Jesteśmy spółką z o.o., która za 2015 r. podlega po raz pierwszy obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego. Do 2015 r. nie tworzyliśmy rezerw na świadczenia pracownicze. Jak należy je ustalić i zaksięgować?
Obowiązek tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze wynika z art. 39 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (dalej BRMK) w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy m.in. wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników.
Reklama
Zobowiązania te wykazuje się w bilansie jako rezerwy na zobowiązania. Odpisy BRMK mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinny być uzasadnione charakterem rozliczanych kosztów z zachowaniem zasady ostrożności. Zobowiązania ujęte jako BRM zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego, w którym stwierdzono, że zobowiązania te nie powstały.

Reklama
Sposób ustalania i ewidencji rezerw na świadczenia pracownicze został wskazany w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”. Zgodnie z nim BRMK z tytułu przyszłych świadczeń na rzecz pracowników są dokonywane w szczególności z tytułu niewykorzystanych urlopów, odpraw emerytalnych i rentowych, a także nagród jubileuszowych.
BRMK niewykorzystanych urlopów są dokonywane w szczególności na urlopy pracowników produkcyjnych pobierających wynagrodzenie uzależnione od efektów pracy (np. akordowe). Celem ich dokonywania jest właściwe odniesienie kosztów do okresu, w którym jednostka faktycznie uzyskuje efekty pracy pracowników.
Odprawy emerytalne i rentowe oraz nagrody jubileuszowe to długoterminowe świadczenia pracownicze zależne od stażu pracy. BRMK z tytułu tych zobowiązań powinny być ustalane w wiarygodnej wartości, zaliczane do kosztów bezpośrednio związanych z działalnością operacyjną w bieżącym okresie. Utworzone rezerwy nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu. Staną się nim dopiero w momencie rzeczywistego ich poniesienia, czyli wypłaty.
Przy tworzeniu rezerw należy przeanalizować ich wpływ na wynik finansowy. Zasady tworzenia rezerw powinny być określone przez kierownika w przyjętej polityce rachunkowości. Tworzy się je w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości. Świadczenia pracownicze są związane z wynagrodzeniem pracowników, a tym samym będą zaliczane w ciężar kosztów działalności podstawowej. [przykład]
PRZYKŁAD
Wzrost zatrudnienia
Jednostka zatrudnia 200 osób w różnym wieku. Do 2015 r. nie tworzyła rezerw na świadczenia pracownicze, albowiem stan zatrudnienia był nieduży (45 osób). Wzrost zatrudnienia nastąpił w 2014 r. Sprawozdanie finansowe za 2015 r. będzie po raz pierwszy poddane obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta. Aktuariusz ustalił kwotę rezerw na świadczenia pracownicze z podziałem na:
● Wartość rezerwy na lata ubiegłe do 2014 r. – 135 523,20 zł;
● Wartość rezerwy na koniec 2015 r. – 71 328,00 zł;
W zależności od zajmowanych przez pracowników stanowisk kwotami odpisu mogą być obciążane różne konta układu kalkulacyjnego lub konto Rozliczenie kosztów.
Ewidencja w księgach rachunkowych w 2015 r. była następująca:
1. Kwota odpisu obciążająca wynik finansowy lat ubiegłych kwota 135 523,20 zł: strona Wn konta Rozliczenie wyniku finansowego lat ubiegłych, strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów;
2. Kwota odpisu obciążająca 2015 r. w wysokości 71 328,00 zł: strona Wn konta układu kalkulacyjnego lub Rozliczenie kosztów, strona Ma Rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Prezentacja rezerwy w sprawozdaniu finansowym za 2015 r. będzie następująca:
Bilans
Pasywa B.I.2. Rezerwy na świadczenia emerytalne i podobne – długoterminowe 206 851,20 zł
Pasywa A.VII. Zysk (strata) z lat ubiegłych – 135 523,20 zł
Rachunek zysków i strat (wariant kalkulacyjny)
na przykład B.I. Koszty ogólnego zarządu kwota 71 328,00 zł
Informacja dodatkowa

Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”.