Biała lista VAT. Będą ułatwienia dla firm, ale także nowe sankcje [PRZEGLĄD ZMIAN]

Po co powstaje biała lista VAT

Biała lista VAT zastąpi od września br. trzy funkcjonujące obecnie wykazy w których przedsiębiorcy szukają danych swoich kontrahentów (wykaz firm niezarejestrowanych lub tych, którzy zostali z rejestru wykreśleni czyli tzw. czarna lista, wykaz firm którym przywrócono rejestrację VAT, wykaz podatników czynnych i zwolnionych). Wykaz, który prowadził będzie szef Krajowej Administracji Skarbowej zastąpi je wszystkie. Przedsiębiorca znajdzie w nim najważniejsze dane dotyczące kontrahenta do pięciu lat wstecz (okres przedawnienia zobowiązania podatkowego). Najważniejszą korzyścią będzie możliwość sprawdzenia, czy kontrahent był czynnym podatnikiem VAT w konkretnym dniu (np. dokonania transakcji). To właśnie ma zminimalizować ryzyko wciągnięcia się w podatkowe oszustwo. Dostęp do wykazu ma być też całkowicie bezpłatny i jak zapewnia Ministerstwo Finansów będzie on działać intuicyjnie tak, aby wyszukanie interesującego nas kontrahenta nie sprawiało dużego problemu. To ostatnie zdaniem ekspertów niekoniecznie będzie jednak prawdą.

Co znajdziemy na białej liście VAT

- firmę (nazwę) lub imię i nazwisko podatnika;
- numery identyfikacji podatkowej, REGON i wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego (o ile zostały nadane), numer PESEL w przypadku osoby fizycznej;
- adres siedziby (gdy podatnik nie jest osobą fizyczną), adres stałego miejsca prowadzenia działalności lub zamieszkania (gdy podatnik jest osobą fizyczną)l
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zarządu spółki i jej prokurentów oraz ich numery NIP lub PESEL;
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer NIP bądź numer PESEL;
- datę rejestracji oraz datę i podstawę prawną, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru VAT lub przywrócenia do rejestru;
- numer firmowego rachunku rozliczeniowego lub imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej wskazanych przez podatnika w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym. Numery rachunków zostaną potwierdzone przy wykorzystaniu Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej (STIR).

Dlaczego numery rachunków bankowych będą tak ważne?

Resort finansów chce, aby to na konta zarejestrowane na białej liście trafiały płatności dotyczące transakcji o wartości powyżej 15 tys. zł (a więc te, które przedsiębiorcy powinni rozliczać elektronicznie). Ktokolwiek zapłaci należność na inny rachunek musi od początku 2020 r. liczyć się z podatkowymi sankcjami. Po pierwsze nie będzie mógł zaliczyć takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu w PIT lub CIT. Po drugie odpowie solidarnie ze swoim kontrahentem za VAT nierozliczony z tytułu transakcji. Wniosek? Przed każdą większą płatnością trzeba będzie sprawdzać białą listę i szukać w niej prawidłowego numeru kontrahenta. Jeśli przekazał nam inny numer i żąda wpłaty pieniędzy to możemy albo odmówić i prosić o aktualizację konta, albo zapłacić i w ciągu 3 dni od przelewu złożyć zawiadomienie do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury (a więc nie naszego, ale kontrahenta). Fiskus chce mieć bowiem pełny nadzór nad większymi płatnościami.

1. Czy każdy przedsiębiorca będzie musiał założyć konto firmowe po wejściu w życiu przepisów o białej liście VAT?
NIE. Nic się nie zmieni w tym zakresie (przynajmniej teoretycznie).
Najmniejsi przedsiębiorcy nie muszą posiadać konta z uwagi na art. 61 par. 1b ordynacji podatkowej, który pozwala im opłacać należności podatkowe gotówką. I to się nie zmieni. Pozostali przedsiębiorcy muszą wprawdzie mieć konto w banku lub w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, ale – tak jak dotąd – jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną, to w biznesie będzie mógł korzystać z rachunku założonego dla celów osobistych. W praktyce jednak od września br. warto będzie posiadać rachunek i zgłosić go do urzędu skarbowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Po pierwsze z uwagi na wchodzący w życie od listopada br. obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności (split payment). Nie może on być stosowany, gdy sprzedawca używa dla celów firmowych rachunku prywatnego. A kary za brak rozliczania się w split payment będą surowe. Po drugie od przedsiębiorcy mogą zacząć odwracać się kontrahenci, bo ich wpłaty które trafią na rachunek prywatny (nie znajdujący się na białej liście VAT) nie będą uznane za koszt uzyskania przychodu.

Niebezpieczeństwa dla białej listy VAT

1. Rachunki wirtualne

Chodzi o tworzone masowo przez firmy telekomunikacyjne i dostawców mediów rachunki wirtualne przypisywane do każdego klienta. Każda wpłata np. za prąd, czy abonament komórkowy, która trafia na taki subrachunek, jest wprawdzie ewidencjonowana na rachunku podstawowym, ale na jednoznaczną identyfikację kontrahenta pozwala tylko wirtualne konto. Nie są to też rachunki rozliczeniowe w rozumieniu prawa bankowego, a więc nie muszą być zgłaszane do US. Tym samym nie trafią na białą listę i można dojść do wniosku, że w 2020 r. firma opłacająca abonament za telefon nie zaliczy wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
Co na to resort finansów?
Wiceminister finansów Tadeusz Kościński zapewnił 20 sierpnia br. w odpowiedzi na interpelację poselską nr 32747, że problem zostanie rozwiązany jeszcze w 2019 r. Rachunki wirtualne nie będą wprawdzie zgłaszane fiskusowi, ale wpłaty, które na nie trafią, będą traktowane jak wpłaty na rachunek rozliczeniowy, do którego są przypisane. W tym celu wykorzystane mają być tzw. maski (numery identyfikujące rachunek). Do końca 2019 r. zostaną też wypracowane zasady zabezpieczające takie płatności.

2. Rachunki depozytowe i powiernicze

Chodzi o konta, które zabezpieczają pieniądze w sytuacji, gdy obie strony chcą ograniczyć ryzyko niewykonania zobowiązania. Dzięki zatrzymaniu wpłaty obie strony mają gwarancję, że umowa zostanie zrealizowana terminowo i zgodnie z ustalonymi warunkami. Dopiero po jej zrealizowaniu środki z rachunku są odblokowywane i trafiają do sprzedawcy. Rachunki depozytowe i powiernicze nie spełniają definicji rachunku rozliczeniowego i nie znajdą się na białej liście. W konsekwencji wielomilionowe wpłaty np. przy transakcjach, których przedmiotem są nieruchomości, mogłyby nie być kosztem uzyskania przychodu.
Co na to resort finansów?
Jeśli taka wpłata zostanie potwierdzona fakturą, to najlepszym wyjściem będzie złożenie zawiadomienia o płatności na niezarejestrowane konto. Podatnik ma na to 3 dni od przelewu.

3. Płatności kartą kredytową czy za pomocą elektronicznych pośredników płatności (np. PayPal)
W takim przypadku nie ma możliwości weryfikacji, czy płatność wpłynie na rachunek faktycznego odbiorcy płatności zawarty w wykazie. Przedsiębiorca naraża się na podatkową sankcję i nie jest nawet pewny, czy ma obowiązek składać zawiadomienie o płatności na niezarejestrowane konto. Ta luka w praktyce byłaby zagrożeniem dla całego sektora e-handlu.
Co na to resort finansów?
Trwają negocjacje z sektorem bankowym, które pozwolą rozwiązać ten problem jeszcze w 2019 r.

4. Płatności na rachunki cesyjne
Kolejny problem może dotyczyć masowo otwieranych i zamykanych przez banki rachunków cesyjnych, które zabezpieczają terminową spłatę kredytów. Rachunki takie nigdy nie były zgłaszane fiskusowi, a konieczność ich zgłaszania w 2020 r., aby uniknąć sankcji w PIT lub CIT, byłaby nieproporcjonalnym obciążeniem.
Co na to resort finansów?
Zapewnił, że zna problem i pracuje nad tym, aby „od 1 stycznia 2020 r. sytuacja płacących na rachunki cesyjne była jednoznaczna”

5. Techniczne problemy przy korzystaniu z białej listy VAT
W jaki sposób będzie można sprawdzić kontrahenta? Ministerstwo Finansów zaproponowało dwa rozwiązania:
1) tzw. interfejs programistyczny API (ang. application programming interface) oraz
2) plik tekstowy, czyli zasadniczo metodę odręcznej weryfikacji.
Niezależnie od metod udostępnionych przez MF podatnik będzie musiał mieć własne narzędzia informatyczne, które będą łączyć się z białą listą. Stworzenie takiego narzędzia trzeba będzie zapewne powierzyć informatykowi. Można je też będzie kupić od zewnętrznych producentów oprogramowania lub zmodyfikować w tym celu własny system księgowy.

API – problem.
Za pomocą interfejsu programistycznego API będzie można automatycznie zweryfikować co najwyżej 300 podmiotów dziennie. Będzie bowiem można zadać 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów. To problem bo większość dużych podatników wykonuje od kilkaset do kilku tysięcy transakcji dziennie, a są podatnicy, którzy mają kilkadziesiąt tysięcy kontrahentów.
Co na to resort finansów?
Planowany limit dostępu do usługi API związany jest z potrzebą zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i ochrony danych oraz wysokiej wydajności rozwiązania. Jednocześnie zaznaczyć należy, iż usługa na chwilę obecną pozostaje w fazie testów i parametry oraz warunki jej udostępniania mogą ulec zmianie. Wprowadzone ograniczenie składania automatycznych zapytań z wykorzystaniem interfejsu API nie powoduje blokady odpytywania na wykazie o pojedyncze podmioty.

6. Płatności na rachunki zagranicznego kontrahenta
Jeśli nie będzie zarejestrowany dla celów VAT w Polsce, to przepisami o białej liście nie musimy się przejmować. W innym przypadku jednak mają zastosowanie, a to oznacza, że dla bezpieczeństwa każdorazowo lepiej sprawdzić elektroniczny wykaz czynnych podatników. Niektórzy eksperci już dziś zwracają uwagę na to, że takie zagraniczne rachunki mogą być prowadzone w innym niż polski formacie. Mogą się więc pojawić problemy czysto techniczne z ich zgłoszeniem na białą listę VAT