Według resortu, nie można cofnąć skutków takiego działania. Z tym że na razie nie będzie za to sankcji. Będą od 2027 r. Dlatego - jak zaleca MF – należy wykorzystać okres przejściowy „na wypracowanie wewnętrznych procesów, które zabezpieczą podatnika przed niewywiązaniem się z obowiązku wystawienia faktury przy użyciu systemu.”

Co zrobić w razie pomyłki?

Co do skutków wystawienia faktury w pdf, zamiast przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zdania wśród doradców podatkowych są podzielone. Dlatego postanowiliśmy zapytać o to wprost Ministerstwo Finansów. Spytaliśmy, czy podatnik, który przez pomyłkę wystawi fakturę w formacie pdf, będzie musiał:

1) anulować fakturę i „ponownie” ją wystawić – tym razem już w KSeF?

2) wystawić korektę do zera faktury w pdf oraz nową – tym razem już w KSeF?

3)„dosłać” fakturę do KSeF, czyli przygotować ją w XML z tymi samymi danymi, które są w fakturze w formacie pdf i wysłać plik do KSeF?

4) niczego nie korygować, po prostu wystawić fakturę za pomocą KSeF?

Co na to Ministerstwo Finansów?

Żadne z tych rozwiązań nie jest poprawne – odpowiedziało ministerstwo. Wyjaśniło, że jeżeli sprzedawca wystawi fakturę z pominięciem KSeF, w postaci pliku pdf, i przekaże ją nabywcy, to nie będzie możliwe cofnięcie skutków takiego działania. Nie może jej anulować (rozwiązanie nr 1), jeżeli przekazana nabywcy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą oraz weszła do obrotu prawnego. Nie może jej skorygować (rozwiązanie nr 2), jeśli na takiej fakturze nie będzie żadnych pomyłek ani błędów.

„KSeF nie jest także systemem służącym do raportowania o wystawionych poza KSeF fakturach elektronicznych” – wyjaśniło MF, odnosząc się do zasugerowanego rozwiązania nr 3. Jedynym przypadkiem dosłania faktur do KSeF „następczo” , czyli po ich wystawieniu, jest tryb offline (offline24, offline-niedostępność KSeF oraz tryb awaryjny) – dodał resort, ale nie tego trybu dotyczyło nasze pytanie.

A co z rozwiązaniem nr 4? Też – według MF - nie wchodzi w grę. „Wystawienie faktury z naruszeniem art. 106ga ust. 1 (tj. przy użyciu KSeF) jest zatem nieodwracalne i żadna z zaproponowanych w pytaniu opcji nie jest właściwa” – podsumował resort. Dodał, że od 2027 r. takie naruszenie przepisu może się skończyć dla podatnika nałożeniem na niego sankcji z art. 106ni ustawy o VAT.

Nie da się poprawić faktury wystawionej w pdf, zamiast w KSeF. Co na to eksperci?

Tego samego zdania jest Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB (patrz opinia w ramce). Krytycznie do odpowiedzi resortu podchodzi natomiast Radosław Kowalski, doradca podatkowy (zob. opinia).

Fragment odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie DGP

W sytuacji, gdy sprzedawca wystawi fakturę z pominięciem KSeF, w postaci pliku pdf i przekaże ją nabywcy, to nie jest możliwe cofnięcie skutków takiego działania. Wynika to z faktu, że podatnik wprowadził fakturę do obrotu prawnego poza systemem. Przepisy ustawy przewidują możliwość wystawiania faktur w trybie online lub offline. W przypadku trybu online faktura jest wystawiana w systemie w czasie rzeczywistym. W przypadku trybu offline24 faktura jest wystawiana poza KSeF, zgodnie z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej i niezwłocznie, nie później niż w kolejnym dniu roboczym dosyłana do systemu. W przypadku gdy nabywcą będzie podatnik krajowy posiadający NIP, taka faktura nie jest mu wydawana poza systemem.

W opisanych w pytaniu okolicznościach wystawienie faktury nastąpiło jednak całkowicie poza systemem – tzn. wystawiono fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy i wydano ją nabywcy także poza KSeF. Zakładając, że przekazana nabywcy faktura dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą oraz weszła do obrotu prawnego – brak jest podstaw do jej anulowania. Niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury przy użyciu KSeF nie wpisuje się również w katalog przesłanek wymienionych w art. 106j ustawy. Dokument nie zawiera w swej treści żadnych pomyłek ani błędów. Fakt wystawienia faktury z pominięciem KSeF nie stanowi przesłanki do skorygowania tej faktury. Zaznaczyć należy, że KSeF nie jest także systemem służącym do raportowania o wystawionych poza KSeF fakturach elektronicznych. Jedynym przypadkiem dosłania faktur do KSeF „następczo” po ich wystawieniu jest tryb offline (offline24, offline-niedostępność KSeF oraz tryb awaryjny). Powyższe okoliczności w opisanym w pytaniu stanie faktycznym jednak nie wystąpiły. Wystawienie faktury z naruszeniem wskazanego na wstępie art. 106ga ust. 1 jest zatem nieodwracalne i żadna z zaproponowanych w pytaniu opcji nie jest właściwa. Od stycznia 2027 r. takie naruszenie przepisu będzie mogło skutkować nałożeniem na podatnika sankcji z art. 106ni ustawy.

W okresie przejściowym - do końca 2026 r. nie będą stosowane kary za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF. Administracja skarbowa w pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego KSeF będzie skupiała swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspierała ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku. Okres odroczenia będzie służył dostosowaniu się podatników do nowych wymogów oraz poznaniu funkcjonalności systemu, bez konieczności ponoszenia dodatkowych sankcji. Od 1 stycznia 2027 r. niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF będzie oznaczało jednak możliwość nałożenia na takiego podatnika kary. Należy więc wykorzystać okres poprzedzający wdrożenie obowiązkowego KSeF oraz okres przejściowy od lutego 2026 r. do końca 2026 r. na wypracowanie wewnętrznych procesów, które zabezpieczą podatnika przed wskazanym w pytaniu niewywiązaniem się z obowiązku wystawienia faktury przy użyciu systemu.

Radosław Kowalski, doradca podatkowy
ikona lupy />
Radosław Kowalski, doradca podatkowy / Materiały prasowe / Radosław Kowalski

Wyjaśnienie MF musi budzić wątpliwości

Nie można zgodzić się ze stwierdzeniem, że „KSeF nie jest także systemem służącym do raportowania o wystawionych poza KSeF fakturach elektronicznych”. Czymże w istocie jest faktura offline, w szczególności offline 24. Przecież np. w art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT prawodawca wskazał, że podatnik może wystawić faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze strukturą Fa(3). Taki dokument jest następnie przesyłany do KSeF. Owszem, w ust. 2 mowa jest o terminie przesłania nie później niż w następnym dniu roboczym, jednak nie zmienia to faktu, iż ma miejsce wystawienie faktury poza KSeF i jej wysyłka do tego systemu.

Co więcej w ust. 16 tego samego artykułu prawodawca zaznaczył, że za fakturę offline24 uznaje się fakturę, której „data przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze” (czyli późniejsza niż data wskazana w polu P_1).

Gdyby zatem faktura, o której mowa w pytaniu, została wystawiona w strukturze, zwizualizowana i przekazana w formie np. pdf, to nie jest prawdziwym stwierdzenie, że nie może być ona fakturą ustrukturyzowaną. Problem ten niejednokrotnie już sygnalizowałem, również na łamach DGP. Może on być poważny zwłaszcza w 2026 r., gdy np. faktura zostanie wystawiona w strukturze w kwietniu, przekazana klientowi jako pdf, a przesłana do KSeF we wrześniu. Sprzedawca nie będzie jeszcze zagrożony sankcją, ale nabywca będzie miał dylemat - kiedy (w jakiej dacie) odliczyć VAT?

Niejednokrotnie poruszałem też na łamach DGP problem wynikający ze stwierdzenia, że wizualizacje faktur offline24 nie mogą być wydane przed wysyłką do KSeF. Z jakiego przepisu wynika, że taki dokument nie może być uznany za „tylko” potwierdzenie transakcji? Czy gdyby nie było w nim określenia „faktura”, ale były wszystkie dane wymienione w art. 106e ustawy o VAT, to czy nie jest on fakturą? Można czy nie można wystawić faktury w KSeF?

Prawda jest taka, i wielokrotnie było to już podnoszone, że przepisy ustawy o VAT nie są przygotowane do rozstrzygania takich kwestii, jak wskazane w pytaniu redakcji DGP. A informacje płynące ze strony MF to zaklinanie rzeczywistości, które mogą nie wytrzymać konfrontacji z rzeczywistością.

Patrycja Kubiesa doradca podatkowy w kancelarii KiB
ikona lupy />
Patrycja Kubiesa doradca podatkowy w kancelarii KiB fot. Materialy prasowe / Materiały prasowe

Zgadzam się z Ministerstwem Finansów

Zgadzam się z MF, ponieważ w mojej opinii, w sytuacji przedstawionej w pytaniu redakcji DGP, przepisy ustawy o VAT nie przewidują możliwości:

- anulowania faktury i ponownego jej wystawienia w KSeF, z uwagi na fakt, że faktura została już wprowadzona do obiegu prawnego, a zatem nie jest możliwe jej anulowanie,

- wystawienia korekty „do zera” i zastąpienia jej nową fakturą ustrukturyzowaną, z uwagi na fakt, że nie zaistniała żadna ustawowa przesłanka do wystawienia faktury korygującej,

- „dosłania” tej samej faktury do KSeF w postaci pliku XML, z uwagi na fakt, że doszłoby wtedy do zduplikowania dokumentu - raz faktura istniałaby jako wystawiona poza KSeF, a drugi raz jako wystawiona w KSeF.

Kluczowe znaczenie ma tu art. 106j ustawy o VAT, który zawiera zamknięty katalog przesłanek wystawienia faktury korygującej:

  • podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
  • stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Samo wystawienie dokumentu z pominięciem KSeF nie stanowi błędu w treści faktury, nie dotyczy nieprawidłowo zastosowanej ceny, stawki, kwoty podatku ani danych stron transakcji. Skoro faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze i nie zawiera pomyłek merytorycznych, brak jest podstaw do jej korekty.

Równie istotny jest art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, który wprowadza obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF. Jego naruszenie nie uruchamia jednak żadnego mechanizmu „naprawczego” w postaci korekt czy ponownego wystawienia faktury.