rozwiń ›

Z tym samym problemem mierzą się dziś w Polsce także inne spółdzielnie mieszkaniowe. Od lutego muszą, tak jak inne podmioty („niekonsumenci”), odbierać faktury wystawione przez dużych dostawców w Krajowym Systemie e-Faktur. Jak to wygląda w praktyce, opisała w liście do redakcji Dziennika Gazety Prawnej księgowa jednej ze spółdzielni (prosi o zachowanie anonimowości).

Z 10 faktur zrobiło się 170, czyli kilkunastokrotnie więcej

„Jesteśmy niedużą spółdzielnią mieszkaniową, która zarządza ponad 40 budynkami mieszkalnymi. Otrzymujemy faktury za energię elektryczną z dwóch źródeł: z Enea S.A. (która wystawia faktury za prąd oraz za usługi obejmujące energię elektryczną i dystrybucję) oraz Enea Operator S.A. (za dystrybucję energii). Do tej pory otrzymywaliśmy kilka, maksymalnie 10 szt. faktur za te usługi. Kilka dni temu dostaliśmy 170 sztuk faktur wystawionych w KSeF” – napisała księgowa.

Skąd aż taka różnica? Wcześniej na jednej fakturze widniało od kilku do kilkudziesięciu punktów poboru energii elektrycznej – odpowiednio z podsumowaniami do każdego licznika. Teraz – jak pisze czytelniczka – faktury zostały wystawione do pojedynczych liczników zamontowanych w budynkach.

Kwoty na tych fakturach są w większości rzędu od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych, a więc nieduże, za to roboty z ich zaksięgowaniem – huk. – A proszę sobie wyobrazić, ile faktur otrzymały duże spółdzielnie mieszkaniowe, mające setki lub tysiące punktów poboru – mówi księgowa.

To nie koniec, może być jeszcze gorzej

Spodziewa się, że za kolejne miesiące liczba faktur jeszcze się powiększy. Po pierwsze dlatego, że część tych, które dotychczas dostała jej spółdzielnia, została jeszcze wystawiona „po staremu”. – Dojdzie nam ok. 40 punktów poboru, więc liczba faktur od jednego dostawcy powiększy się do ponad 200 sztuk – oblicza czytelniczka.

Po drugie są obawy, że zwielokrotnione faktury wystawią wkrótce dostawcy innych mediów, w tym energii cieplnej i zimnej wody. – Obawiam się, że takich faktur będą setki, a może nawet tysiące – przewiduje księgowa.

Podkreśla, że wszystko to dzieje się w czasie, gdy, jak co roku, trzeba przygotować sprawozdania finansowe. – Dla nas księgowych to jak dobicie leżącego. Nikt z nas nie wytrzyma takich obciążeń – komentuje czytelniczka.

Co na to dostawca?

To, że jest problem, potwierdza Berenika Ratajczak, rzeczniczka prasowa spółki Enea. – Dostosowanie się do wymogów KSeF spowodowało zmianę sposobu fakturowania – rozliczenie dla każdego punktu poboru energii jest rejestrowane w systemie oddzielnie. Faktury obejmujące wcześniej wiele punktów poboru energii zostały podzielone na osobne dokumenty. Wcześniej mogły obejmować zbiorczo wiele punktów poboru. Teraz, aby zachować pełną zgodność z przepisami podatkowymi i wymaganiami systemu, każda faktura wystawiana jest dla pojedynczego punktu – wyjaśnia rzeczniczka.

Jakie wymagania systemu ma na myśli? – Takie jak zgodność ze strukturą danych KSeF, tj. schemą FA3 oraz weryfikatorem objętości pliku XML nie większym niż 1 MB – tłumaczy. Zapewnia zarazem, że Enea poszukuje rozwiązań, "które umożliwią spełnienie oczekiwań klientów, jednocześnie zapewniając zgodność z przepisami prawa i poprawność danych w systemie KSeF”.

Pracy dwa razy więcej

W Elektronicznym Biurze Obsługi Klienta Enei i aplikacji Moja Enea można nadal zajrzeć do e-faktur prezentowanych „po staremu”, czyli w dotychczasowej formie graficznej. Taką możliwość zapewniają też inni dostawcy. Pisaliśmy już o Orlenie, który na stronie: flota.orlen.pl udostępnia swoim klientom flotowym (czyli tym, którym spółka wystawia faktury w KSeF) dodatkowy dokument dla każdej wystawionej faktury o nazwie „Rozliczenie”. – Dokument można pobrać z portalu i znajdują się w nim wszystkie informacje, jakie Orlen S.A. przekazywał klientom przed wejściem KSeF w wersji obowiązkowej – zapewnia Mateusz Witczyński, rzecznik prasowy spółki.

Tyle że księgowi muszą teraz wejść zarówno do KSeF (nic ich z tego obowiązku nie zwalnia), jak i do danych udostępnionych na portalu czy – jak w przypadku spółki Enea – również w aplikacji. Liczby faktur w KSeF to nie zmniejsza, za to pracy przybyło.

Czytelniczka potwierdza, że na fakturach udostępnionych „po staremu” jest podsumowanie, takie jak było wcześniej. Korzyść – nie trzeba zliczać kwot na kalkulatorze. – Ale dla nas to marne pocieszenie, bo i tak musimy otworzyć każdą fakturę z KSeF, aby ją wprowadzić do rejestru VAT i zadekretować na odpowiednich kontach. Gdy więc korzystamy dodatkowo z e_BOK, to otwieramy te faktury z dwóch źródeł, a zatem czynności się podwajają – tłumaczy księgowa. Podkreśla, że mówi o 170 dokumentach, a nie maksymalnie 10 sztukach, jak dotychczas.

Automat tego nie zrobi

W zespole 4 „Koszty według rodzajów” odrębnie księguje się faktury za pobór energii, a odrębnie za usługi dystrybucji. Ponadto każdą fakturę trzeba rozliczyć dla celów VAT. – Automat tego nie zrobi – mówi księgowa, wskazując na specyfikę spółdzielni mieszkaniowych.

Specyfika wynika z tego, że spółdzielnie przede wszystkim zarządzają zasobami mieszkaniowymi, czyli wykonują czynności zwolnione z VAT. W tym zakresie nie mogą więc odliczać podatku wykazanego na fakturze. Jeśli jednak spółdzielnia prowadzi jednocześnie działalność gospodarczą (komercyjną), a tak jest niejednokrotnie (np. lokale użytkowe, wynajem powierzchni pod reklamy), to w tym zakresie odlicza podatek. Czasem nie da się zakupów przyporządkować bezpośrednio, trzeba stosować proporcję.

Kto za to zapłaci?

Nie wchodzi w grę zatrudnianie kolejnych pracowników – do obsługi faktur w KSeF, bo to – jak wskazuje czytelniczka – generowałoby koszty. A który spółdzielca lub właściciel mieszkania zgodzi się na podwyżkę czynszu? Media już w styczniu obiegła informacja, że jedna ze wspólnot mieszkaniowych w Trójmieście podniosła opłaty za zarządzanie o ponad 17 proc. Jako jeden z powodów podwyżki wskazała koszty wdrożenia KSeF.

Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB
ikona lupy />
Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB fot. Materialy prasowe / Materiały prasowe

Nie ma jednolitych standardów wystawiania faktur

W teorii KSeF miał uprościć i uporządkować obieg dokumentów. W praktyce – przynajmniej na obecnym etapie – oznacza dla wielu podmiotów zwiększenie liczby dokumentów, większą złożoność procesów i konieczność dostosowania systemów informatycznych do indywidualnych praktyk każdego wystawcy.

Największe wyzwania nie wynikają z samej idei e-faktury, lecz z braku jednolitych standardów w zakresie sposobu wystawiania faktur. To powoduje chaos operacyjny u odbiorców.

Szczególnie widać to na przykładzie spółdzielni mieszkaniowych. Część dostawców energii elektrycznej zdecydowała się wystawiać faktury w KSeF osobno dla każdego punktu poboru energii. W efekcie spółdzielnia, która dotychczas otrzymywała jedną fakturę zbiorczą, dziś otrzymuje nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, co oznacza wielokrotnie więcej dokumentów do zaciągnięcia, dekretacji i kontroli.

Z kolei inny dostawca energii umieszcza termin płatności w strukturze logicznej e-Faktury w innym polu niż to, które standardowo jest odczytywane przez systemy finansowo-księgowe. W rezultacie termin nie zaciąga się automatycznie do systemu księgowego, tylko trzeba go ręcznie wyszukiwać w pliku XML. To z kolei generuje ryzyko błędów, opóźnień w płatnościach i dodatkową pracę administracyjną. Księgowość spółdzielni, ale też innych podmiotów, musi więc dziś analizować nie tylko treść faktury, lecz także jej techniczne osadzenie w strukturze XML.