rozwiń ›

Już niebawem pierwsi podatnicy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane, czyli przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Można by rzec, że dla nich to już ostatnia prosta na drodze do pełnej implementacji. A w zasadzie to ostatnia chwila, nim zaczną wdrożenie systemu. Termin goni, pracy jeszcze dużo. Jak nad tym wszystkim zapanować? Chociaż żaden przepis na to nie wskazuje, w większości firm jako niemal konieczne działania należy wskazać sporządzenie i wdrożenie procedury dla KSeF. Nie chodzi o zwykłe rozpisanie procesów fakturowania, rozliczania zakupów itp., bo te zapewne w wielu firmach funkcjonują i od lat dobrze się sprawdzają. Należy natomiast zająć się wdrożeniem i stosowaniem w działalności podatnika faktur wystawianych i otrzymywanych przy użyciu KSeF. Chodzi o swoistą specprocedurę, której zadaniem jest w szczególności wskazanie na:

  • metody uwierzytelnienia,
  • kto i w jakim zakresie będzie korzystał z KSeF (siatka uprawnień),
  • metody dostosowania dotychczasowych zasad fakturowania, rozliczania zakupów, archiwizacji dokumentów – tak by były w pełni kompatybilne ze stosowanymi przez podatnika systemami informatycznymi, za pomocą których prowadzona będzie obsługa KSeF.

Uwaga! Nie chodzi o obszerne opracowanie, okraszone przykładami i teoretycznymi propozycjami, bo procedura dla KSeF musi zawierać wskazania dotyczące postępowania w pełni dostosowane do konkretnego podatnika i uwzględniające specyfikę jego samego i branży, w której funkcjonuje.

Podstawowe elementy procedury

Wskażmy zatem pokrótce najważniejsze obszary, jakimi ponad wszelką wątpliwość trzeba się zająć przy tworzeniu i wdrażaniu takiej procedury. Warto rozpocząć od określenia podstaw prawnych działania i celu wprowadzenia takiego dokumentu, a także określenia jego adresatów. Musimy również uwzględnić to, że nie każdy pracownik podatnika żyje na co dzień sprawami KSeF, zatem dobrze byłoby zdefiniować najważniejsze pojęcia, co z kolei ułatwi redakcję części stricte merytorycznej. Ze względu na medialną kakofonię proponuję, by już na początku wyjaśnić również, od kiedy i w jakim zakresie podatnik musi stosować KSeF. Rozprawiwszy się z takimi zagadnieniami podstawowymi, trzeba się zająć:

  • zasadami autoryzacji w systemie,
  • alokacją personalną najszerszych uprawnień (również gdy jednostka posługuje się pieczęcią elektroniczną),
  • modelem budowanej siatki kompetencyjnej adekwatnej do reguł autoryzacyjnych.

Jest to niezwykle istotny etap, bo błąd tutaj popełniony nie tylko może obniżać efektywność stosowania KSeF, lecz także utrudnić fakturowanie sprzedaży i obsługę zakupów, jak również doprowadzić do znacznego zwiększenia niebezpieczeństwa wycieku danych, a nawet niekontrolowanego wygenerowania pustych faktur.

Ważne: Rekomenduję maksymalne ograniczenie dystrybucji uprawnień bezpośrednio w KSeF na rzecz uwierzytelnienia centralnego (na poziomie samego podatnika) z lokalnym przypisaniem kompetencji do wystawiania i obsługi faktur ustrukturyzowanych.

Dokumentowanie sprzedaży

W kolejnym kroku warto wskazać zasady identyfikacji kontrahentów z uwzględnieniem samoidentyfikacji nabywców, tak by następnie już zająć się regułami fakturowania ustrukturyzowanego. Nie chodzi przy tym o rozpisywanie ogólnych zasad fakturowania czy wystawiania faktur korygujących, czyli powielanie tego, czemu poświęcona jest odrębna procedura fakturowania, lecz o wskazanie szczególnych rozwiązań właściwych dla stosowania KSeF, jakie trzeba uwzględnić przy dokumentowaniu sprzedaży.

W szczególności konieczne jest jednoznaczne określenie metody fakturowania ustrukturyzowanego w kontekście sposobu wysyłki, czyli online (sesje interaktywne) kontra fakturowanie pasywne (offline) z wysyłką wsadową.

Ze względu na to, że w większości przypadków podatnicy zapewne zdecydują się na formatowanie paczek przesyłanych do systemu administrowanego przez Krajową Administrację Skarbową metodą wsadową, należy określić częstotliwość wysyłki i zasady jej inicjowania (z ewentualnym uwzględnieniem etapu kontroli, gdyby jednostka na taki się zdecydowała). To w tej części procedury konieczne jest wskazanie na właściwych działań w przypadku negatywnej walidacji poszczególnych plików xml, czyli wewnętrznego procesu reklamacyjnego, właściwego dla fakturowania ustrukturyzowanego.

W przypadku przedsiębiorców prowadzących sprzedaż detaliczną, mających do czynienia z klientami, którzy dokonując zakupu, ad hoc regulują cenę nabytych świadczeń, niezbędne jest określenie sposobu potwierdzania dokonania transakcji, opracowanie stosowanego dokumentu niepodatkowego. Z kolei przy sprzedaży realizowanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, podmiotów zagranicznych, przy wykonywaniu czynności niepodlegających polskiemu VAT, ale dokumentowanych krajową fakturą, konieczne jest ustalenie metody dystrybucji wizualizacji faktur ustrukturyzowanych poza KSeF. Jeżeli podatnik decyduje się na stałe lub przejściowe przekazywanie wizualizacji faktur ustrukturyzowanych również innym kontrahentom, niezbędne jest zakreślenie odpowiednich reguł, formy i sposobu dostarczania z uwzględnieniem stosowania kodów QR wraz z adnotacjami, względnie linków dostępowych zgodnie z wymogami prawa.

Innymi słowy, etap fakturowania w procesie ustrukturyzowanym wymusza na podatnikach określenie reguł synchronizacyjnych, dzięki którym nie trzeba gruntownie przebudowywać uprzednio stosowanych procedur z jednoczesnym osiągnięciem celu, jakim jest prawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Faktury zakupowe

Podobnie jest, jeżeli chodzi o zakupy i wystawiane przez kontrahentów podatnika potwierdzające je faktury. Tworząc procedurę dla KSeF, należy zdefiniować kto, w jaki sposób i jak często będzie odbierał faktury z KSeF, odwołując się do dotychczas stosowanych (ewentualnie przygotowanych przy okazji KSeF) procesów obiegu dokumentów wewnątrz firmy, weryfikacji i akceptacji merytorycznej, realizacji procesów reklamacyjnych itd. Przy czym zasady obiegu dokumentów, ich weryfikacji, akceptacji czy reklamacji, to jednak nie jest materia, którą należy normować w procedurze KSeF, lecz w odpowiedniej instrukcji uwzględniającej strukturę organizacyjną, obszary odpowiedzialności merytorycznej, dostępność narzędzi informatycznych, za pomocą których faktury zakupowe i dokumenty towarzyszące dystrybuowane są wewnątrz jednostki z ewentualnym dodatkowym wskazaniem na konieczność odróżnienia wizualizacji faktury ustrukturyzowanej od dokumentu w innej postaci, również w kontekście ich otrzymania.

Awaria lub niedostępność KSeF

Po opisaniu reguł włączenia do procedury dla KSeF zwykłych procesów sprzedażowych (fakturowanie) i zakupowych (weryfikacja merytoryczna) należy zająć się procedurami szczególnymi, czyli fakturowaniem w okresie awarii czy niedostępności systemu, a także odbieraniem faktur wystawianych w takich okresach przez kontrahentów podatnika.

Nawet jeżeli wszyscy liczymy na to, że takich przypadków będzie niewiele, to bez wątpienia trzeba potraktować te zagadnienia bardzo poważnie, zresztą w ślad za ustawodawcą, który bardzo rzetelnie uregulował zasady postępowania na wypadek awarii czy niedostępności. Należy uwzględnić m.in. szczególne reguły dotyczące dostarczania faktur do KSeF, ograniczenia w zakresie korygowania, nie zapominając przy tym o dopuszczalności zastosowania rozwiązania pozanormatywnego w postaci korekty technicznej, jak również bardzo specyficzną metodę identyfikacji momentu otrzymania faktury offline awaria wystawionej przez kontrahenta.

Inne ważne zapisy

Chociaż jeden paragraf procedury warto również poświęcić możliwości wykorzystania – nawet jeżeli miałoby to być dopiero melodią przyszłości – fakultatywnego elementu Podmiot3 (na ten temat więcej w „KSEF: dane o podmiotach trzecich są fakultatywne. Ale jest jeden haczyk” – dodatek Podatki i Księgowość z 15 września 2025 r., DGP nr 178, oraz „Wypełniony Podmiot3 w KSeF może być pomocny w rozliczeniach” – dodatek Podatki i Księgowość z 15 grudnia 2025 r., DGP nr 242).

Uwaga! W procedurze dla KSeF jako narzędziu wdrożenia fakturowania ustrukturyzowanego trzeba wskazać na konieczność weryfikacji umów z ewentualnym ich dostosowaniem do fakturowania ustrukturyzowanego (chociażby w zakresie doręczania faktur), a także odnieść się do procesu kontroli prawidłowości zastosowanych rozwiązań i kompletności implementacji narzędzi informatycznych.

Czym byłaby procedura wewnętrzna bez określenia osób odpowiedzialnych za jej wdrożenie, a także za kontrolę jej stosowania – ale to już zapisy standardowe dla wewnętrznych instrukcji każdego podatnika (a przynajmniej takie powinny być).

Konieczna indywidualizacja

Opisana powyżej konstrukcja procedury dla KSeF stanowi przykładowe rozwiązanie, które pozwoli na skuteczne rozpoczęcie stosowania faktur ustrukturyzowanych w procesach dokumentowania zarówno sprzedaży, jak i zakupów podatnika. Należy podkreślić, że w każdym przypadku niezbędna jest indywidualizacja wdrożenia KSeF w danej jednostce, przy czym nawet dysponując pewnym wzorcem, szablonem, warto skorzystać z fachowego wsparcia doradcy podatkowego, który nie tylko pomoże w implementacji, lecz także sprawdzi poprawność ogólnopodatkową działania i może być niezwykle pomocny przy weryfikacji poprawności oraz kompletności narzędzi informatycznych dostarczonych przez dostawców oprogramowania (nawet jeżeli jest to oprogramowanie uznanego dostawcy). ©℗