Ekspertka dla DGP: Wystawianie rachunków staje się coraz bardziej ryzykowne odkąd wszedł w życie KSeF

Generalnie MF oraz dyrektor KIS uważają, że podatnik VAT (zarówno czynny, jak i zwolniony) w celu udokumentowania czynności zwolnionych może wystawić wyłącznie fakturę. Ewentualnie może nie wystawiać żadnego dokumentu (jeżeli przepisy na to pozwalają), ale nie może zastąpić faktury rachunkiem.

Pojawiały się interpretacje, które dopuszczały możliwość wystawiania rachunków przez podatników zwolnionych, ale jednocześnie dyrektor KIS podkreślał, że na żądanie nabywcy (przy spełnieniu warunków z art. 106b ustawy o VAT) podatnik i tak musi wystawić fakturę, a po wejściu obowiązku KSeF – fakturę ustrukturyzowaną. Przykładem jest interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 27 października 2025 r. (0112-KDIL1-3.4012. 657.2025.2.MR).

Kiedy faktura, kiedy rachunek?

Mamy trzy możliwe przypadki. Pierwszy: gdy obowiązek wystawienia faktury wynika wprost z przepisów (np. podatnik wykonuje na rzecz innego podatnika czynności opodatkowane 23-proc. VAT). Druga sytuacja: gdy podatnik musi wystawić fakturę na żądanie, np. przy sprzedaży dla konsumentów oraz przy sprzedaży zwolnionej z VAT. W obu przypadkach obowiązek istnieje, jeżeli żądanie zostanie zgłoszone w terminie trzech miesięcy. I trzecia sytuacja: gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury nawet na żądanie, np. jeżeli ma sprzedaż zwolnioną z VAT, a nabywca zgłosił żądanie wystawienia faktury po upływie trzech miesięcy.

Tak, w tych przypadkach podatnik nie może zastąpić faktury rachunkiem ani innym dokumentem. Największe wątpliwości budzi trzecia sytuacja – gdy podatnik nie musi wystawiać faktury ani na podstawie bezwzględnego nakazu przepisów, ani w związku z żądaniem kontrahenta. Powstaje pytanie: czy, jeżeli chce on jednak udokumentować tę transakcję, to może wystawić rachunek lub notę? Do tej pory uważano, że tak.

Obecnie – w związku z KSeF – Ministerstwo Finansów i dyrektor KIS uznali, że nawet jeżeli podatnik dokumentuje transakcję dobrowolnie, to dokumentem tym musi być bezwzględnie faktura. Rachunek jest bowiem wystawiany – zgodnie ze stanowiskiem MF – co do zasady w odniesieniu do czynności nieobjętych VAT, a więc np. wskazanych w art. 6 ustawy o VAT, czynności wykonywanych przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika, przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

Skutki nowej wykładni w związku z wejściem w życie KSeF

Dla tysięcy podatników zwolnionych z VAT lub wykonujących czynności zwolnione z VAT staje się ona dużym wyzwaniem. To wyzwanie np. dla osób wynajmujących lokale w ramach tzw. najmu prywatnego, lekarzy, nauczycieli języków obcych, właścicieli niewielkich firm z obrotami do 240 tys. zł rocznie. Dotychczas wystawiali oni rachunki, a teraz okazuje się, że muszą – od 1 kwietnia 2026 r. albo od 1 stycznia 2027 r. – zacząć wystawiać faktury przez KSeF i nie mogą zastąpić ich rachunkami. Co więcej, aby w ogóle móc zacząć korzystać z KSeF, muszą wcześniej wystąpić o nadanie NIP. Taka wykładnia MF i dyrektora KIS budzi jednak, w mojej ocenie, poważne wątpliwości.

Dyrektor KIS powołuje się na art. 106ga ustawy o VAT i głównie z niego wywodzi obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Przyjmuje, że zwolnienia z tego obowiązku są wskazane wyłącznie w ust. 2 tego przepisu. Warto jednak podkreślić, że o tym, kiedy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury, stanowią art. 106a i art. 106b ustawy o VAT, a one nie nakazują dokumentowania fakturą czynności zwolnionych z VAT, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone po upływie trzech miesięcy. Jeżeli więc podatnik nie ma w ogóle obowiązku wystawienia faktury na podstawie art. 106a i art. 106b ustawy o VAT, to nie ma do niego zastosowania przepis o wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Jeżeli ktoś nie musi wystawiać faktur, nie musi tego robić ani w wersji papierowej, ani elektronicznej, ani tym bardziej ustrukturyzowanej.

Zgodnie z art. 87 ordynacji, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, to podatnik prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek – na żądanie kupującego lub usługobiorcy – wystawić rachunek potwierdzający sprzedaż lub wykonanie usługi. Jeżeli zatem z art. 106b ustawy o VAT nie wynika obowiązek wystawienia faktury, to w mojej ocenie sprzedawca może wystawić rachunek na podstawie ordynacji podatkowej. Oczywiście rachunku nie wystawia się w KSeF.

Wystawianie rachunków staje się coraz bardziej ryzykowne

Zważywszy na stanowisko MF i dyrektora KIS – jak najbardziej. Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden, często pomijany aspekt: o tym, czy dokument jest fakturą, decyduje nie jego nagłówek, lecz treść. Jeżeli dokument zawiera wszystkie elementy niezbędne dla faktury, to niezależnie od tego, co wskazano w nagłówku (np. „Faktura”, „Invoice”, „Rachunek” czy cokolwiek innego), jest on po prostu fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Jeśli wziąć pod uwagę ograniczony zakres danych wymagany na fakturach wystawianych przez podatników zwolnionych z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT, to dochodzimy do wniosku, że bardzo trudno będzie podatnikowi wystawić rachunek, który nie będzie fakturą.

Elementy, które powinna zawierać faktura wystawiana przez podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT (do 240 tys. zł), są wymienione w art. 106e ust. 4 pkt 3 ustawy o VAT. Może się więc okazać, że wiele dokumentów, które podatnicy wystawiają, nazywając je rachunkami, w istocie jest fakturami w rozumieniu ustawy o VAT. A w takim przypadku – bez względu na to, czy dokument został wystawiony w związku z obowiązkiem wynikającym z przepisów, czy z dobrej woli podatnika – obowiązkowe będzie jego wystawienie w odpowiedniej formie, a więc przez KSeF. ©℗