Przedsiębiorca może zacząć przesyłać elektroniczne dokumenty kontrahentom, jeśli wyrażą oni zgodę na ich otrzymywanie. Wystarczy nawet zgoda domniemana. Niezbędne jest też zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści.
Czy potrzebna jest akceptacja kontrahentów
Pan Krzysztof prowadzi działalność gospodarczą. Dotychczas wystawiał faktury papierowe, ale część kontrahentów chciałaby przejść na fakturowanie elektroniczne. Czy musi uzyskać akceptację od nich, aby przejść na e-faktury?
TAK
Podatnik musi uzyskać akceptację od każdego kontrahenta. Jak wynika z art. 106n ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. W praktyce problemem może być forma akceptacji. Przepisy tego nie określają. Jak wynika jednak z interpretacji indywidualnych, każda forma jest dopuszczalna (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 22 lipca 2014 r., nr IPTPP2/443-335/14-2/AW). Przykładowo, kontrahenci mogą wyrazić zgodę e-mailem, listownie, telefonicznie, a nawet ustnie. Nie musi to być forma papierowa. Najmniej formalną będzie tzw. zgoda domniemana. Chodzi o sytuację, gdy podatnik w żaden sposób – ani na papierze, ani elektronicznie – nie uzyskał zgody kontrahenta na przesyłanie e-faktur, a następnie po prostu wysłał ją do tego kontrahenta. Jeśli kontrahent zapłaci należność wynikającą z przesłanej e-faktury, to należy przyjąć, że wyraził zgodę (domniemanie) na otrzymywanie dokumentów w tej formie. Potwierdzają to dyrektorzy izb skarbowych w interpretacjach indywidualnych.
Podstawa prawna
Art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Czy e-faktura może być przesłana w pliku PDF
Pan Grzegorz prowadzi działalność gospodarczą. Zamierza przejść na e-fakturowanie, ponieważ jest to dla niego wygodniejsza forma niż faktury papierowe. Czy może przesyłać faktury w formie plików PDF lub XML?
TAK
Formę fakturowania może w praktyce wybrać podatnik i jest ona dowolna. Jak wyjaśnił w interpretacji indywidualnej dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (z 4 listopada 2014 r., nr IPPP1/443-959/14-2/MPe), podatnicy mogą wybrać np. faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym). Dopuszczalne są również inne formy, w tym nawet faktury sporządzone w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail. Jak wyjaśnił dyrektor warszawskiej izby, mogą one zostać uznane za faktury elektroniczne, pod warunkiem że wersja papierowa nie została wprowadzona do obiegu.
Nie ma więc przeszkód, aby pan Grzegorz przesyłał faktury w formacie pliku PDF za pomocą poczty elektronicznej. Oczywiście wcześniej kontrahenci muszą zgodzić się na odbiór e-dokumentów. Warto również, aby podatnik uzgodnił z kontrahentami, z jakiego adresu e-mailowego będzie wysyłał e-faktury i na jaki adres.
Podstawa prawna
Art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Czy trzeba zgłosić e-fakturowanie do skarbówki
Pan Józef chciałby przejść na e-faktury, ale nie zna procedur. Czy musi zgłosić wystawianie takich dokumentów naczelnikowi urzędu skarbowego?
NIE
Podatnicy muszą jedynie uzyskać akceptację odbiorców e-faktur. Jeśli oni wyrażą zgodę na otrzymywanie dokumentów drogą elektroniczną, to na tym w zasadzie kończy się procedura. Podatnik musi jeszcze zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Nie ma natomiast obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o rozpoczęciu wystawiania faktur w formie elektronicznej.
Podstawa prawna
Art. 106n ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Czy trzeba spełnić dodatkowe wymogi bezpieczeństwa
Pan Bogusław prowadzi działalność i zamierza przejść na e-faktury. Nie chce jednak kupować e-podpisu z kwalifikowanym certyfikatem. Czy w takiej sytuacji musi spełnić jakieś dodatkowe wymogi?
TAK
Podatnik, który chce przejść na e-faktury, musi zapewnić tym dokumentom autentyczność pochodzenia i integralność treści. Dokumenty muszą być także czytelne. Wymogi te zostały sprecyzowane w art. 106m ustawy o VAT. Przez autentyczność faktury rozumie się pewność co do tego, kto jest dostawcą, usługodawcą albo wystawcą faktury. Integralność z kolei jest zachowana wtedy, gdy w trakcie przesyłania nie zmienią się dane na fakturze.
W art. 106m został określony też przykładowy katalog sposobów zapewnienia autentyczności i integralności. Wystarczy, jeśli podatnik kupi bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Innym sposobem jest elektroniczna wymiana danych (EDI). W Polsce taka wymiana dokumentów (faktur) nie jest jednak zbyt popularna. Jeśli jednak pan Bogusław nie chce kupować e-podpisu, może wybrać inną opcję. Jak wynika z art. 106m ust. 1, to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Z kolei ust. 4 wskazuje, że można je zapewnić „za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”. W praktyce te sformułowania niewiele mówią początkującemu przedsiębiorcy, który chciałby przejść na e-faktury. Co zatem oznacza dowolna kontrola biznesowa? Chodzi o to, aby w razie potrzeby (np. gdy przyjdzie kontrola) podatnik był w stanie pokazać dokumenty, które potwierdzą, kto wystawił fakturę oraz czy dane na niej nie zmieniły się w trakcie dostawy do nabywcy. Przykładowo, kwoty na fakturach powinny zgadzać się z kwotami wynikającymi z umowy z kontrahentem, dokumentami magazynowymi itp. Takie dane podatnik może również gromadzić elektronicznie w systemie finansowo-księgowym.
Podstawa prawna
Art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)
Czy e-faktura daje prawo do odliczenia podatku VAT
Pan Jakub zgodził się na otrzymywanie od jednego z kontrahentów e-faktur. Ma je otrzymywać na pocztę elektroniczną. Czy na podstawie takich dokumentów będzie mógł odliczyć VAT?
TAK
W praktyce nie ma znaczenia, czy odliczamy VAT z faktury, czy e-faktury. Jeśli dokumenty spełniają wszystkie wymogi określone w przepisach ustawy o VAT, a więc zawierają dane określone w art. 106e ustawy o VAT, spełniają wymóg autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, a towary i usługi w nich wykazane podatnik wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych, to przysługuje mu prawo do odliczenia VAT. Wynika to wprost z art. 86 ustawy. Oznacza to, że pan Jakub będzie mógł odliczyć VAT, czyli obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z faktury elektronicznej. Nie ma też przeszkód, aby kontrahenci umówili się, że e-faktury pan Jakub będzie dostawał pocztą elektroniczną.
Podstawa prawna
Art. 86 ust. 1, art. 106e, art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Czy e-podpis jest konieczny do wystawienia faktury
Pani Marta uruchamia działalność gospodarczą. Chce otrzymywać i wysyłać faktury drogą elektroniczną. Czy wysyłając je do nabywców usług, musi stosować e-podpis?
NIE
Przepisy, a konkretnie art. 106m, określają, że podatnik musi zapewnić fakturom autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jednym ze sposobów jest e-podpis z kwalifikowanym certyfikatem, ale dopuszczalne są też inne sposoby. Podatnik, czyli pani Marta, decyduje, które będzie stosował. Dopuszczalne są np. tzw. kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pani Marta musi więc być w stanie udowodnić, że faktura jest związana z daną usługą lub towarem. W praktyce chodzi o procedury i dokumenty, które to potwierdzą. Jeśli jej dokumentacja będzie się zgadzała z danymi na fakturach i oczywiście dokumentuje ona rzeczywiste zdarzenia, to należy uznać, że taki dokument spełnia wymogi ustawy o VAT.
Podstawa prawna
Art. 106m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
Czy e-faktura musi być oznaczona jako oryginał
Pan Mirosław uzyskał akcepty od kontrahentów i będzie im wysyłał e-faktury. Czy musi je oznaczać słowami „oryginał” i „kopia”?
NIE
Przepisy wymagają jedynie, aby faktury wystawiać co najmniej w dwóch egzemplarzach – jeden dla nabywcy, a drugi dla sprzedawcy. Obecnie nie ma wymogu oznaczania ich słowami „oryginał” i „kopia”. Nie miałoby to sensu zwłaszcza w przypadku faktur elektronicznych. Ustawodawca zrównał oba rodzaje faktur – papierowe i elektroniczne, co oznacza, że nie trzeba oznaczać słowami „oryginał” i „kopia” nawet faktur papierowych. Zakres danych na fakturze wyznacza art. 106e ustawy o VAT.
Podstawa prawna
Art. 106e i 106g ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
