KSeF. Kiedy wizualizacja, kiedy wydruk, a kiedy potwierdzenie transakcji?

• tryb offline24 (art. 106nda ustawy), o którym Ministerstwo Finansów napisało w Podręczniku KSeF 2.0, że będzie go można stosować „bez ograniczeń” i że został on „wprowadzony szczególnie z myślą o potencjalnych problemach z dostępem do sieci internet, które mogłyby wpłynąć na ciągłość wystawiania faktur w KSeF”;
• tryb offline (art. 106nh ustawy), który ma być stosowany w sytuacji, gdy KSeF będzie niedostępny ze względu na prace serwisowe;
• tryb awaryjny (art. 106nf ustawy), który będzie wykorzystywany w razie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej.

Tryby offline24 i offline będą do siebie bardzo podobne. Podatnik wystawi fakturę poza KSeF, a następnie – nie później niż w kolejnym dniu roboczym (po dniu wystawienia faktury/ zakończenia okresu niedostępności KSeF) – prześle ją do systemu.

Kiedy wizualizacja faktury?

W odpowiedzi na pytania DGP ministerstwo potwierdziło to, co wielokrotnie już komunikowało: podatnik będzie mógł wydać wizualizację faktury wystawionej w trybie offline24, jeśli fakturze został już nadany numer KSeF. W takim przypadku – jak tłumaczy resort – „sprzedawca może przekazać nabywcy wizualizację faktury (np. wydruk lub w formacie PDF), opatrzoną kodem QR, który umożliwi dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych” zamieszczonych na fakturze.

Te wyjaśnienia resortu rozwiewają wątpliwości internautów. Oto jeden z wpisów w mediach społecznościowych: „Wystawiam fakturę w trybie offline, następnego dnia wysyłam ją do KSeF i dopiero po umieszczeniu jej w KSeF generuję wizualizację w formacie PDF i przesyłam ją mailem zagranicznemu kontrahentowi. Czytając przepisy i Podręcznik KSeF 2.0., dochodzę do wniosku, że w takiej sytuacji nie ma już potrzeby zamieszczania na PDF dwóch kodów, wystarczy pierwszy standardowy kod QR”. Odpowiedź MF to potwierdza.

Kiedy potwierdzenie transakcji?

Co w sytuacji, jeśli fakturze nie zostanie jeszcze nadany numer KSeF? Wówczas „sprzedawca może wydać kupującemu potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR – jeden odsyłający do faktury w KSeF, drugi weryfikujący tożsamość wystawcy” – wyjaśnia MF.

Problem polega na tym, że o potwierdzeniu transakcji mowa jest w Podręczniku KSeF 2.0, ale nie w ustawie o VAT. Co się zatem stanie, jeżeli potwierdzenie transakcji nie będzie zawierało dwóch kodów QR albo - przeciwnie - będzie zawierało więcej elementów niż wskazane w Podręczniku KSeF 2.0? – spytaliśmy ministerstwo.

„Potwierdzenie transakcji jest funkcjonalnością dodatkową, zaproponowaną przez resort finansów w odpowiedzi na oczekiwania rynku i nie niesie ze sobą skutków podatkowych (prawnych)” – odpowiedziało MF. Wyjaśniło, że potwierdzenie transakcji „będzie pełnić rolę dokumentu handlowego, który potwierdza wystawienie faktury”.

Mimo to – jak wynika z dalszej odpowiedzi resortu – „powinno ono zawierać nie więcej elementów niż określone zgodnie z propozycją resortu. Zostały one wymienione w Podręczniku KSeF 2.0. Ograniczenie ilości tych elementów może skutkować brakiem możliwości weryfikacji faktury przesłanej do KSeF.”

Co wystawić kupującemu?

Podsumujmy: decyzja o wystawieniu odpowiedniego dokumentu zależy – jak tłumaczy MF – od statusu faktury oraz statusu nabywcy:

• Jeśli faktura ma już nadany numer KSeF, to można wystawić wizualizację faktury.
• Jeśli faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, to należy wystawić potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR.
• Jeśli nabywca jest konsumentem lub podmiotem zagranicznym, to faktura musi być przekazana w sposób uzgodniony, czyli najczęściej jako wizualizacja, niezależnie od potwierdzenia transakcji.

Kiedy wydruk?

Najwięcej wątpliwości budzi wypowiedź, jakiej udzielili przedstawiciele MF w wywiadzie dla DGP pt. Ministerstwo Finansów: Firmy otrzymały wystarczająco dużo czasu na przygotowania do KSeF (DGP nr 233/2025). Wynikało z niej, że nie będzie można przekazać wydruku faktury przedsiębiorcom, którzy muszą dostać ją w KSeF. „Aby ustalić, czy można przekazać nabywcy wydruk faktury, trzeba będzie zwrócić uwagę na identyfikator, czyli NIP” – wyjaśniła Anna Mytyk, zastępca dyrektora departamentu podatku od towarów i usług w MF. I podkreśliła: „wizualizację można wydrukować tylko, jeżeli zostanie nadany numer KSeF faktury”.

- Reguła jest prosta – tłumaczyła dyrektor - Jeżeli kupujący poda polski NIP, to faktura – bez względu na tryb jej wystawienia, tj. online lub offline24 – jest otrzymywana przez nabywcę w KSeF. W przypadku takiego nabywcy sprzedawca może ewentualnie wydać wizualizację tej faktury wystawionej w KSeF.”

Ta wypowiedź wzbudziła zaskoczenie ekspertów. – Z czego wynika to, że nie można wystawić wizualizacji faktury offline24 przed wysyłką do KSeF? Czym w ogóle jest według prawa ta „wizualizacja faktury”, żeby zabraniać ją przekazywać? – pyta doradca podatkowy Radosław Kowalski.

Czym zatem są faktury offline24?

Jego zdaniem podstawowy problem z fakturami offline24 jest taki, że do końca nie wiadomo, czym one są, a przynajmniej do momentu, w którym nie zostaną „wgrane” do Krajowego Systemu e-Faktur i nie uzyskają numeru KSeF. - Z jednej strony prawodawca wprost określa je jako „faktury w postaci elektronicznej” (art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT), z drugiej mogłoby się wydawać, że zyskują one swoje życie fiskalne dopiero po ich wysyłce do systemu i nadaniu im numer KSeF. Ale czy na pewno tak jest? – stawia pytanie ekspert.

I puentuje: - Skoro resort finansów sam proponuje potwierdzenia transakcji z kodami QR, to dlaczego nie nadać takiej funkcji fakturze offline24 przed jej wysyłką do KSeF?

Wizualizacja miała pomóc, ale MF ma inną wizję

Obecnie niektóre firmy przed wystawieniem faktury wydają jej „projekt”. Dlaczego więc nie pozwolić na to samo w kontekście wizualizacji z dwoma kodami QR? Przekazanie takiej wizualizacji nie wywoływałoby żadnych skutków w kontekście prawa do nabycia prawa do odliczenia VAT naliczonego, natomiast pozwoliłoby np. pracownikowi firmy wyjść ze sklepu z dokumentem, po którym łatwo będzie potem można odnaleźć fakturę w KSeF.

Co ciekawe, wiele podmiotów uważało, że ta wizualizacja pozwoli właśnie na wydanie faktury od ręki przed „wyjściem ze sklepu”, zamiast czekania, aż faktura zostanie ujęta w KSeF. Wyszło zupełnie inaczej.

Co najbardziej dziwi, to różnicowanie w przepisach możliwości wydania wizualizacji z dwoma kodami QR w zależności od tego, czy nabywca posiada NIP, czy go nie ma. W przepisach ustawy o VAT i w projekcie rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF sprawa wydaje się przesądzona - MF nie chce wizualizacji z dwoma kodami QR w transakcjach z nabywcą krajowym.

Czym są faktury offline24? Do końca tego nie wiemy

Podstawowy problem z fakturami offline24 jest, moim zdaniem, taki, że do końca nie wiadomo czym one są, a przynajmniej do momentu, w którym nie zostaną „wgrane” do Krajowego Systemu e-Faktur i nie uzyskaną numeru KSeF. Czym są, zanim zostaną oznaczone numerem KSeF? Z jednej strony prawodawca wprost określa je jako „faktury w postaci elektronicznej” (art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT), z drugiej mogłoby się wydawać, że zyskują swoje życie fiskalne dopiero po ich wysyłki do systemu i nadaniu im numer KSeF. Ale czy na pewno tak jest?

Owszem, po stronie nabywcy wywołują skutek związanych z doręczeniem (np. można z nich odliczyć VAT) dopiero po nadaniu im numeru KSeF, bo dopiero wówczas są uznawane za doręczone. Ale przecież data wystawienia jest definiowana w oparciu o informację wskazaną zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli de facto dowolnie wskazaną przez wystawiającego, a która prezentowana jest w polu P_1 struktury. Co zatem jest pomiędzy datą wystawienia, a datą wysyłki do systemu i nadaniu numeru KSeF?

Najrozsądniejsze, moim zdaniem, byłoby przyjęcie wykładni, która jak się zdaje jeszcze jakiś czas temu była akceptowana - faktura offline24 to de facto faktura ustrukturyzowana, która nie jest wystawiana w sesji interaktywnej, a jest dosyłana do KSeF po jej wystawieniu. Skoro resort finansów sam proponuje potwierdzenia transakcji z kodami QR, to dlaczego nie nadać takiej funkcji fakturze offline24 przed jej wysyłką do KSeF? Oczywiście, nie może ona jeszcze stanowić źródła podatku naliczonego, bo według prawa nie została jeszcze doręczona (doręczenie z nadaniem numeru KSeF), ale zamieszczone na niej dwa kody QR stanowią wyraźny komunikat dla adresata: szukaj mnie w KSeF!

Tak naprawdę taki status ma każda faktura, która jest przesyłana w modelu wsadowym: wystawiana jest w formie elektronicznej, pakowana w paczki, by następne wraz z innymi fakturami być wysłana do KSeF i zyskać status ustrukturyzowanej.

Oczywiście, to nie jedyny problem z fakturami offline24. Pozostaje kwestia faktur, które zostały wystawiona jako elektroniczne, podatnik odliczył z nich VAT, a później odnajdzie je w KSEF – tutaj czekamy na odpowiedź MF. Część z nich sygnalizowałem już wcześniej na łamach DGP w artykułach Problem, którego nie ma, czyli zbędna afera z kodami QR (Tygodnik Podatki i Księgowość, DGP nr 227/2025) i Offline24 czy prawie offline24? (Biuro Rachunkowe, DGP nr 193/2025).