Sprawozdania dla jednostek małych i mikro są przygotowywane już od kilku lat. Ale wciąż pojawiają się wątpliwości co do prawidłowości postępowania. Oto kilka przykładów
TEMAT: Sprawozdania finansowe
PROBLEM: Jak przygotować sprawozdanie dla małych i mikro jednostek
1 W 2018 r. jednostka nie mogła być małym podmiotem. Teraz spełnia kryteria za 2019 r. Czy załącznik nr 5 jest możliwy?
Sprawozdanie za 2019 r. z uwzględnieniem uproszczeń dla jednostek małych mogą przygotowywać te jednostki, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy (a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości [t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.; dalej: u.r.] – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność albo prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób określony u.r.), nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 25 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 51 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 50 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
Warunkiem skorzystania z uproszczeń jest decyzja organu zatwierdzającego wskazująca na wybrane rozwiązania, tj. w sprawie sporządzania sprawozdania z zastosowaniem:
- art. 46 ust. 5 pkt 5 u.r. – czyli bilansu wg załącznika nr 5;
- art. 47 ust. 4 pkt 5 u.r. – czyli rachunku zysków i strat wg załącznika nr 5, o tym, czy będzie to wersja kalkulacyjna czy porównawcza decyduje w polityce rachunkowości kierownik jednostki;
- art. 48 ust. 4 u.r. – czyli uproszczonej informacji dodatkowej 1, ale w zakresie nie mniejszym niż wynikający wg zał. 5, np. niezawierającej konieczności prezentacji przyczyn różnic między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania;
- art. 48a ust. 4 u.r. – czyli niesporządzania zestawienia ze zmian w kapitale własnym, nawet jeśli sprawozdanie na podstawie art. 64 ust. 1 u.r. podlega badaniu przez biegłego rewidenta;
- art. 48b ust. 5 u.r. – czyli niesporządzania rachunku przepływów pieniężnych, nawet jeśli sprawozdanie na podstawie art. 64 ust. 1 u.r. podlega badaniu przez biegłego rewidenta;
- art. 49 ust. 5 u.r. – czyli niesporządzania sprawozdania z działalności, nawet jeśli obowiązek jego przygotowania wynika z art. 49 ust. 1 u.r.
Częstą sytuacją jest, że jednostka za 2018 r. nie mogła korzystać z uproszczeń ponieważ progi wielkościowe były niższe. Teraz te uproszczenia są dostępne. jeśli zarówno za 2018 r. jak i za 2019 r. dwa progi w aktualnych obecnie wartościach nie są przekroczone.
E-sprawozdania
• w postaci struktur – forma elektroniczna w postaci struktur logicznych i formatu (XML) została określona dla sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz dla niewpisanych do KRS podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe. Uwaga! Obecnie również podatnicy CIT, którzy nie są wpisani do KRS (np. fundacje i stowarzyszenia), mają obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe w formie ustrukturyzowanej i przesłać je szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Ma to zastosowanie do sprawozdań przekazywanych od 1 stycznia 2020 r. Mogą to zrobić z wykorzystaniem:
– bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe udostępnionej przez Ministerstwo Finansów,
– interfejsu programistycznego (patrz Podatki.gov.pl);
• w formie nieustrukturyzowanej – mogą stosować jednostki prowadzące w 2019 r. księgi rachunkowe, które stosują MSR, i spółki cywilne.
2 Klient spełnia kryteria wielkościowe dla jednostek mikro. Czy mogę przygotować sprawozdanie według załącznika nr 4?
W tym wypadku odpowiedź zależy od tego, czy klient przekazał do biura rachunkowego uchwałę / postanowienie organu uprawnionego do zatwierdzania sprawozdania finansowego wskazujące na rodzaj uproszczeń, jakie mogą być wykorzystane przy sporządzaniu sprawozdania finansowego. Jednostki, które spełniają kryteria dla podmiotów mikro wskazane w art. 3 ust. 1a u.r., są jednocześnie jednostkami, które spełniają kryteria dla jednostek małych, czyli te wskazane w art. 3 ust. 1c u.r.
Przypomnijmy, że jednostki mikro to wśród klientów biur przede wszystkim spółki z o.o., partnerskie czy komandytowe, rzadziej akcyjne i komandytowo-akcyjne, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:
a) 1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.
To bardzo często też podmioty osób fizycznych, w tym ich spółki cywilne, jawne, które dobrowolnie prowadzą księgi rachunkowe. Oraz od 2019 r. także osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. poz. 1629 ze zm.), jeżeli przychody netto tych jednostek ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych wyniosły równowartość w walucie polskiej nie mniej niż 2 000 000 euro i nie więcej niż 3 000 000 euro za poprzedni rok obrotowy
Trzeba zawsze sprawdzić, czy właściciele jednostki, której księgi rachunkowe prowadzi biuro, chcą w ogóle korzystać z uproszczeń i jeśli tak, to czy tych dla jednostek mikro czy małych. Sprawozdanie według załącznika nr 4 (jednostki mikro) jest sprawozdaniem bardzo okrojonym i jeśli jest przedstawiane, np. przy zawieraniu umowy leasingu, to klient musi przygotować dodatkowy bilans oraz rachunek zysków i strat zawierający więcej danych. Z kolei jeśli jednostka mikro przygotuje sprawozdanie według załącznika nr 5 (małe jednostki), to taki raport nie wymaga najczęściej dodatkowych objaśnień w przypadku zawierania umów leasingu czy handlowych. Klient może zatem od razu chcieć sprawozdanie, które będzie w pełniejszy sposób prezentować go jego kontrahentom.
Po drugie klienci mogą nie chcieć korzystać ze wszystkich uproszczeń, jakie są przewidziane dla danego załącznika do u.r. Często zdarza się, że klienci nie rezygnują ze sporządzania informacji dodatkowej albo sprawozdania z działalności.
Biuro jako podmiot, który sporządza sprawozdanie, musi mieć pewność, jaką jego wersję powinno przygotować. A taką pewność daje mu analiza uchwały lub postanowienia organu uprawnionego do zatwierdzania sprawozdania finansowego.
3 Kto powinien podpisać jako pierwszy sprawozdanie finansowe – przedstawiciel biura czy klient jako kierownik jednostki?
Pracownik biura lub właściciel jako osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, zwykle jako pierwszy podpisuje sprawozdanie finansowe i tym samym potwierdza, że od strony księgowości spełnia ono wymogi formalne i merytoryczne. Kierownik jednostki, otrzymując sprawozdanie finansowe, dostaje potwierdzenie od biura, że w sposób prawidłowy i rzetelny wypełniło umowę o prowadzenie ksiąg i sporządzenie sprawozdania finansowego.
Warto przypomnieć, że data sporządzenia sprawozdania (w programie można wypełnić ją podczas sporządzania e-sprawozdania) powinna zgadzać się z datą pierwszego elektronicznego podpisu e-sprawozdania. Pierwszy podpis powinien być złożony zatem przez osobę odpowiedzialną za sporządzenie sprawozdania. Kolejne podpisy zarządu mogą być złożone później, natomiast datą graniczną jest koniec trzeciego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego.
W praktyce jednak ze względu na elektroniczną formę niemal wszystkich sprawozdań finansowych i ich formatu xml złożenie podpisu w niektórych formatach technicznych może utrudnić złożenie podpisu przez kolejne osoby. A mianowicie profil zaufany zapisuje (osadza) podpis wewnątrz pliku XML. Czyli w efekcie uzyskamy dalej plik XML tylko z dopisanymi informacjami o podpisach. Natomiast w przypadku podpisu kwalifikowanego uzyskamy dodatkowy plik XAdES, w którym będzie umieszczona suma kontrolna z pliku XML oraz informacje o podpisach.
Oznacza to określoną kolejność składania podpisów:
- najpierw wszystkie osoby podpisujące profilem zaufanym (dawnym ePUAP), gdyż ich podpisy zmodyfikują zawartość pliku XML;
- dopiero po zakończeniu tych podpisów można podpisać tak uzyskany XML podpisami kwalifikowanymi pozostałych osób. Powstały w efekcie plik XAdES będzie gwarantował, że podpisany plik XML nie był modyfikowany (weryfikacja sum kontrolnych).
Należy jednak pamiętać, że plikiem podpisywanym jest plik e-sprawozdania (a nie ostatni plik XAdES).
Jeszcze więcej wątpliwości rodzi podpisywanie z wykorzystywaniem nowości – od 1 stycznia 2020 r. sprawozdanie może być podpisane podpisem osobistym, czyli połączonym z e-dowodem. Warto wiedzieć, iż dowodem osobistym można podpisać na trzy sposoby:
1) podpis zewnętrzny – w opcji tej powstaje dodatkowy plik zawierający nazwę pliku podpisywanego, sumy kontrolne policzone dla tego pliku oraz informacje o podpisie. Plik taki zazwyczaj rozszerzenie XAdES. Plik podpisu zewnętrznego należy przesyłać zawsze łącznie z plikiem podpisywanym;
2) podpis otaczający – w opcji tej powstaje plik z rozszerzeniem XAdES zawierający w sobie plik podpisywany i powiększony o informacje kryptograficzne (sumy kontrolne, dane podpisu);
3) podpis wewnętrzny zwany również otoczonym – używany wyłącznie do dwóch typów plików: XML oraz pdf. Informacje o podpisie umieszczane są bezpośrednio w pliku podpisywanym, zachowując wcześniejsze rozszerzenie.
Niestety cały czas są zgłaszane problemy techniczne związane ze składaniem podpisów. To się może zmieniać, ponieważ są wprowadzane aktualizacje. Jednak sygnalizowane jest, że są problemy z weryfikacją podpisów kwalifikowanych i profilem, jeśli kolejna osoba chce sprawozdanie podpisać e-dowodem. Problemy są też w odwrotnej kolejności. Szczegóły zależą od tego, od jakiego dostawcy podpisu kwalifikowanego korzystamy, ale warto sprawdzić wcześniej, czy uda się podpisać sprawozdanie z wykorzystaniem podpisu osobistego. Pamiętać oczywiście należy, że sam e-dowód to nie wszystko. Osoba korzystająca z tej formy podpisywania musi mieć czytnik, a na komputerze musi zostać zainstalowane odpowiednie oprogramowanie.
3 możliwości podpisu
Do sprawozdań finansowych za 2019 r. (w tym również skonsolidowanych), które muszą być sporządzone i podpisane do końca marca, osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg i kierownik jednostki będą mogli użyć:
• podpisu zaufanego,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisu osobistego.
Podpis osobisty – to zaawansowany podpis elektroniczny, będący warstwą elektroniczną dowodu osobistego – tj. e-dowodu. Zawiera on imię, nazwisko, obywatelstwo i numer PESEL. Jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym, a prawdziwość danych posiadacza podpisu potwierdza certyfikat podpisu osobistego, który znajduje się w e-dowodzie.
Uwaga! Data złożenia podpisu pod sprawozdaniem osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg, jest datą sporządzenia sprawozdania finansowego.
4 Klient – mała spółka jawna – chce, żeby sprawozdanie spółki złożyć z PIT-36 wspólników. Czy to prawidłowe?
Sprawozdanie finansowe do szefa KAS składają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, w tym wspólnicy spółek cywilnych. Oni wysyłają sprawozdania w terminie złożenia swoich zeznań rocznych PIT-36 lub PIT-36, czyli do 30 kwietnia 2020 r. Natomiast w przypadku spółki jawnej – ona jest wpisana w Rejestrze Przedsiębiorców KRS i jej sprawozdanie finansowe podlega złożeniu właśnie do KRS. Złożenie następuje w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Nie należy zatem składać sprawozdania spółki jawnej, partnerskiej komandytowej komandytowo, akcyjnej czy spółek kapitałowych do szefa KAS, nawet jeśli ich wspólnicy rozliczają się na PIT 36/36L. Te sprawozdania trafiają do KRS po ich zatwierdzeniu, a jeśli nie zostaną zatwierdzone, to do 15 lipca br. (jeśli rok obrotowy skończył się 31 grudnia 2019 r.).
Warto tu przypomnieć, iż do szefa KAS po zmianach od 1 stycznia 2020 r. trafią za to sprawozdania podatników CIT, którzy nie są wpisani do KRS, np. stowarzyszeń i fundacji nieprowadzących działalności gospodarczej. W związku z tym została im narzucona forma struktur XML przy sporządzaniu sprawozdania.