Krajowy System e-Faktur. Kto nie będzie musiał używać KSeF?

Z tego artykułu dowiesz się:

• kto i od kiedy będzie musiał wystawiać faktury w KSeF,
• kogo obowiązek korzystania z KSeF nie będzie dotyczył,
• jakie są wyjątki dla małych podatników i konsumentów,
• które procedury szczególne są wyłączone z systemu,
• jakie czynności zostaną wyłączone z KSeF na mocy rozporządzenia,
• od kiedy trzeba będzie odbierać faktury wystawione w KSeF przez kontrahentów.

Na początek przypomnienie, kto i od kiedy będzie musiał wystawiać faktury za pomocą KSeF. Będą to:

• od 1 lutego 2026 r. podatnicy, których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy, z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży brutto (czyli wraz z VAT) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (elektronicznie lub w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł. Oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r., chyba że wcześniej przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł – wówczas będą musieli zacząć wystawiać faktury w KSeF począwszy od faktury, którą ten pułap przekroczyli.

Uwaga: Terminy 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania. Wystawione przez kontrahenta (drugą stronę transakcji) faktury ustrukturyzowane trzeba będzie odbierać przy użyciu KSeF już od 1 lutego 2026 r. (poza ustawowymi wyjątkami).

Faktury z KSeF nie dla konsumentów

Od zasady ogólnej będą wyjątki. Przede wszystkim nie będzie obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF (czyli ustrukturyzowanych) na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT (przepis ten wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. , zgodnie z nowelizacja opublikowaną w Dz.U. z 2023 r. poz. 1598 ze zm.).

Przy czym uwaga: ustawa daje możliwość wystawiania faktur za pomocą KSeF również gdy nabywcą jest konsument (art. 106ga ust. 4). Ale w takiej sytuacji sprzedawca (usługodawca) musi uzgodnić z nabywcą sposób udostępnienia takiej faktury (art. 106gb ust. 4). W takiej sytuacji – jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów – sprzedawca nie będzie musiał przekazać konsumentowi np. wydruku faktury.

Jeżeli konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) będzie chciał odebrać fakturę korzystając z KSeF, to sprzedawca będzie mógł mu wydać wyłącznie kod QR wraz z danymi dostępowymi do faktury, bez konieczności przekazywania np. wydruku faktury – tłumaczy MF. „Wówczas osoba fizyczna po zeskanowaniu kodu QR i wpisaniu danych dostępowych będzie mogła pobrać fakturę bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie (które w przypadku konsumentów generalnie nie jest możliwe)” – wyjaśnia resort w Podręczniku KSeF 2.0.

Inne wyłączenia z KSeF

Ponadto faktur nie będą wystawiać przy użyciu KSeF podatnicy, którzy:

• nie posiadają na terytorium Polski siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, natomiast posiadają tu stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Procedury szczególne będą wyłączone

KSeF nie obejmie też faktur wystawianych przez podatników korzystających z następujących procedur szczególnych:

• procedura OSS nieunijna (ang. One Stop Shop, to procedura, która pozwala rozliczyć VAT należny z tytułu usług świadczonych na rzecz konsumentów w innych państwach unijnych, co uwalnia podatnika od obowiązku zarejestrowania się i rozliczenia VAT na zasadach ogólnych w każdym z poszczególnych państw UE-państw konsumpcji);
• procedura importu IOSS (ang. Import One Stop Shop, to procedura dla sprzedawców z państw trzecich, którzy nie posiadają swojej siedziby na terenie UE, a sprzedają na odległość towary importowane w przesyłce o wartości nieprzekraczającej 150 euro);
• procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

Wyłączenia na podstawie rozporządzenia

Wyłączone z KSeF będą również czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Obecnie – jak informuje Ministerstwo Finansów – trwają prace nad tym rozporządzeniem, a mają być w nim wymienione (jako wyłączone z KseF) m.in.:

• usługi przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego,
• usługi udokumentowane fakturą w formie biletu za przejazd kolejami, taborem samochodowym, środkami transportu morskiego i lotniczego,
• usługi zwolnione z podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT, udokumentowane fakturami lub innymi dowodami,
• dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

– nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP,

– sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą polskiego NIP.

Kto nie będzie musiał stosować KSeF do końca 2026 r.

Ponadto, do 31 grudnia 2026 r., nie będą musieli wystawiać faktur za pomocą KSeF podatnicy:

• u których łączna wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) udokumentowana tymi fakturami (papierowymi lub elektronicznymi) wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł,
• wystawiający faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury, czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).

Przy pisaniu artykułu korzystałam z materiałów MF udostępnionych na stronie: ksef.podatki.gov.pl