikacji przeprowadzonej przy wykorzystaniu zautomatyzowanych rozwiązań).

Weryfikacja przebiegu dostawy

– weryfikacja zgodności towaru z zamówieniem

– weryfikacja osób odbierających towar od podatnika (tj. czy działają w oparciu o upoważnienie nabywcy unijnego do odbioru towarów / zostali wskazani przez nabywcę unijnego jako osoby uprawnione do odbioru towarów), w szczególności jeśli dostawy realizowane są na bazie EXW/FCA (np. weryfikacja numeru rejestracyjnego pojazdu, dowodu osobistego kierowcy odbierającego towar w imieniu unijnego nabywcy, dokonywanie kopii obu dokumentów).

Źródło: opinie m.in. Polskiej Izby Handlu, Polskiej Organizacji Handlu i Dystrybucji, Izby Gospodarki Elektronicznej, Izby Przemysłowo-Handlowej w Krakowie, Izby Przemysłowo-Handlowej w Rzeszowie, Polskiej Spółki Gazownictwa, Giełdy Papierów Wartościowych, Związku Rzemiosła Polskiego, Tauron Polska Energia, Krajowej Izby Radców Prawnych, Bestmilk Sp. z o.o., Polbisco, MDDP, Kancelarii Ożóg Tomczykowski, firmy Jacek Sypniewski Handel Odzieżą, ZIPSEE Cyfrowa Polska