Nowe znaczniki w JPK_VAT bez okresu przejściowego

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nieprzypadkowo zbiegło się w czasie z modyfikacją zasad prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług. Nie chodzi tutaj co prawda o jakieś rewolucyjne zmiany, jednak są one na tyle istotne, że podatnicy nie mogą ich zignorować

Poza systemem
Kłopotliwy numer KSeF
Obowiązki także u nabywcy

Materiały prasowe

Należy przygotować się na to, że już w JPK_V7 składanym za luty 2026 r. podatnicy będą musieli oznaczać w nowy sposób liczne pozycje w takim pliku. Dla wielu osób dużym zaskoczeniem może być w szczególności to, że te nowe obowiązki dotyczące oznaczania transakcji i zakupów występują już teraz, a nie np. od kwietnia. Niewątpliwie taka reakcja wynika z tego, że powinności w tym zakresie – tj. posługiwanie się nowymi znacznikami czy zamieszczanie numeru KSeF – są w bezpośredni sposób powiązane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur. Na nic jednak tłumaczenie, że przecież:

podatnik jeszcze nie musi fakturować w modelu ustrukturyzowanym,
nie ma sankcji za uchybienia w stosowaniu KSeF,
nawet przedstawiciele resortu finansów w mniej lub bardziej bezpośredni sposób zdradzają, że 2026 r. to de facto swoisty okres próbny dla modelu ustrukturyzowanego w fakturowaniu.

Poza systemem

Właśnie ze względu na to, że większość podatników nie będzie jeszcze wystawiać faktur przy użyciu KSeF w lutym i marcu, a wielu z nich nie czuje się w obowiązku stosowania takiego sposobu fakturowania nawet od kwietnia (a dokładniej: choć go mają, to nieszczególnie się nim przejmują), jednolite pliki kontrolne tworzone dla podatku od towarów i usług przekazywane administracji skarbowej trzeba uzupełnić w szczególności o jeden ze znaczników. Chodzi o oznaczenie „BFK”.

Jeżeli chodzi o takie oznaczenie, przepisy rozporządzenia ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 245) zdają się jednoznaczne. Zarówno bowiem po stronie sprzedaży, jak i zakupu mają w ten sposób być oznaczane faktury elektroniczne oraz faktury w postaci papierowej. Jednak już lektura załącznika do rozporządzenia zawierającego „Objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy” prowokuje do zastanowienia, jak tak naprawdę należy stosować znacznik „BFK” – zwłaszcza w odniesieniu do znacznika „DI”. Jeszcze większe wątpliwości pojawią się po zapoznaniu się z broszurą informacyjną dotyczącą struktury JPK_VAT z deklaracją dla JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3).

Ważne: Przepisy rozporządzenia stanowią wprost, że jeżeli wystawimy albo otrzymamy fakturę inną niż ustrukturyzowana – a dokładniej fakturę elektroniczną lub w formie papierowej – trzeba oznaczyć ją w ewidencji VAT jako „BFK”.

Niby oczywista sprawa, ale już tutaj można się zastanowić, jak ten znacznik stosować wobec faktur z kas rejestrujących czy paragonofaktur – czyli paragonów będących fakturami uproszczonymi, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811; dalej: ustawa o VAT).

► Czy są to faktury papierowe, względnie elektroniczne, dla których minister przewidział znacznik „BFK”?

Moim zdaniem tak, ale czy na pewno zgodzą się z tym przedstawiciele administracji skarbowej?

Uwaga! W broszurze w przypadku znacznika „BFK” po stronie sprzedawcy wyjaśnienie jest następujące: „Oznaczenie dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, które zostały wystawione poza KSeF, np. faktura na rzecz konsumenta lub faktury wystawione przed obowiązkiem fakturowania za pośrednictwem KSeF”.

Biorąc pod uwagę, że chodzi o przykładowe wskazanie („np.”), zakładam, iż autor broszury nie kwestionuje zasadności zastosowania takiego oznaczenia również wówczas, gdy podatnik wystawił fakturę papierową lub elektroniczną nawet wtedy, gdy powinien już wygenerować ustrukturyzowaną. Czyli wniosek powinien być taki, że począwszy od lutego każda faktura inna niż ustrukturyzowana – bez względu na to, czy jest to sposób fakturowania zgodny z prawem, czy z jego naruszeniem – musi być oznaczona przez sprzedawcę jako „BFK”.

Kłopotliwy numer KSeF

Sprawę komplikuje znacznik „DI”, którego nie można pominąć. Co prawda w przepisach rozporządzenia znacznik przedstawiany jest jako właściwy dla dowodu sprzedaży innego niż faktura, ale już w załączniku mowa jest o nim m.in. jako o tym, który należy zastosować, gdy podatnik wystawi fakturę offline24 lub offline niedostępność, udostępnianą nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (według resortu finansów ma to zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy odbiorcami są podmioty wskazane w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, tj. w szczególności osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i podmioty zagraniczne bez polskiego NIP) oraz na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. To mogłoby sugerować, że „pełne” zastosowanie tego znacznika dokonywane jest dopiero na dzień wysyłki JPK_V7, jeżeli w tym dniu faktura nie ma numeru KSeF. Co ważne, to jednak nie koniec. Otóż po uzyskaniu numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF podatnik koryguje ewidencję i oznacza tym numerem fakturę wcześniej wykazaną ze znacznikiem „DI”. Czyli konieczna jest korekta historyczna…

Moim zdaniem, sprawa jest tutaj bardziej skomplikowana. Przecież tak naprawdę podatnik może wystawić fakturę z zamiarem jej emisji jako elektronicznej, a dopiero później postanowi wgrać ją do KSeF, co czyni ją fakturą offline24. Owszem, przedstawiciele resortu finansów negują taką możliwość, ale trudno jest zgodzić się z tym, że taka sytuacja nie będzie miała miejsca. Bardziej racjonalnie podchodzi do takiej sytuacji dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacjach indywidualnych odnosi się do niej, potwierdzając, że nabywca może odliczyć VAT już z faktury elektronicznej/papierowej, a późniejsze jej trafienie do KSeF nie skutkuje koniecznością zmiany terminu odliczenia i korekty historycznej (tak np. w interpretacji indywidualnej z 13 stycznia 2026 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG). Czyli który znacznik należało zastosować – „BFK” czy „DI”? Osobiście stawiam na „BFK”.

► Czy w takiej sytuacji późniejsze wprowadzenie faktury elektronicznej do KSeF nie będzie wiązało się z korektą, skoro ta jest przewidziana dla znacznika „DI”?

Niestety, jestem przekonany, że również przy „BFK” późniejsze wgranie faktury do KSeF wymusi korektę, w ramach której podatnik przyporządkuje i ujawni dla faktury numer KSeF, jednocześnie likwidując znacznik.

Obowiązki także u nabywcy

Omówione znaczniki dotyczą nie tylko sprzedawcy. Otóż nabywca, który otrzyma fakturę papierową lub elektroniczną, ma oznaczyć ją w ewidencji zakupów jako „BFK”.

Po tej stronie broszura opisuje znacznik „BFK”: „Oznaczenie dotyczy faktur elektronicznych i faktur w postaci papierowej wystawionych bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, tj. w przypadku braku obowiązkowego wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

O ile pierwsza część wyjaśnienia nie budzi wątpliwości, o tyle druga sugerująca, że taki znacznik jest stosowany wyłącznie, gdy nie było obowiązku stosowania fakturowania ustrukturyzowanego, według mnie jest nadinterpretacją zawężającą. Pomijając to, skąd – zwłaszcza w 2026 r. – nabywca ma wiedzieć, czy sprzedawca jest, czy nie jest zobowiązany do fakturowania ustrukturyzowanego (o ile ten sam mu nie powie), z przepisu w najmniejszym stopniu nie wynika, że obowiązek fakturowania ustrukturyzowanego lub brak takiej powinności ma jakiekolwiek znaczenie dla stosowania „BFK”.

To moim zdaniem oznacza, że w każdym przypadku otrzymania faktury papierowej lub elektronicznej, odliczając z niej VAT, nabywca oznaczy ją „BFK”.

Uwaga! Tutaj jednak należy sięgnąć do przyjaznej podatnikom wykładni, według której późniejsze wgranie faktury ustrukturyzowanej do KSeF nie zmienia terminu odliczenia VAT z takiego dokumentu. Owszem, tak jest, ale ze względu na cel wprowadzenia obowiązku oznaczania w ewidencjach VAT dokumentów faktur numerem KSeF jestem przekonany, że w takiej sytuacji nie tylko sprzedawca, lecz także nabywca jest zobligowany do dokonania korekty historycznej. Co prawda nie przesunie ona terminu odliczenia (jak wskazuje dyrektor KIS), ale w jej ramach podatnik wykaże w JPK_V7 numer KSeF faktury i wycofa oznaczenie „BFK”.

Dysponując numerem KSeF tego dokumentu u sprzedawcy i u nabywcy, organ będzie mógł efektywnie sprawdzić rozliczanie transakcji po obu jej stronach. Czyż nie temu służą fakturowanie ustrukturyzowane, posługiwanie się numerem KSeF i stosowanie znaczników?

Ważne: Ostatnim z nowych znaczników jest „OFF”. Dotyczy faktur wystawionych w trybie awarii KSeF, które nie mają numeru identyfikującego w KSeF na dzień złożenia ewidencji.