KSeF. Problemy z fakturami zakupowymi to trend ogólny. Może się on wkrótce pogłębić

- Wpisują się one w ogólny trend problemów z rozliczaniem zakupów po wejściu w życie obowiązkowego KSeF. Przyczyną jest różne podejście sprzedawców do sposobu wystawiania faktur i do ich zawartości. W przypadku spółdzielni mieszkaniowych mamy podobną sytuację jak w przypadku firm telekomunikacyjnych czy leasingowych – występuje istotny rozdźwięk pomiędzy dokumentami pobranymi z KSeF a dokumentami, które nabywcy otrzymują na skrzynki mailowe lub pobierają z portali dostawców. Na fakturach wystawionych w KSeF przez firmy telekomunikacyjne nie ma np. rat za sprzęt, a na fakturach leasingowych – np. kwot za ubezpieczenie przedmiotu leasingu. W efekcie kwota do zapłaty podana na fakturze ustrukturyzowanej jest mniejsza niż na dokumentach dostarczanych poza KSeF. Podobnie jest z fakturami otrzymanymi przez spółdzielnie od firm energetycznych – w miejsce dotychczasowych kilku czy kilkunastu „tradycyjnych” dokumentów spółdzielnie dostały teraz kilkunastokrotnie więcej.

Faktura wystawiana dla pojedynczego punktu

- Opisujemy przykład niedużej spółdzielni, w której liczba faktur wzrosła 17-krotnie. Firma energetyczna wyjaśniła, że wcześniej faktury mogły obejmować wiele punktów poboru energii w jednej zbiorczej fakturze, teraz każda jest wystawiana dla pojedynczego punktu.

- To logiczne w kontekście schematu faktury KSeF oraz ram konstrukcyjnych, które ona narzuca. Trzeba m.in. podać cenę jednostkową, co w przypadku firm energetycznych jest bardzo problematyczne. Stosują one wiele taryf, cenników czy nawet metod ustalania cen (np. ceny dynamiczne, które mogą się zmieniać nawet w ciągu jednego dnia). Przypomnę, że na pewnym etapie prac legislacyjnych pojawił się pomysł zniesienia obowiązku podawania cen jednostkowych – właśnie w odpowiedzi na głosy z sektora energetycznego.

- Co się z nim stało?

- Zarzucono go w momencie wprowadzenia uzupełniającego rozwiązania, jakim miał być załącznik do faktury ustrukturyzowanej (będący de facto dodatkowym elementem w samej fakturze). Jednak przeniesienie danych z dotychczasowych faktur do struktury załącznika nie zawsze jest możliwe i nie zawsze daje zadowalające efekty. Do tego trzeba jeszcze dodać ograniczenia systemowe narzucane przez KSeF, a konkretnie rozmiar faktury – w podstawowej wersji do 1 MB, a w wersji z załącznikiem do 3 MB.

Przyczyną jest m.in. rozmiar faktury

- Często wystawcy wskazują właśnie na te limity jako przyczynę problemów. Dlaczego?

- Ponieważ wskutek tych ograniczeń dochodzi czasem do kuriozalnych sytuacji. Schema dopuszcza wprawdzie określoną liczbę wystąpień danego elementu (np. 10 tys. wierszy czy 50 tys. danych faktur korygowanych), ale stworzenie pliku nawet z mniejszą liczbą tych elementów powoduje, że przekracza on limity rozmiaru (1 lub 3 MB). W efekcie dokument jest odrzucany przez KSeF. W takich przypadkach zwielokrotnienie liczby wystawianych faktur staje się wręcz koniecznością.

Problem może się wkrótce pogłębić

- Czyli wracamy do punktu wyjścia – jedna faktura na jeden punkt poboru energii?

- To mogłoby być skutecznym rozwiązaniem, pod warunkiem dobrego opisania wszystkich faktur. Tymczasem niektóre informacje są dostępne dopiero na dokumentach pobranych z portalu klienta, brakuje ich na fakturach dostępnych w KSeF. Miejmy nadzieję, że obecne problemy są jedynie chorobami wieku dziecięcego KSeF i z czasem rynek wypracuje standardy. Do tego czasu musimy się jednak uzbroić w cierpliwość i prawdopodobnie przygotować na większą dawkę chaosu po 1 kwietnia br., kiedy to zdecydowana większość podatników będzie już objęta obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.

Rozmawiała: Katarzyna Jędrzejewska