Spółki, których sprawozdania finansowe za 2012 rok zostaną zatwierdzone, powinny dokumenty za ten rok obrotowy, np. księgi rachunkowe, oraz samo sprawozdanie, przenieść do archiwum. Jeżeli chcą skorzystać z usług wyspecjalizowanej w tym zakresie firmy zewnętrznej (lub zmienić taką firmę), muszą powiadomić fiskusa o zmianie miejsca przechowywania zbiorów.
Mirosław Kucharczyk, rzecznik prasowy Izby Skarbowej w Warszawie, wyjaśnia, że w takiej sytuacji podatnicy niebędący osobami fizycznymi muszą złożyć NIP-2. Na formularzu aktualizuje się m.in. adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wraz ze wskazaniem biura rachunkowego lub innego podmiotu prowadzącego dokumentację w imieniu składającego. Druk składa się do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu siedmiu dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. Taki termin wynika z art. 9 ust. 1 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 1314 z późn. zm.).
– Praktyka pokazuje, że podatnicy nie zawsze dokonują takich zgłoszeń w terminie lub też wskazują w zgłoszeniu NIP-2 adresy, pod którymi w rzeczywistości nigdy nie przechowywali ksiąg – mówi Mirosław Kucharczyk. Jest to ujawniane w ramach przeprowadzanych postępowań wyjaśniających lub czynności sprawdzających.
Duże firmy stawiają na własną księgowość
Duże firmy stawiają na własną księgowość

Zobacz również
Fakt nieprzechowywania – wbrew obowiązkowi – ksiąg w miejscu wskazanym przez podatnika (siedziba spółki, miejsce wykonywania działalności lub miejsce określone w umowie z biurem rachunkowym – w przypadku gdy prowadzenie ksiąg zostało zlecone biuru rachunkowemu) podlega karze grzywny (art. 60 par. 2 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy; t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 186). Nie można takiego postępowania zakwalifikować jako błąd podatnika. Mirosław Kucharczyk podkreśla, że nieprzechowywanie ksiąg we wskazanym miejscu jest kwalifikowane jako przestępstwo. Z kolei, jak wyjaśnia, niezgłoszenie w terminie aktualizacji danych na NIP-2 to wykroczenie z art. 81 par. 1 pkt 1 k.k.s. zagrożone karą grzywny.