Subskrybuj nas na Youtube
Oddzielny system księgowy lub wydzielony kod jest potrzebny dla wszystkich operacji związanych z realizacją otrzymanego dofinansowania. W zależności od rodzaju wydatków trzeba określić zakres syntetyki i analityki
Spółka akcyjna bierze udział w konkursie POWER.04.02.00-IZ.00-00-005/15 w ramach Działania 4.2 na projekty mobilności ponadnarodowej ukierunkowane na aktywizację zawodową osób młodych zagrożonych wykluczeniem społecznym w ramach programu IdA. Jakie obowiązki w zakresie rachunkowości będzie w związku z tym miała?
Zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE ) nr 1303/2013 (poprzednio art. 60 rozporządzenia) w odniesieniu do zarządzania finansowego i kontroli programu operacyjnego instytucja zarządzająca:
a) kontroluje, czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały zapłacone oraz czy spełniają obowiązujące przepisy prawa, wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia operacji,
b) zapewnia, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty są zwracane na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowanych, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją,
c) wprowadza skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka,
d) ustanawia procedury zapewniające przechowywanie zgodnie z wymogami art. 72 lit. g wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
Beneficjent ma obowiązek wydzielić oddzielny system księgowy lub wprowadzić wydzielony kod księgowy dla wszystkich operacji związanych z realizacją i rozliczeniem otrzymanej dotacji.
W regulaminie konkursu Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Oś priorytetowa IV Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa Działanie 4.2 Programy mobilności ponadnarodowej w paragrafie 5 „Rozliczanie wydatków w projekcie” nałożono na beneficjenta obowiązek wyodrębnienia ewidencji wydatków. Beneficjenta zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem, z wyłączeniem kosztów pośrednich i stawek jednostkowych. Jeżeli w projekcie występują partnerzy, to obowiązek ten dotyczy każdego z partnerów w zakresie tej części projektu, za której realizację odpowiada dany partner.
W paragrafie 30 umowy zapisano, że w sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają odpowiednie reguły i warunki wynikające z programu, a także odpowiednie przepisy prawa unijnego i prawa krajowego.
Beneficjent otrzyma dofinansowanie w formie zaliczki, która zostanie wpłacona na jego rachunek bankowy, wyodrębniony dla projektu. Zarówno on, jak i jego partnerzy nie mogą przeznaczać otrzymanych transz dofinansowania na cele inne niż związane z projektem, w szczególności na tymczasowe finansowanie swojej podstawowej, pozaprojektowej działalności. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy o dofinansowanie powinny być dokonywane za pośrednictwem odpowiedniego rachunku bankowego, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne. Zgodnie z wymogami art. 125 ust. 4 rozporządzenia nr 1303/2013 beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu operacji, których koszty są zwracane na podstawie faktycznie poniesionych kosztów kwalifikowalnych, muszą prowadzić oddzielny system księgowości lub korzystać z odpowiedniego kodu dla wszystkich transakcji związanych z operacją. Oznacza to, że każdy beneficjent musi wydzielić konta księgowe dla ewidencjonowania dotacji. Beneficjent powinien:
● wydzielić konta syntetyczne, na których będzie ewidencjonowana dotacja,
● wydzielić konta analityczne niezbędne do wykazania zadań realizowanych w ramach budżetu, poszczególnych wydatków w ramach zadań,
● wskazać zasady rozliczania kosztów związanych z realizacją projektu, jeżeli nie wynikają one bezpośrednio z dokumentów,
● wskazać powiązanie kont analitycznych z kontem syntetycznym.
W zależności od realizowanego projektu w różnych zespołach kont należy wydzielić konta dla ewidencji dotacji. W zależności od wydatków ustalonych w budżecie zadaniowym beneficjent musi ustalić zakres kont syntetycznych i analitycznych, jakie zostaną otworzone do projektu. Mogą to być wydatki, które będą od razu zaliczone w koszty działalności beneficjenta, np. konta zespołu 4 Koszty rodzajowe lub konta zespołu 5 Koszty wg miejsc powstawania. Przykładowy podział kosztów przedstawia tabela. Podane w niej pozycje w budżecie są przykładowe, poza kontami analitycznymi I poziomu. Poziom I analityczny jest zgodny z etapami realizacji umowy o dofinansowanie.
Jeżeli beneficjent zdecyduje się na poniesienie kosztów w ramach cross-financingu, to będzie musiał otworzyć właściwe konta w zespole 0 Aktywa trwałe, w szczególności 011 Środki trwałe sfinansowane dotacją. Powinien pamiętać też o odpowiedniej analityce. W przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie:
● zakupu nieruchomości,
● zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku,
● dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.
W umowie o dofinansowanie projektu w paragrafie 7 „Płatności” zobowiązuje się beneficjenta do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem, z wyłączeniem kosztów pośrednich i stawek jednostkowych. Obowiązek ten dotyczy każdego z partnerów w zakresie tej części projektu.
Beneficjent musi więc otworzyć oddzielne konta w zespole 1 Rachunki bankowe, Kasa dla otrzymanej zaliczki lub ewentualnej refundacji, np.:
134 Rachunek bankowy zaliczki – dotacja Z,
135 Rachunek bankowy refundacja – dotacja Z.
To, czy beneficjent będzie otwierał konta syntetyczne czy analityczne, zależy od możliwości systemu komputerowego.
Dla prowadzonych rozrachunków z partnerami również należy otworzyć konta w Zespole 2 Rozrachunki i roszczenia. Może to być konto o numerze np. 248 Rozrachunki z partnerami w ramach dotacji Z z podziałem na analitykę według liczby partnerów. Sposób rozliczeń z partnerami nie jest jednoznaczny i zaprezentowane powyżej ujęcie rozrachunków na koncie Zespołu 2 może w ogóle nie wystąpić.
Zaliczka otrzymana na realizację dofinansowania powoduje rozbieżność pomiędzy wpływem środków pieniężnych do beneficjenta a momentem poniesienia kosztów. Zgodnie więc z zasadą współmierności kosztów do przychodów niezbędne będzie wystąpienie konta w Zespole 8, np. 842 Rozliczanie międzyokresowe przychodów z dotacji, z odpowiednią analityką w zależności od liczby realizowanych projektów. Każde zaliczenie otrzymanych środków pieniężnych z tytułu zaliczki współmiernie do poniesionych kosztów do pozostałych przychodów operacyjnych będzie korespondowało z kontem zespołu 7. To beneficjent określi, czy będzie to analityka do konta 766 Pozostałe przychody operacyjne, czy będzie to oddzielne konto 767 Otrzymane dotacje z podziałem na konta analityczne według realizowanych projektów.
Na przełomie lat może wystąpić konto 642 Rozliczenie międzyokresowe kosztów realizowanych projektów, co będzie związane z zasadą współmierności kosztów i przychodów. Konta rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów mają istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia wyniku finansowego w jednostce.
Zapisów związanych z obowiązkami beneficjenta w związku z realizacją dofinansowania należy szukać w:
● umowie o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014–2020 zawartej z ministrem infrastruktury i rozwoju z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa, zwanym „Instytucją zarządzającą”,
● regulaminie konkursu Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój Oś priorytetowa IV Innowacje społeczne i współpraca ponadnarodowa Działanie 4.2 Programy mobilności ponadnarodowej,
● rozporządzeniu nr 1303/2013 z 17 grudnia 2013 r. ustanawiającym wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz.Urz. UE z 2013 r. L 347),
● rozporządzeniu nr 1304/2013 z 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającym rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006,
● rozporządzeniu delegowanemu Komisji (UE) nr 480/2014 z 3 marca 2014 r. uzupełniającym rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego (Dz.Urz. UE z 2014 r. L 138, s. 5),
● ustawie z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.),
● ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.),
● ustawie z 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 (Dz.U. z 2014 r. poz. 1146 ze zm.),
● ustawie z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.),
● rozporządzeniu ministra rozwoju regionalnego z 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz.U. nr 223, poz. 1786),
● rozporządzeniu ministra infrastruktury i rozwoju z 19 marca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej oraz pomocy de minimis w ramach programów operacyjnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014–2020 (Dz.U. poz. 488).
Tabela. Przykładowy podział kosztów konta syntetycznego 410 Koszty projektu Z
| Konto analityczne I poziom | Konto analityczne II poziom | Konto analityczne III poziom |
| 410-1 Zadanie 1 Rekrutacja uczestników | 410-1-1 Rekrutacja i selekcja uczestników | 410-1-1-1 Specjalista ds. rekrutacji |
| 410-1-1-2 Wynagrodzenie mentora | ||
| 410-1-1-3 Koszty informacji (reklamy) | ||
| 410-1-1-n Itd. | ||
| 410-1-2 Koszty związane z pozyskaniem partnera | 410-1-2-1 Koszty tłumaczeń | |
| 410-1-2-2 Koszty podróży | ||
| 410-1-2-n Itd. | ||
| 410-1-3 Koszty pośrednie | 410-1-3-1 Koszty personelu administracyjnego | |
| 410-1-3-2 Materiały biurowe | ||
| 410-1-3-n itd. | ||
| 410-1-n Itd. | ||
| 410-2 Zadanie 2 Przygotowanie | 410-2-1 Szkolenia językowe | 410-2-1-1 Koszty szkolenia – język angielski |
| 410-2-1-2 Koszty szkolenia – język francuski | ||
| 410-2-1-3 Koszty szkolenia – język włoski | ||
| 410-2-1-n Itd. | ||
| 410-2-2 Nauki o kraju przyjmującym | ||
| 410-2-3 Przygotowanie zawodowe | ||
| 410-2-4 Kształtowanie kompetencji miękkich | ||
| 410-2-n Itd. | 410-2-n-n Wynagrodzenie mentora | |
| 410-3 Zadanie 3 Pobyt uczestników za granicą | 410-3-1 Staż u zagranicznegopracodawcy | 410-3-1-1 Koszty podróży |
| 410-3-1-2 Monitorowanie i dokumentowanie pobytu uczestników za granicą | ||
| 410-3-1-3 Wynagrodzenie mentora | ||
| 410-3-1-n Itd. | ||
| 410-4 Zadanie 4 Działania o charakterze aktywizacyjnym | 410-4-1 Staż w Polsce wraz z wypłatą stypendium stażowego | |
| 410-4-2 Wsparcie udzielane na rozpoczęcie działalności gospodarczej w formie dotacji |
Podstawa prawna
Art. 125 ust. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).