Chcę rozpocząć działalność gospodarczą w zakresie najmu lokali osobom fizycznym. Sprzedaż będzie dokumentowana fakturami VAT, na których w osobnych pozycjach będzie wskazana kwota za czynsz oraz opłaty za media, czyli prąd, gaz, wodę, ogrzewanie. Większość płatności najemcy będą regulowali przelewem, jednak może się zdarzyć, że będę otrzymywać również należności w gotówce. Czy muszę mieć kasę fiskalną?
Reklama
Co do zasady świadczenie usług w zakresie najmu lokali, które w całości jest dokumentowane fakturami VAT, może korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej. W pewnych sytuacjach podatnik może jednak mieć obowiązek prowadzenia takiej ewidencji.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT osoby prowadzące działalność gospodarczą i dokonujące sprzedaży na rzecz osób fizycznych są zobowiązane do ewidencji obrotu przy zastosowaniu kas fiskalnych (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Ustawodawca wprowadza jednak wyjątki od tej zasady ogólnej. Jeden z nich dotyczy zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej w przypadku świadczenia usług w zakresie wynajmu i zarządzania nieruchomościami (pkt 26 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Aby jednak podatnik mógł skorzystać z tego zwolnienia, świadczenie usługi musi być w całości udokumentowane fakturą VAT (par. 2 pkt 2 rozporządzenia). Nie ma przy tym znaczenia, czy zapłata za najem nastąpi w formie przelewu, czy też w formie gotówkowej.
Nie zawsze można uniknąć...

Reklama
Wynajmowi lokalu zwykle towarzyszą jednak dodatkowe opłaty, w szczególności opłaty za dostawę wody, energii elektrycznej, energii cieplnej, gazu oraz wywóz nieczystości (tzw. opłaty za media). W praktyce właściciele lokali pobierają tego typu opłaty poprzez wskazanie ich odrębnie na fakturze, uznając je za świadczenie odrębne od samego najmu. Sytuacja nie budzi wątpliwości pod kątem możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej, gdy:
● najemca ureguluje dodatkowe opłaty za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz
● z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Z przepisów wymienionego rozporządzenia wynika bowiem, że w takiej sytuacji również obowiązuje zwolnienie z ewidencji obrotu przy zastosowaniu kasy fiskalnej. W praktyce zdarza się jednak, że najemca wnosi opłaty za media w gotówce. Jako że gotówkowa zapłata nie spełnia wskazanych powyżej warunków, podatnik otrzymujący zapłatę w tej formie nie jest zwolniony z ewidencji takiego obrotu za pomocą kasy fiskalnej. W konsekwencji w sytuacji gdy opłata za media następuje w formie gotówkowej, wynajmujący będzie miał obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej.
Powyższe potwierdza również minister finansów w wydawanych interpretacjach indywidualnych, np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 lutego 2016 r. (sygn. akt. IBPP3/4512-936/15/KG).
Jakie obowiązki
Ewidencjonowanie obrotu przy użyciu kasy fiskalnej wiąże się z wieloma obowiązkami po stronie podatnika. Pierwszym z nich jest zakup kasy, jej fiskalizacja oraz zgłoszenie rozpoczęcia ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Na tym jednak się nie kończy. W trakcie użytkowania kasy podatnik musi m.in. pamiętać o sporządzaniu raportów dobowych, kontrolowaniu poprawności funkcjonowania kasy, zgłaszaniu każdej nieprawidłowości serwisowi oraz wykonywaniu obowiązkowych przeglądów technicznych co najmniej raz na dwa lata.
Przykre konsekwencje braku
Konsekwencje braku prowadzenia ewidencji obrotu przy zastosowaniu kasy fiskalnej mimo takiego obowiązku mogą być dotkliwe dla podatnika. W takim przypadku naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej mogą ustalić dodatkowe zobowiązanie w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług. Sankcję tę stosuje się jednak wyłącznie w odniesieniu do podatników innych niż osoby fizyczne. W przypadku osób fizycznych na podatnika, który nie dopełnił obowiązku ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy fiskalnej, mogą zostać nałożone sankcje z kodeksu karnego skarbowego.
Istotne odpowiednie skonstruowanie umowy
Obowiązek rejestracji kasy fiskalnej nakłada na podatnika wiele dodatkowych obowiązków oraz zwiększa koszty prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. W związku z powyższym podmioty prowadzące działalność w zakresie najmu lokali osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, które chcą uniknąć obowiązku instalowania kasy fiskalnej, powinny pamiętać o odpowiednim skonstruowaniu umowy z najemcą. Powinna ona zawierać zapis zobowiązujący najemcę do regulowania wszystkich dodatkowych opłat, w tym za media, w formie przelewu na rachunek bankowy.
WAŻNE Zwolnieni z obowiązku rejestracji na kasie fiskalnej są co do zasady podatnicy, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. W przypadku podatników rozpoczynających działalność gospodarczą wartość obrotu uprawniającego do zwolnienia oblicza się w proporcji do okresu wykonywania tych czynności
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710).
Rozporządzenie ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1544 ze zm.).