Od 11 maja br. zmieniły się przepisy o doręczeniach. Organ podatkowy może się zwrócić do podatnika o zgodę na komunikację elektroniczną we wszystkich sprawach. Potrzebny jest do tego kwalifikowany podpis elektroniczny albo profil zaufany na ePUAP (nie może to być zwykły e-mail).
W praktyce zmiana ta na większą skalę zadziała dopiero po uruchomieniu Portalu Podatkowego – narzędzia, dzięki któremu taka elektroniczna wymiana pism będzie możliwa. W pierwszej kolejności, od 18 sierpnia, Portal Podatkowy ma obsługiwać podatek od spadków i darowizn, PCC i kartę podatkową. Kompleksowa obsługa ma się pojawić w 2017 r.
Na razie doręczenia w większości odbywają się tak jak dotychczas. Nie wszyscy podatnicy zdają sobie jednak sprawę z obowiązujących reguł.

Zasady ogólne

Doręczenia regulują art. 144–154c ordynacji podatkowej (dalej: op.). Od daty doręczenia pisma (a nie jego wydania, ani podpisania) zaczynają swój bieg terminy procesowe, np. na wniesienie odwołania od decyzji, zażalenia na postanowienie, zastrzeżeń do protokołu z kontroli. Od tego momentu uzależnione są również niektóre terminy prawa materialnego. Najbardziej typowym przykładem jest termin na zapłatę podatku wynoszący 14 dni od daty doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. Tak jest np. w podatku od spadków i darowizn, od nieruchomości od osób fizycznych, ryczałcie od nieujawnionych źródeł dochodów.
Pod pojęciem pisma należy rozumieć wszelkiego rodzaju dokumenty wytworzone przez organ, w tym również mające postać elektroniczną, a nie tylko tradycyjną, papierową. Dla przykładu można wymienić decyzje, postanowienia, protokoły, wezwania.
Przepisy nie różnicują sposobu doręczania pism w zależności od rodzaju pisma ani jego rangi. To oznacza, że w ten sam sposób doręcza się decyzję określającą wielomilionowe zobowiązanie, jak i wezwanie do usunięcia błędu formalnego w deklaracji.
Wprawdzie przepisy o doręczeniach są zamieszczone w dziale „Postępowanie podatkowe” Op, to jednak znajdują zastosowanie także do kontroli podatkowej, czynności sprawdzających i wydawania interpretacji indywidualnych (ze względu na odesłania z art. 292, 280 i 14h).
Nie ma przeciwwskazań, by jedna przesyłka zawierała więcej niż jedno pismo (np. w jednej kopercie) – byleby to było zaznaczone w treści dowodu doręczenia. Potwierdził to NSA w wyroku z 8 lipca 2010 r. (sygn. akt II FSK 372/09).

Kto doręcza

Organ podatkowy może doręczać pisma, zawsze za pokwitowaniem, przez:
● operatora pocztowego, czyli przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej,
● swoich pracowników, czyli osoby zatrudnione w organie na zasadzie stosunku pracy/służbowego,
● osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów (np. konsul, funkcjonariusz służby więziennej),
● sołtys – tylko w przypadku organów podatkowych takich jak wójt, burmistrz (prezydent) miasta.
O wyborze sposobu doręczania decyduje sam organ.
Nie byłoby skuteczne dostarczenie pisma faksem, o czym orzekł NSA w wyroku z 1 marca 2002 r. (sygn. akt III SA 256/01).

Za pokwitowaniem

Dowodem doręczenia jest pokwitowanie. Przyjmuje się domniemanie, że pokwitowanie oznacza odebranie przesyłki w dacie i przez osobę w nim wymienioną (podpisaną). W uzasadnionych przypadkach można jednak to domniemanie obalić innym dowodem (co potwierdził WSA w Opolu w wyroku z 21 maja 2008 r., sygn. akt I SA/Op 71/08).
Poczta stosuje formularz pokwitowania nazywany potocznie zwrotką. Inni doręczający najczęściej praktykują kwitowanie na kopii pisma. Pokwitowanie jest włączane do akt i na podstawie analizy jego treści ocenia się skuteczność doręczenia.
Ewentualne nieprawidłowości w treści pokwitowania (braki dat, podpisów, wskazania, w jakim charakterze występują osoby odbierające) obciążają organ podatkowy. Jeśli powstaną wątpliwości tego dotyczące, to organ ma obowiązek zareklamować usługę doręczenia, a nawet domagać się odszkodowania od operatora pocztowego. W skrajnych przypadkach doręczenie trzeba powtórzyć.
"Puste" faktury kosztowały Skarb Państwa 52 mln złotych
"Puste" faktury kosztowały Skarb Państwa 52 mln złotych

Zobacz również

Jak, gdzie i komu

Osobom fizycznym pisma doręcza się zasadniczo w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Mieszkanie to każde miejsce, w którym adresat przebywa z zamiarem dłuższego pobytu. Natomiast miejsce pracy rozumie się szeroko jako każde służące do pracy zarobkowej, w tym także na zasadzie więzi cywilnoprawnej (umowa-zlecenie, umowa o dzieło) czy też indywidualnej działalności gospodarczej.
Dodatkowe miejsca doręczania to siedziba organu podatkowego i miejsce pracy adresata (w tym drugim wypadku – tylko do rąk osoby upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji). Doręczający w miejscu pracy adresata ma obowiązek upewnić się, czy osoba odbierająca legitymuje się takim upoważnieniem (np. postanowienie NSA z 21 maja 2010 r. sygn. akt II FSK 726/10).
Ostatecznie pismo może zostać doręczone „w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie”. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy nie można było go doręczyć w miejscach wcześniej wymienionych albo w innych uzasadnionych przypadkach (np. istnieją dowody na uchylanie się od odbierania wszelkich pism).
Zasadniczo pisma doręcza się podatnikowi, a jeżeli działa one przez przedstawiciela – temu ostatniemu. Jeśli podatnik ustanowił pełnomocnika – korespondencję kieruje się do pełnomocnika. Gdy pełnomocników jest więcej niż jeden, wówczas podatnik ma obowiązek wskazać jednego z nich jako właściwego do doręczeń. Jeżeli tego nie uczyni, organ doręczy pismo do jednego z nich, wedle własnego wyboru.
Gdy toczy się postępowanie podatkowe (również kontrola podatkowa albo czynności sprawdzające), podatnik ma obowiązek:
– zawiadomić o każdej zmianie adresu (też elektronicznego, jeżeli tak odbywa się korespondencja) – dotyczy to także pełnomocnika i przedstawiciela (np. rodzica osoby niepełnoletniej),
– ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń w razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej dwóch miesięcy, chyba że doręczanie następuje za pomocą środków elektronicznych.
Konsekwencją niezastosowania się do tych powin- ności jest wysyłka pod adres dotychczasowy i uznanie pisma za doręczone (patrz przykład 1).

Rzeczywiste lub zastępcze

Odynacja podatkowa zna trzy formy doręczania. Pierwsza, najprostsza, polega na tym, że pismo faktycznie dotarło bezpośrednio do adresata.
W formach zastępczych pomiędzy doręczającym a adresatem występuje pośrednik posłaniec. Jeżeli adresata nie ma w mieszkaniu, pisma doręcza się pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, o ile osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Dozorca może być pośrednikiem tylko wówczas, gdy nie mógł nim być domownik ani sąsiad.
Pokwitowanie musi zawierać oświadczenie, że dana osoba podejmuje się oddania pisma, musi określać, w jakim charakterze ona występuje (np. ojciec), a także zawierać datę i podpis. Doręczenie uważa się za dokonane z tą właśnie datą, a nie z datą przekazania pisma adresatowi przez pośrednika. Jest tak nawet wówczas, gdy pośrednik w ogóle pisma nie przekazał.
Doręczyciel, korzystając z pośrednictwa sąsiada lub dozorcy domu, ma obowiązek umieścić w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję zawiadomienie o doręczeniu pisma tym osobom.
Doręczenie w trybie zastępczym nie będzie skuteczne, jeżeli którykolwiek z wyliczonych tu warunków nie zostanie spełniony, np. domownik nie będzie pełnoletni. O ile określenie pełnoletniości nie powinno stwarzać problemu, o tyle pojęcie „domownik” nie jest już tak oczywiste. Jak stwierdził WSA w Warszawie w wyroku z 2 lipca 2010 r. (sygn. akt III SA/Wa 484/10), status domowników adresata pisma mają zamieszkujący z nim w jednym mieszkaniu lub domu jego dorośli krewni i powinowaci, niezależnie od tego, czy prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe. W literaturze można się spotkać z poglądem, że również konkubent może być uznany za domownika, jeżeli mieszka z adresatem i prowadzi z nim wspólne gospodarstwo domowe (patrz przykład 2).

Fikcja prawna

Polega ona na uznaniu – w znaczeniu prawnym – że doręczenie nastąpiło, mimo że nie doszło ani do rzeczywistego, ani zastępczego. Jej celem jest zapobieganie tamowaniu toku postępowań (czynności).
W praktyce najczęściej występuje ona w przypadku doręczania pisma:
– przez operatora pocztowego; w razie niemożności doręczenia rzeczywistego i zastępczego przechowuje on pismo przez 14 dni w swojej placówce pocztowej;
– przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę; w razie niemożności doręczenia rzeczywistego i zastępczego pismo składa się na 14 dni w urzędzie gminy.
Adresat jest dwukrotnie zawiadamiany (awizo) o miejscu pozostawienia pisma, przy czym drugie zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w terminie 7 dni. Awizo umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a w razie braku takiej możliwości – na drzwiach mieszkania, biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, albo w widocznym miejscu przy wejściu na posesję. Doręczenie uznaje się za dokonane z upływem 14 dni, a pismo pozostawia w aktach sprawy (patrz przykład 3).
PRZYKŁADY

1. Informacja o zmianie adresu nie wystarczy

W stosunku do Jana Iksińskiego od 25 maja 2014 r. toczy się postępowanie w sprawie rozliczeń w VAT za marzec 2012 r. Iksiński komunikuje się z organem podatkowym tradycyjnie (nie elektronicznie). Od 1 czerwca zmienił adres zamieszkania, a 5 czerwca wyjechał na trzy miesiące do Włoch. Powiadomił o zmianie adresu, natomiast nie ustanowił pełnomocnika ds. doręczeń. Organ wydał 14 czerwca decyzję określającą zobowiązanie i wysłał ją pod zgłoszony zmieniony adres. Przesyłka została zwrócona jako nieodebrana. Mimo to zostanie uznana za doręczoną.

2. Terminy liczą się od dnia doręczenia

Urząd skarbowy wysłał do Ewy Maj sporządzoną z urzędu korektę jej PIT-37 za 2013 r., z której wynikało dodatkowe zobowiązanie do zapłaty w kwocie 590 zł (gdy różnica w zobowiązaniu, nadpłacie lub stracie nie przekracza 1000 zł, organ ma prawo zasugerować sposób korekty deklaracji, jeżeli stwierdzi w niej błędy). Doręczyciel zastał w mieszkaniu matkę Ewy Maj i 25 maja jej doręczył przesyłkę. Matka zapomniała przekazać list córce. Ewa Maj otrzymała 15 czerwca upomnienie w sprawie zapłaty zaległości podatkowej. W tym przypadku korekta deklaracji została uznana za doręczoną 25 maja, mimo że nie dotarła do rąk adresata. Termin na wniesienie sprzeciwu na korektę upłynął po 14 dniach, więc urząd skarbowy miał prawo podjąć czynności windykacyjne.

3. Doręczający odnotuje odmowę

Pracownik poczty nie zastał Tadeusza Igrekowskiego w mieszkaniu ani zakładzie pracy. Nie było też dorosłego domownika, sąsiadów ani dozorcy. Decyzji o odmowie rozłożenia na raty podatku za 2013 r. nie mógł więc doręczyć w trybie rzeczywistym ani zastępczym. 20 maja pozostawił awizo. Igrekowski zajrzał do skrzynki dopiero 6 czerwca. Udał się na pocztę, ale pisma tam już nie było, bo zostało zwrócone do urzędu skarbowego. 20 czerwca udał się do urzędu. Na jego żądanie została wydana z akt uwierzytelniona kopia decyzji. Była tam również adnotacja o uznaniu pisma za doręczone z dniem 4 czerwca. W tej sytuacji 14-dniowy termin na odwołanie od decyzji upłynął 18 czerwca.

Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma, doręczający to odnotowuje. To samo, gdy odbiorca nie może albo nie chce potwierdzić doręczenia (a ma taki obowiązek).

Podstawa prawna
Art. 144–154c ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).