Co do zasady, najem okazjonalny oznacza umowę zawartą na zasadach przewidzianych w ustawie o ochronie praw lokatorów, która przyznaje wynajmującemu preferencyjne warunki eksmisji. W powszechnym rozumieniu tego terminu, najem okazjonalny może także oznaczać każdą umowę najmu zawieraną poza działalnością gospodarczą.

Więcej o zasadach najmu okazjonalnego przeczytasz tutaj >>

Należy jednak zaznaczyć, że rozróżnienia dotyczące najmu z prawa cywilnego nie mają znaczenia na gruncie prawa podatkowego. Od każdych przychodów z najmu należy bowiem odprowadzić podatek dochodowy.

Jak opodatkowany jest najem?

W zależności od wyboru podatnika i z zastrzeżeniem spełnienia dodatkowych warunków, najem może zostać opodatkowany na kilka sposobów: w ramach działalności gospodarczej, na zasadach ogólnych lub w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

- Osoby decydujące się na stosowanie najmu okazjonalnego zazwyczaj nie prowadzą działalności gospodarczej i zwykle nie są zainteresowane stosowaniem zasad ogólnych (opodatkowanie dochodu według stawki 18 i 32%), stąd najczęściej decydują się na ryczałt. Nie należy jednak uznawać ryczałtu za jedyną formę opodatkowania najmu okazjonalnego. Ponadto ryczałt znajdzie także zastosowanie do umów nieprofesjonalnych, które nie podlegają UOPL, tzn. takich, które są zawierane poza zakresem działalności gospodarczej, ale nie umożliwiają eksmisji na preferencyjnych warunkach – wyjaśnia Marta Ignasiak, doradca podatkowy w kancelarii Schampera, Dubis, Zając i Wspólnicy.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?

Konieczne jest dokonanie dwóch zgłoszeń: pierwsze wynika z UOPL i jest to „zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego”.

- Drugie zgłoszenie wynika z ustawy PDOF i o podatku zryczałtowanym i dotyczy wyboru sposobu opodatkowania zysków z najmu. Zgłoszenia o wyborze opodatkowania przychodów w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych można dokonać w formie pisemnej (tak jak dotychczas i jak w przypadku innych form ryczałtu) lub poprzez dokonanie wpłaty na ryczał od przychodów ewidencjonowanych, ew. poprzez złożenie odpowiedniego zeznania podatkowego jeżeli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu. Niedokonanie żadnej z powyższych czynności powoduje, że zyski osiągane z najmu zostaną opodatkowane na zasadach ogólnych – tłumaczy wyjaśnia Marta Ignasiak.

Jak się okazuje, procedura ta nieznacznie różni się od pozostałych form najmu, przy których wymagane jest jedynie zarejestrowanie podatnika i ewentualne poinformowanie o wybranym sposobie opodatkowania.

Pismo do urzędu skarbowego

Zgłaszając najem do urzędu skarbowego wymagana jest forma pisemna. Należy zatem powołać treść właściwego przepisu i poinformować o zakresie zgłoszenia (informacja o zawarciu umowy najmu okazjonalnego), szczegółach umowy (nieruchomość, data, okres najmu) oraz spełnieniu ustawowych przesłanek najmu.

Na podstawie art. 19b ust. 1 UPOL zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego należy do dokonać w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu lokalu do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela.

- Na podstawie art. 9 ust. 1 i ust. 6 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym zgłoszenia woli opodatkowania w formie ryczałtu należy dokonać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym w danym roku podatkowym podatnik osiągnął pierwszy przychód z tego tytułu. W przypadku gdy pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu o wyborze ryczałtu można powiadomić w zeznaniu rocznym dotyczącym najmu. Złożone przez podatnika oświadczenie obejmuje także kolejne lata, chyba że w kolejnym roku przed osiągnięciem pierwszego przychodu podatnik w formie pisemnej złoży oświadczenie o rezygnacji z tej formy opodatkowania – informuje Marta Ignasiak.

Jaki jest termin na zgłoszenie najmu okazjonalnego?

Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego powinno zostać dokonane w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu lokalu. Oświadczenie o sposobie opodatkowania może zostać złożone nieco później, już po osiągnięcia pierwszego przychodu z tego tytułu. Jeżeli podatnik uzyskał pierwsze wynagrodzenie z tytułu najmu i chciałby skorzystać z opodatkowania ryczałtem to powinien złożyć oświadczenie w tym zakresie nie później niż do 20 dnia kolejnego miesiąca. Oświadczenie o wyborze sposobu opodatkowania ryczałtem może zostać złożone w formie pisemnej lub poprzez przystąpienie do wpłat podatku zryczałtowanego, jak również w ramach zeznania rocznego jeśli pierwsze wynagrodzenie zostało otrzymane w grudniu.

W przypadku osiągania przychodów, o których mowa w art. 6 ust. 1a, za równoznaczne z dokonaniem wyboru opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych na dany rok podatkowy uznaje się pierwszą w roku podatkowym wpłatę na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych z tego tytułu, a jeżeli pierwszy taki przychód podatnik osiągnął w grudniu roku podatkowego - złożenie zeznania, o którym mowa w art. 21 ust. 2 pkt 2.

Kary za brak zgłoszenia najmu okazjonalnego

Zgodnie z ustawą UOPL w przypadku niedopełnienia obowiązku zgłoszenia wynajmujący nie ma możliwości:

• pobierania przez wynajmującego opłat innych niż czynsz i opłaty niezależne od właściciela, do których należą opłaty za dostawę energii, gazu, wody oraz odbiór ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych (zwykle umowa kształtuje te obowiązki odpowiednio);

• dokonania eksmisji najemcy na preferencyjnych warunkach, tj. żądania opuszczenia lokalu przez najemcę w wyznaczonym terminie oraz możliwości złożenia wniosku o nadanie klauzuli wykonalności do aktu notarialnego stanowiącego załącznik do umowy.

Jeśli nie zgłosimy zatem najmu okazjonalnego, umowa najmu ta automatycznie przekształca się w standardową umowę najmu regulowaną przepisami Kodeksu cywilnego, z odpowiednimi obostrzeniami chroniącymi lokatorów. Jak wskazuje ekspertka Marta Ignasiak, uznaje się, że 14-dniowy termin na zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego jest nieprzywracalny.

- W praktyce dochowanie tego terminu ma głównie znaczenie w przypadku zawarcia umowy, o której mowa w UOPL, tj. umowy z załącznikami w postaci aktu notarialnego lub z regulacjami, które przewidują dodatkowe opłaty ponoszone przez najemcę. W przypadku zawarcia typowej umowy najmu poza działalnością gospodarczą, bez załączników-oświadczeń w formie aktu notarialnego, niedochowanie terminu nie będzie miało większego znaczenia – wskazuje Marta Ignasiak.

Co stanie się z kolei, jeśli nie zgłosimy zamiaru opodatkowania najmu ryczałtem? Konsekwencją będzie opodatkowanie przychodów na zasadach ogólnych, a zmiany w tym zakresie będzie można dokonać dopiero w kolejnym roku.

Samo nieopodatkowanie uzyskiwanych zysków wiązać się będzie z konsekwencjami podatkowymi w postaci obowiązku zapłaty podatku oraz odsetek od zaległości podatkowych i konsekwencjami karnymi skarbowymi.

Ile wynosi podatek od najmu okazjonalnego?

W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych stawka podatku jest prawie o połowę niższa od stawki podstawowej podatku dochodowego od osób fizycznych i wynosi 8,5% (do kwoty 100.000zł w roku) oraz 12,5% (od nadwyżki powyżej 100.000zł). Podstawą opodatkowania nie jest jednak dochód (jak w przypadku zasad ogólnych przewidzianych w PDOF) lecz przychód. Oznacza to, że nie ma możliwości rozpoznawania kosztów uzyskania przychodów.

- Z zasady większość podatników decydujących się na stosowanie ryczałtu nie ma kosztów, które można byłoby rozpoznać w rachunku podatkowy, więc opodatkowanie przychodów nie jest dla nich kłopotliwe. Podatnicy, którzy ponieśli wydatki na zakup, remont i/lub urządzenie przedmiotu najmu powinni rozważyć, czy zastosowanie zasad ogólnych, czy wręcz założenie działalności gospodarczej, nie będzie dla nich korzystniejsze – zaznacza Marta Ignasiak.

Biorąc pod uwagę fakt, że umowa najmu okazjonalnego może regulować sposób uiszczania różnych opłat związanych z przedmiotem najmu (np. kosztów mediów), należy zawsze pamiętać o odpowiednim jej sformułowaniu tak, by po stronie podatnika nie powstała konieczność opodatkowania czynszów i kosztów mediów, których nie będzie można rozpoznać jako koszt uzyskania przychodów. Uznanie takich kwot za przychód wynajmującego wymaga opłacenia od nich ryczałtu 8,5% pomimo, że w całości zostaną one wydatkowane na pokrycie kosztów związanych z nieruchomością.

Na gruncie prawa podatkowego nie ma rozróżnienia na najem okazjonalny i inny, więc wysokość opodatkowania nie musi się istotnie różnić pomiędzy różnymi rodzajami najmu. Ewentualne różnice zależeć będą od wybranego sposobu opodatkowania: w ramach działalności gospodarczej, na zasadach ogólnych, ryczałtem. Należy mieć na uwadze, że ustawodawca w odmienny sposób traktuje w zasadzie jedynie najem świadczony w ramach działalności gospodarczej (do którego poza zasadami ogólnymi i ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych dodatkowo można zastosować stawkę liniową 19%), zwykłe umowy najmu traktowane są tak samo bez względu na to czy wymogi UOPL zostały dochowane czy też nie