Problem z fakturowaniem i korygowaniem dokumentów faktur od lat jest jednym z podstawowych, z którym muszą borykać się podatnicy. Wprowadzone z początkiem kwietnia 2017 r. przepisy przewidujące dotkliwe sankcje za nierzetelne fakturowanie bardzo zaniepokoiły podatników i zmotywowały wielu z nich do uszczelniania systemu emisji faktur oraz weryfikacji otrzymanych dokumentów.
Kowtech sp. z o.o. zajmuje się działalnością handlową w branży elektronicznej. Dostawcami i klientami spółki są zarówno podmioty krajowe, jak i zagraniczne. Ze względu na pewne uwarunkowania powodowane funkcjonalnością systemu informatycznego, za pomocą którego fakturowana jest sprzedaż, całość dokonywanych dostaw fiskalizowana jest w kasie rejestrującej. Główna księgowa spółki już niejednokrotnie się zastanawiała, czy nie zmienić tej praktyki, jednak za każdym razem ze strony firmy, która dostarczyła i obecnie obsługuje system, padały argumenty, które przekonywały zarząd spółki do zachowania takiego modelu.
Jeżeli chodzi o dokonywane zakupy, to faktury dokumentujące transakcje opisywane są pod kątem merytorycznym przez pracowników dokonujących zakupów i dopiero po takiej obróbce trafiają do księgowości, która – przeprowadziwszy weryfikację pod względem rachunkowym – uwzględnia dane z dokumentu w rozliczaniach podatkowych. A przynajmniej tak według niepisanych zasad wewnętrznych powinien wyglądać obieg dokumentów zakupowych. W praktyce często wygląda to inaczej. Opisy merytoryczne nie zawsze są dokonywane tak sprawnie, jak tego oczekiwałaby księgowość, dlatego w przypadku dokumentów wystawianych przez kontrahentów, z którymi firma już wcześniej współpracowała, niejednokrotnie jest tak, że księgowość rozlicza wydatek, a dopiero później faktura jest opisywana przez pracownika dokonującego zakupu.
Reklama
Jednak czasami się okazywało, że faktura była obarczona błędem. Jeżeli został on wychwycony przez księgowość, to dokument nie był uwzględniany w rozliczeniach podatkowych, a najpierw podejmowane były działania mające na celu skorygowanie dokumentu. Kilka, a może nawet kilkanaście razy zdarzyło się niestety tak, że błąd był ujawniany dopiero wtedy, gdy dokument trafił do osoby opisującej go merytorycznie i konieczne było korygowanie dokonywanych wcześniej rozliczeń. Jeżeli proces weryfikacji dokumentu odbywał się zgodnie z tym, jak to powinno wyglądać, a osoba opisująca dokument merytorycznie zauważyła błąd w jego treści, wówczas to ona zwracała się do wystawcy z żądaniem korekty. Były też przypadki, że do rozmów z wystawcą faktury musiała włączyć się księgowość spółki, a dokładniej jej główna księgowa, gdyż świadczący odmawiał wystawienia korekty, twierdząc, że jest ona zbędna, lub zasłaniając się brakiem możliwości jej przeprowadzenia.
Po jednej z takich sytuacji, kiedy rozmowy z kontrahentem miały nie do końca przyjemny charakter, główna księgowa postanowiła omówić z doradcą podatkowym podobne przypadki, a także procedury, jakie są stosowane w spółce. Dobrze się złożyło, bo akurat przesłał on za pośrednictwem poczty elektronicznej informację, że w związku ze zmianami, jakie zostały uchwalone przez parlament, a które wejdą w życie od 2020 r., należy poddać weryfikacji zasady fakturowania oraz korygowania faktur wystawionych przez spółkę, a także reguły, jakimi kieruje się ona dokonując rozliczeń VAT naliczonego, ze szczególnym uwzględnieniem zasad postępowania w przypadku braku na fakturze NIP odbiorcy.

Reklama
W efekcie doradca podatkowy przyjechał do siedziby spółki, gdzie spotkał się z główną księgową. Gdy przybliżyła ona zasady panujące w firmie, rozmówcy przeszli do konkretów.

• Etap I Sprawdzenie poprawności otrzymanej faktury

– Czyli uważa pan, że fakturę w pierwszej kolejności należy poddać weryfikacji merytorycznej? – upewniła się główna księgowa.
– Zdecydowanie tak – w głosie doradcy podatkowego nie było nawet cienia wątpliwości. – To osoba, która dokonuje zakupu, wie, czy w treści faktury zostało zaprezentowane wszystko prawidłowo, czy właściwie zostało wskazane świadczenie, ilość, cena i inne elementy.
– Czyli chodzi o sprawdzenie, czy faktura jest zgodna z przedmiotem i przebiegiem transakcji?
– Właśnie tak. To nic innego jak weryfikacja rzetelności dokumentu. Trzeba bowiem pamiętać, że oprócz konsekwencji podatkowych nierzetelność faktury może skutkować nawet odpowiedzialnością karną. Nie chodzi przy tym wyłącznie o odpowiedzialność karną wystawcy faktury, ale również osoby, która nią się posługuje.
– Faktycznie jakieś dwa lata temu wiele o tym mówiono, ale obecnie jakby temat przycichł.
– Zapewne ma pani na myśli 2017 rok, wówczas wchodziły w życie przepisy kodeksu karnego – wyjaśnił doradca podatkowy – To, że obecnie nieco mniej się o tym mówi, nie oznacza, że temat jest nieaktualny. Cały czas przepisy obowiązują i już tylko z tego powodu należy zadbać o wnikliwą analizę dokumentu pod kątem rzetelności, a następnie o opis osoby, którą ją przeprowadziła. Chodzi o kwestię bezpieczeństwa osób zajmujących się w firmie rozliczeniami podatkowymi, czyli również pani.

co na to prawo? rada 1

– No dobrze, czyli pracownik merytoryczny sprawdza fakturę, ale czy powinien weryfikować ją również formalnie, tj. czy została wystawiona przez prawidłowy podmiot i czy nasze dane jako nabywcy są prawidłowo w niej zaprezentowane?
– Uważam, że tak. Zwłaszcza że niekiedy jest bardzo cienka granica pomiędzy tym, czy ocena jest jeszcze formalna, czy już merytoryczna.
– Nie do końca rozumiem…
– Załóżmy, że w dokumencie faktury sprawdzane są dane stron i stwierdzimy, że wystawca nie został określony zgodnie z umową czy zamówieniem. Wówczas powinno pojawić się pytanie, czy jest to tylko wadliwa prezentacja danych sprzedawcy i jednocześnie wystawcy, czy może nastąpiło przekłamanie co do stron czynności. Tego rodzaju problemy pojawiają się niejednokrotnie wówczas, gdy funkcjonuje kilka podmiotów o bardzo podobnych nazwach, jeżeli inny jest sprzedawca a inny wystawca faktury. Ale z pewnością weryfikacja, bez względu na to, jak ją sklasyfikujemy, powinna być dokonana przez pracownika, który zajmował się zakupem od strony merytorycznej, ewentualnie ze wsparciem ze strony księgowości.

co na to prawo? rada 2

– Tak, to zdecydowanie uzasadnia zasadę, wedle której to pracownik dokonujący zakupu w pierwszej kolejności weryfikuje treść dokumentu i dopiero gdy uzna, że jest prawidłowa, to przekazuje do nas. A co gdy są błędy?
– Zasadniczo należałoby dokonać korekty dokumentu.

• Etap II Decyzja o sposobie korekty faktury

– Dokonać korekty? – zdziwiła się księgowa – Chyba zwrócić fakturę do wystawcy?
– Powiedziałem dość ogólnie „dokonać korekty”, ale tak naprawdę chodzi o to, że dokument powinien być skorygowany. I co do zasady nie zwracamy wadliwej czy nierzetelnej faktury wystawcy – dodał pośpiesznie doradca.
– Nawet jeżeli jest z błędem? – jeszcze bardziej zdziwiła się jego rozmówczyni.
– Nawet wówczas. Może się bowiem okazać, że zwracając fakturę, działamy na swoją niekorzyść. Wyjątkiem może być jedynie sytuacja, w której jest to pusta faktura, która w ogóle nie powinna do nas trafić. Ale wówczas nie traciłbym czasu i pieniędzy na odsyłanie takiego dokumentu.

co na to prawo? rada 3

– To należy skontaktować się z wystawcą i zażądać, by wystawił korektę?
– Zazwyczaj tak, ale czasami możemy sami skorygować dokument wystawioną przez nas notą korygującą. Często jest tak, że wystawca faktury twierdzi, że ze względu na wadliwość systemu do fakturowania nie może wystawić faktury korygującej i wówczas wchodzimy w niepotrzebny spór. Gdy tymczasem wystarczy wystawić notę korygującą.

co na to prawo? rada 4

– Tak, ale kontrahenci najczęściej nie odsyłają potwierdzonych not korygujących i wówczas jest problem.
– Ale przecież w obecnym stanie prawnym nie jest wymagane, aby wystawca faktury odesłał podpisaną notę korygującą. Akceptacja może być dokonana w dowolnej formie.
– W sumie racja. A jak to wpływa na odliczenie?

• Etap III Ustalenie, czy błąd wpływa na prawo do odliczenia VAT

– Właśnie. I tutaj docieramy do istoty sprawy.
– To znaczy?
– Przecież – doradca zawiesił na chwilę głos – nie każdy błąd w fakturze pozbawia prawa do odliczenia VAT w niej wykazanego. Prawodawca stworzył zamknięty katalog błędów w fakturze, które wywołują taki skutek.

co na to prawo? rada 5

– To prawda, nie każdy błąd. Ale rozumiem, że w przypadku pustej faktury nie możemy odliczyć VAT?
– Oczywiście i tutaj żadna korekta nie pomoże. Po prostu taki dokument nie jest uwzględniany w ewidencji, a wystawcy ewentualnie wysyłamy informację, że faktura nie będzie przez nas w żaden sposób procedowana i oczywiście nie mamy podstaw do zapłaty wskazanej w niej kwoty.
– I temat zakończony – podsumowała księgowa. – Czasami się zdarza, że w fakturze brakuje pewnych danych. Co wówczas? Czy np. możemy odliczać VAT z faktury, w której nie został wskazany nasz NIP, a inne dane są prawidłowe? Czy możemy uzupełnić taki brak za pomocą noty korygującej?
– W tym roku odpowiedź jest prosta. Jeżeli nie mamy wątpliwości co do tego, że wszystkie dane zamieszczone w fakturze są prawidłowe, a jedyna jej wadliwość polega na braku NIP, to możemy odliczyć VAT i uzupełnić brakujący NIP notą korygującą. Nie ma przy tym potrzeby, byśmy czekali z odliczeniem na akceptację noty przez wystawcę faktury.
– To dobrze, bo takie sytuacje nam się zdarzają. Ale zaniepokoiło mnie to, że zaznaczył pan, iż do końca tego roku sprawa jest prosta…
– Tak, bo od nowego roku zmieniają się przepisy i brak NIP w fakturze może w praktyce być sygnałem, że nie będziemy mogli odliczyć VAT w niej wykazanego. Nie zawsze tak będzie, ale w każdym takim przypadku odliczenie będzie musiało być poprzedzone szczegółową weryfikacją we współpracy z wystawcą faktury.

co na to prawo? rada 6

– To faktycznie ustawodawca nie ułatwia nam życia.
– Niestety, a na dodatek próbuje obchodzić zasady prawa wspólnotowego.

• Etap IV Przygotowanie się na zmiany w przepisach

– Czy w związku z taką zmianą powinniśmy na coś jeszcze zwrócić uwagę? – zaniepokoiła się księgowa.
– Zdecydowanie tak. Chodzi o państwa sprzedaż, a dokładniej jej dokumentowanie.
– A co tutaj jest istotne?
– Chodzi nie tylko o samo dokumentowanie, chociaż to jest bardzo ważne, ale również akceptowania not korygujących.
– Czyli?
– Jak pani wcześniej wspominała, całość waszej sprzedaży jest rejestrowana w kasie fiskalnej…
– Tak, przecież to jest dopuszczalne…
– …i oczywiście można stosować taką metodę dokumentowania. Jednak od 2020 r. należy uwzględnić, że wystawiając faktury do transakcji, które zostały zarejestrowane w kasie fiskalnej, NIP można zamieścić w takim dokumencie wyłącznie wówczas, gdy numer taki został uprzednio ujawniony w paragonie. Gdyby w paragonie nie było NIP, a w fakturze został wykazany, wówczas na wystawcę zostanie nałożona sankcja podatkowa. Wynika to z faktu, że do sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej fakturę można wystawić dla podatnika jedynie wówczas, gdy w paragonie został również zaprezentowany NIP (numer VAT).
– To kiepsko, bo nie wiem, czy tego upilnujemy. Co zatem powinniśmy zrobić?
– Jeżeli nie mamy możliwości zagwarantowania, że w każdym paragonie, do którego następnie wystawiana jest faktura, zostanie przywołany NIP, to wyjście jest tylko jedno, czyli podział klientów na podatników VAT i konsumentów, a w efekcie fiskalizacja sprzedaży wyłącznie dla tych drugich.

co na to 0,prawo? rada 7

– No dobrze, to chyba nawet jest możliwe – zastanowiła się księgowa. – A co z tymi notami korygującymi, które do nas przychodzą?
– Jeżeli kontrahent przyśle notę korygująca, poprzez którą będzie chciał uzupełnić w fakturze brakujący NIP, przed akceptacją dokumentu powinniśmy sprawdzić, czy sprzedaż była zarejestrowana w kasie. Jeżeli tak, to następnym krokiem jest sprawdzenie, czy w paragonie został wykazany NIP. Gdyby była dokonana fiskalizacja w kasie, ale bez NIP na paragonie, wówczas konieczna jest odmowa akceptacji noty korygującej. W przypadku np. spółek taka faktura (tj. do sprzedaży zarejestrowanej w kasie z paragonem bez NIP) w ogóle nie powinna być wystawiona, gdyż istnieje duże prawdopodobieństwo, a nawet prawie pewność, że są podatnikami VAT.

co na to prawo? rada 8

– To faktycznie dokładają nam pracy. A co zrobi klient, któremu odmówimy?
– Nie powinien odliczać VAT z takiej faktury, bo jeżeli dokona odliczenia, zostanie na niego nałożona sankcja podatkowa.
– Czyli w tej sytuacji ktoś na tym straci, my albo kontrahent – zastanowiła się księgowa.
– Tak, a nawet więcej, bo gdyby się okazało, że były podstawy do przyjęcia, iż paragon bez NIP i faktura bez takiego numeru zostały wystawione jednak dla podatnika (np. spółki), to wystawca zostanie obciążony dodatkowym zobowiązaniem podatkowym. Zatem jedynym wygranym jest Skarb Państwa – podsumował doradca podatkowy. ©℗

rada 1 Osoba posługująca się nierzetelną fakturą może ponieść odpowiedzialność karną

Od kwietnia 2017 r. zarówno nierzetelne fakturowanie, jak i posługiwanie się nierzetelnymi fakturami niesie ze sobą ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej, a nawet karnej. Na podstawie przepisów karnych sankcjonowane są przestępstwa polegające na:
a) podrabianiu lub przerabianiu faktury w zakresie okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym;
b) używaniu jako autentycznej podrobionej lub przerobionej faktury, o której mowa w lit. a;
c) wystawianiu faktury lub faktur, zawierających kwotę należności ogółem, których wartość lub łączna wartość jest znaczna, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym;
d) używaniu faktur, o których mowa w lit. c.
Powyższe przestępstwa, w skrajnych przypadkach, zagrożone są karą nawet do 25 lat więzienia oraz grzywną, której wysokość (dla najbogatszych) może sięgnąć nawet 6 mln zł.
Oczywiście dla wystąpienia karalności istotna jest umyślność działania czy zaniechania. Chodzi jednak o weryfikację obiektywną. W związku z tym osoby kierujące firmami oraz zajmujące się ich rozliczeniami podatkowymi mogą być pociągnięte do odpowiedzialności karnej za posługiwanie się nierzetelnymi fakturami. Biorąc to pod uwagę, należy zadbać, aby pracownicy, którzy dokonują zakupów, prowadzili weryfikację dokumentów, badali ich zgodność ze stanem faktycznym. Jeżeli w firmie są implementowane i stosowane procedury weryfikacji, to nawet gdyby została wykorzystana nierzetelna faktura, podatnik, co prawda, nie uniknie konsekwencji podatkowych, ale łatwiej jest ustalić, która osoba zawiniła, a co za tym idzie – powinna być pociągnięta do odpowiedzialności karnej. Może nią być pracownik dokonujący zakupu i następnie weryfikujący poprawność dokumentu pod kątem merytorycznym.

rada 2 Rozbieżności dotyczące danych sprzedawcy wymagają sprawdzenia

Niekiedy niezgodność danych sprzedawcy wykazanych w fakturze z tymi, które widnieją w umowie czy zamówieniu, to zwykła pomyłka. Czasami jednak są to różne podmioty i wówczas faktura staje się dokumentem nierzetelnym. W każdym przypadku nabywca powinien przeprowadzić wnikliwą analizę i wyjaśnić rozbieżności.
Podatnik, który otrzymał fakturę, w której dane sprzedawcy są niezgodne z treścią umowy lub zamówienia, musi sprawdzić, z czego wynika owa niespójność oraz jaki jest jej charakter. Jeżeli jest to zwykła pomyłka, to faktura nie jest nierzetelna, a uchybienie nie skutkuje negatywnie dla nabywcy, chociaż oczywiście powinna być poprawiona poprzez dokument korygujący. Inaczej jest, gdyby świadczący wskazany w fakturze nie był tym samym, który wykonał świadczenie. Różnica taka najczęściej decyduje o nierzetelności dokumentu. Rzecz jasna możliwa jest szczególna sytuacja, jak np. przekształcenia, połączenia czy inne działania, w przypadku których ma miejsce sukcesja podatkowa. Wówczas konieczna jest weryfikacja i ocena sytuacji dokonana już nie przez osobę zajmującą się zakupem, ale pracownika księgowości lub ze wsparciem specjalisty zajmującego się podatkami (np. zewnętrznego doradcy).
Możliwe są też przypadki, w których fakturę wystawia na zlecenie sprzedawcy podmiot trzeci, ale wówczas odpowiednia informacja powinna być zamieszczona w treści samego dokumentu (wówczas również mniej wprawionemu w tematach podatkowych pracownikowi merytorycznemu zajmującemu się zakupami może być potrzebna pomoc specjalisty).

rada 3 Faktury zawierającej błędy lepiej nie odsyłać

Dość powszechny wśród polskich podatników zwyczaj odsyłania faktury może prowadzić do utrudnienia w dokonywaniu rozliczeń przez odsyłającego. O ile bowiem w sytuacji gdy błąd w fakturze uniemożliwia odliczenie VAT w niej wykazanego, można uzasadnić twierdzenie, że termin do rozliczenia VAT występuje dopiero po skorygowaniu dokumentu, o tyle przy uchybieniach niemających takiego skutku termin do odliczenia VAT biegnie już wraz z otrzymaniem dokumentu obarczonego błędem. W takim bowiem przypadku korekta – poprawiając fakturę – nie wpływa na prawo i termin odliczenia VAT. Jeżeli więc podatnik odesłał taką fakturę do poprawy (co samo w sobie nie jest, formalnie, możliwe do przeprowadzenia inaczej niż poprzez wystawienie dokumentu korygującego, a dla wystawienia niego bez znaczenia jest to, czy pierwotna faktura została zwrócona wystawcy), to tym sposobem pozbawia się źródła podatku naliczonego. W konsekwencji nawet otrzymawszy fakturę korygującą, bez posiadania faktury korygowanej nie dysponuje źródłem. Jednocześnie korekta nie uzasadnia wystawienia nowej faktury (wręcz nie powinno być emisji nowego dokumentu – z innym numerem – bo dojdzie do podwójnego fakturowania, z czego wynikną problemy z odliczeniem VAT, a jednocześnie obowiązek zapłaty VAT wykazanego w drugiej fakturze przez wystawcę). Jeżeli zatem faktura wróci do odbiorcy po złożeniu deklaracji za drugi okres rozliczeniowy po okresie pierwotnego otrzymania faktury, jedynym sposobem na rozliczenie VAT będzie korekta historyczna. Innymi słowy, zdecydowanie należy odradzać odsyłanie faktur z tego tylko powodu, że są obarczone błędem.
Z kolei pustej faktury nie musimy odsyłać, bo jeżeli dokument nas nie dotyczy, to sam fakt jego dostarczenia nie rodzi żadnych skutków prawnych.

rada 4 Odbiorca w wielu przypadkach może wystawić notę korygującą

Zgodnie z dyspozycją art. 106k ust. 1 ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8‒15 ustawy o VAT, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. W związku z tym za pomocą noty korygującej odbiorca faktury nie zmieni:
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawki podatku;
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwoty należności ogółem.
Pośród pozycji faktury, które nie mogą być zmodyfikowane za pomocą noty korygującej, prawodawca nie wskazał jednak numeru VAT (NIP) nabywcy.
Mimo że żaden przepis nie stanowi o tym w sposób jednoznaczny, w praktyce od lat funkcjonuje wykładnia, wedle której za pomocą noty korygującej nie można zmienić strony transakcji (zob. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 4 lutego 2016 r., sygn. akt I SA/Po 1270/15). Co prawda, wyrażany był też odmienny pogląd (np. w wyroku WSA w Kielcach z 21 sierpnia 2014 r., sygn. akt I SA/Ke 434/14), jednak taka wykładnia pojawiała się jedynie w nieznacznej części orzeczeń.
Zatem jeżeli faktura jest obarczona błędem, to odbiorca powinien w pierwszej kolejności sprawdzić, czy nie jest możliwe jej skorygowanie za pomocą noty korygującej. Jeżeli tak, odbiorca winien wystawić taki dokument. Zaznaczyć przy tym trzeba, że obecnie prawodawca, co prawda, wymaga akceptacji treści noty przez wystawcę faktury, ale nie precyzuje, jak ona ma być dokonana (to nie musi być kopia noty podpisana przez wystawcę faktury).

rada 5 Nie każdy błąd uniemożliwia odliczenie VAT

Weryfikując dokument, należy pamiętać, że nie każdy błąd w fakturze pozbawia prawa do odliczenia VAT z niej wynikającego. Jeżeli dokument nie jest obarczony błędem skutkującym brakiem prawa do odliczenia, to korekta jej treści nie odsuwa w czasie uprawnienia do odliczenia VAT. Tym samym podatnik, który zbyt długo czekałby na korektę, wstrzymując się jednocześnie z rozliczeniem podatku naliczonego, może doprowadzić do tego, że będzie zmuszony do skorygowania deklaracji podatkowej.
Katalog przypadków, w których wadliwość czy nierzetelność faktury skutkuje wyłączeniem prawa do rozliczenia, zamieszczony został w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Prawodawca wskazał, że nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:
1) sprzedaż została udokumentowana fakturami wystawionymi przez podmiot nieistniejący;
2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
3) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,
b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 (tj. czynności sprzeczne z ustawą albo mające na celu obejście ustawy) i art. 83 (tj. czynności pozorne) ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145) – w części dotyczącej tych czynności;
4) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
5) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.
W obecnym stanie prawnym katalog powyższy ma nie tylko charakter zamknięty, lecz także wyczerpuje wszystkie okoliczności, w których podatnik jest pozbawiony możliwości odliczenia VAT z faktury z uwagi na błąd w jej treści.
W pozostałych przypadkach uchybienie po stronie wystawcy nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia (oczywiście o ile sam zakup jest celowy fiskalnie). W konsekwencji, jeżeli podatnik otrzyma fakturę, która, co prawda, jest obarczona błędem, ale innym niż wskazany powyżej, równolegle do wystawienia noty korygującej czy żądania skorygowania faktury przez sprzedawcę, nie czekając na dokument korygujący, może odliczyć VAT z faktury (na zasadzie ogólnej).

rada 6 Od przyszłego roku trzeba bardziej uważać na faktury bez NIP odbiorcy

Nowe przepisy, obowiązujące od 2020 r., chociaż nie zakazują wprost odliczania VAT z faktur niezawierających NIP odbiorcy, to jednak w pewnych okolicznościach wywołają taki skutek. Jeżeli bowiem podatnik otrzyma fakturę bez NIP, to dla odliczenia wykazanego w niej podatku powinien w pierwszej kolejności sprawdzić, czy sprzedaż była zafiskalizowana w kasie rejestrującej. Gdyby się bowiem okazało, że nastąpiła taka rejestracja, wówczas konieczny jest kolejny krok, którym jest weryfikacja, czy na paragonie został ujawniony NIP odbiorcy.
Jeżeli w paragonie nie było numeru VAT, to na podatnika, który dokonał odliczenia, zostanie nałożone 100-proc. dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Co ciekawe, tak naprawdę prawodawca nie wskazuje, że sankcja będzie nałożona na podatnika, który odliczył VAT z faktury niezawierającej numeru VAT, lecz w ogóle z faktury wystawionej do sprzedaży zafiskalizowanej w kasie, gdy na paragonie brakuje NIP (wskazanie na brak NIP ma charakter uproszczenia wynikającego z faktu, że sprzedawca nie powinien wystawiać faktury dla podatnika, jeżeli sprzedaż jest zarejestrowana w kasie, a na paragonie nie został ujęty NIP).

rada 7 Lepiej nie narażać się na ryzyko sankcji

Według nowych przepisów obowiązujących od 2020 r. w przypadku transakcji zarejestrowanych w kasie fiskalnej podatnicy będą mogli wystawić fakturę dla innego podatnika VAT (tj. w pewnym uproszczeniu, wykazując w niej VAT odbiorcy), jeżeli w paragonie został wykazany numer VAT (NIP).
Gdyby podatnik wystawił fakturę dla sprzedaży zarejestrowanej w kasie, przy której w paragonie nie było NIP, wówczas na wystawcę będzie nałożone dodatkowe 100 proc. zobowiązanie podatkowe. Aby uniknąć takiej sankcji, podatnik powinien zaniechać rejestracji w kasie sprzedaży dla podatników lub obligatoryjnie, każdorazowo wykazywać w paragonach ich NIP.

rada 8 Nie zawsze będzie można zaakceptować notę korygującą

Jeżeli podatnik otrzyma notę korygującą, za pomocą której nabywca będzie uzupełniał brakujący w fakturze NIP, to przed jej zaakceptowaniem należało będzie sprawdzić, czy sprzedaż była zarejestrowana w kasie fiskalnej, a jeżeli tak, to czy w paragonie został ujęty NIP.
Na szczególną uwagę zasługują faktury wystawione dla osób fizycznych. W ich przypadku istnieje duże prawdopodobieństwo, że faktura nie zawiera NIP, gdyż została wystawiona dla nabywcy jako osoby niebędącej podatnikiem (czyli zgodnie z przepisami), a sama sprzedaż nie tylko była zarejestrowana w kasie fiskalnej, lecz także paragon nie zawierał NIP. W takiej sytuacji nota nie może być zaakceptowana.
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
!PODSUMOWANIE
Problem z fakturowaniem i korygowaniem dokumentów faktur od lat jest jednym z podstawowych, z którym muszą borykać się podatnicy. Wprowadzone z początkiem kwietnia 2017 r. przepisy przewidujące dotkliwe sankcje za nierzetelne fakturowanie bardzo zaniepokoiły podatników i zmotywowały wielu z nich do uszczelniania systemu emisji faktur oraz weryfikacji otrzymanych dokumentów.
Z kolei wraz z początkiem 2020 r. prawodawca wprowadza przepisy, poprzez które faktycznie ogranicza prawo podatników do rozliczania podatku naliczonego mającego swoje źródło w fakturze (i czyni to z pominięciem notyfikacji zmian Komisji Europejskiej). Co prawda w ustawie nie został expressis verbis zapisany zakaz odliczania, ale wprowadzenie sankcji w przypadku odliczenia VAT z faktury wystawionej do sprzedaży zarejestrowanej w kasie, dla której w paragonie nie został wykazany NIP, w istocie pełni taką funkcję. Co ważne, nie chodzi wyłącznie o przypadki, w których w fakturze nie został wykazany NIP, ale o wszystkie (również gdy NIP był w fakturze), w których do transakcji został wystawiony paragon bez NIP (o czym nabywca faktycznie może w ogóle nie wiedzieć). I to chyba jest najbardziej niepokojące.