Biura rachunkowe muszą być gotowe do obsługi klientów korzystających z KSeF

Nie oznacza to, że każdy podatnik VAT już od drugiego miesiąca 2026 r. będzie musiał wystawiać faktury ustrukturyzowane. Prawodawca wprowadził bowiem kilka przepisów epizodycznych, dzięki którym wielu z nich skorzysta z odroczenia obowiązku fakturowania z wykorzystaniem KSeF.

Uwaga! Do końca marca nie muszą wystawiać faktur ustrukturyzowanych podatnicy, u których sprzedaż brutto w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł.

Oznacza to, że jeszcze w lutym i marcu powszechne będzie posługiwanie się przez sprzedawców innymi fakturami niż ustrukturyzowane. A to przecież nie koniec, bo jest jeszcze odroczenie obowiązku fakturowania ustrukturyzowanego, które dotyczy podatników, u których miesięczna wartość brutto sprzedaży obligatoryjnie fakturowanej (jak interpretują przepis przedstawiciele resortu finansów) nie przekroczy 10 tys. zł. Do tego są jeszcze paragonofaktury (czyli paragony o wartości brutto do 450 zł z NIP nabywcy), faktury wystawiane za pomocą kas fiskalnych czy wreszcie powszechne „uwłaszczenie”, czyli wyłączenie jakiegokolwiek karania za niestosowanie faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

Dociekliwy czytelnik postawić mógłby pytanie: skąd zatem takie definitywne stwierdzenie na początku tego tekstu, wskazujące na obowiązek stosowania KSeF przez wszystkich podatników i niepodatników z NIP już od początku lutego 2026 r.? Otóż korzystanie z systemu administrowanego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (czyli z KSeF) to nie tylko wystawianie faktur, ale również – a dla dużej grupy w pierwszym okresie wręcz „przede wszystkim” – odbieranie faktur zakupowych, dokumentów wystawionych przez kontrahentów.

To oznacza, że nawet jeżeli sam podatnik nie będzie jeszcze wystawiał faktur ustrukturyzowanych w lutym, marcu, a może nawet kwietniu, maju itd., to musi liczyć się z tym, że taki sposób dokumentowania sprzedaży zastosują jego kontrahenci. Wystarczy, że podmiot ten korzysta z usług którejś z sieci komórkowych, by musiał zmierzyć się z obsługą KSeF już w lutym. Owszem, można się spodziewać, że wielu podatników zastosuje komunikację dwutorową, fakturując i dostarczając faktury z wykorzystaniem KSeF, a dodatkowo prześle wizualizacje w dotychczasowy sposób (np. by uniknąć konieczności prowadzenia wzmożonych działań windykacyjnych), ale nie zmieni to tego, że dokumentem faktury legitymującym do odliczenia VAT, a także do rozliczenia kosztów nie będzie wówczas ten przesłany e-mailem czy w inny, tradycyjny sposób, a wyłącznie faktura ustrukturyzowana pobrana z KSeF.

Oczywiście, jeżeli sprzedawca wystawi wyłącznie fakturę inną niż ustrukturyzowana, wówczas nabywca odliczy z niej VAT, rozliczy na jej podstawie koszty, otrzymawszy ją za pośrednictwem poczty elektronicznej czy w formie papierowej, ale jeżeli będzie to jedynie wizualizacja faktury ustrukturyzowanej lub potwierdzenie transakcji, wówczas nie zda się ono na nic w rozliczeniu podatkowym.

A przecież należy się spodziewać tego, że wbrew medialnej narracji wcale nie musi być tak, że każdy podatnik będzie czekał z fakturowaniem ustrukturyzowanym do momentu, gdy będzie do tego zobowiązany. Coraz większa jest grupa podatników deklarujących, że jeżeli tylko KSeF okaże się wydolny, to będą wystawiali faktury ustrukturyzowane już przed kwietniem.

Uwaga! Można zaobserwować oddolne inicjatywy przedsiębiorców, zwłaszcza z obszaru handlu, którzy zachęcają swoich kontrahentów do rychłego wdrożenia fakturowania ustrukturyzowanego.

W takiej sytuacji nie może dziwić to, że podatnik, który zostanie zmotywowany przez swojego klienta do wystawiania i dostarczania do odbiorców faktury przy użyciu KSeF, postanowi stosować ten model fakturowania do całej swojej sprzedaży niekonsumenckiej.

Zagrożenie czy korzyść dla biur rachunkowych

Wszystko to oznacza, że w szczególności biura rachunkowe muszą być przygotowane do obsługi klientów korzystających z KSeF już od lutego. Zresztą niejednokrotnie to księgowi zajmujący się taką obsługą zachęcają swoich klientów do implementacji niezbędnych procesów zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych.

Jeżeli bowiem odrzucimy – w wielu przypadkach absurdalne – pomysły, by to biura rachunkowe w całości obsługiwały KSeF swoich klientów (zarówno sprzedażowo, jak i zakupowo), to gdy wdrożone zostaną odpowiednie rozwiązania informatyczne oraz proceduralne, okaże się, że fakturowanie ustrukturyzowane to nie zmora, lecz wsparcie księgowych i ich klientów. Co jednak ważne, wsparcie, ale nie zastępstwo.

Ważne: KSeF ani nie pozwoli na wyeliminowanie obsługi księgowej, ani nie spowoduje, że księgowi przejmą od klientów fakturowanie sprzedaży, weryfikację merytoryczną zakupów itp.

Nic z tych rzeczy. Wiele, czy raczej zdecydowana większość dotychczasowych obowiązków związanych z dokumentowaniem sprzedaży i obsługą zakupów pozostanie w dokładnie tych samych miejscach, w których były, a przynajmniej powinny być do tej pory. Wartością dodaną (docelową) jest usprawnienie komunikacji z kontrahentami, a następnie w relacji biuro rachunkowe – jego klient. Będzie to wynikiem wymuszonej docelowej digitalizacji takich relacji i dostosowania procesów do komunikacji elektronicznej – tam, gdzie do tej pory jeszcze jej nie było, bo w istocie wiele biur już wcześniej korzystało z dobrodziejstwa internetu, a KSeF de facto odciąży ich klientów, którzy docelowo w miejsce faktur w różnych formatach, niekiedy wymagających skanowania, otrzymają ustrukturyzowane dokumenty w formacie xml. Przy odpowiednich narzędziach informatycznych klient biura rachunkowego w łatwy sposób przeprowadzi weryfikację faktury zakupowej, by następnie przekazać ją szybką ścieżką do procesu księgowania i rozliczenia podatkowego.

Wyłamując się z powszechnej retoryki w stylu „KSeF za miedzą, co to będzie…” uważam, że w przyszłości będziemy zadowoleni z tego, że mamy fakturowanie ustrukturyzowane. Problemem jest to „w przyszłości”, bo wcześniej jest 2026 r. ze spodziewanym bałaganem powodowanym dobrym sercem prawodawcy.

Co warto zrobić

Niezwykle istotne jest dostosowanie procesów komunikacji, wymiany informacji na linii biuro rachunkowe – klient. Równie ważne jest również to, by sami klienci wewnętrznie, najlepiej korzystając w tym zakresie z fachowej pomocy doradców podatkowych, wdrożyli zasady fakturowania, obiegu dokumentów, akceptacji merytorycznej oraz poddali weryfikacji i dostosowali do fakturowania ustrukturyzowanego wewnętrzne regulaminy nie zawsze kojarzone z KSeF (np. podróży służbowych), a także umowy z kontrahentami. Konieczne działania w tym zakresie to nie jest zadanie księgowych, lecz samych podatników, którzy powinni zająć się tym niezależnie od współpracy z biurem rachunkowym.

Warto również, by w przeddzień rozpoczęcia fakturowania ustrukturyzowanego pod względem podatkowym, czyli merytorycznym, zostały sprawdzone systemy fakturujące, a także inne – w tym finansowo-księgowe, obiegu dokumentów itp.

Uwaga! Zadaniem programistów, dostawców oprogramowania jest dostarczenie narzędzi przygotowanych zgodnie z wymogami resortu finansów i zapewne każdy z nich stara się wypełnić swoje zadanie najlepiej, jak to jest możliwe. Jednak nie zmienia to odwiecznej zasady, że za prawidłowe kompleksowe (nie tylko w zakresie KSeF) dokumentowanie sprzedaży i zakupów odpowiada sam podatnik.

Inne obowiązki

Dla wielu podatników 2026 r. to pierwszy rok, który będzie raportowany w ramach JPK w zakresie podatku dochodowego. Wszystko to musi spójnie działać.

Nie można zapominać również o tym, że z uwagi na wdrożenie KSeF, a także w związku z wprowadzeniem systemu kaucyjnego modyfikacje dotykają zasad prowadzenia ewidencji VAT. Pojawiają się nowe znaczniki, w tym takie, które niekiedy wymuszą historyczną korektę JPK_V7, a także takie, dzięki którym od 2027 r. organ jak po sznurku dotrze do podatnika, na którego wówczas nałoży już karę za niestosowanie fakturowania ustrukturyzowanego (BFK).

Ważne: Sankcja za niestosowanie KSeF jest odroczona do 2027 r. Jednak znaczniki trzeba stosować już w 2026 r., a ich pominięcie może skutkować karą za niewłaściwe prowadzenie ewidencji.

Spodziewamy się, że wystąpią też problemy związane chociażby z – w 2026 r. jeszcze niesankcjonowanym – opóźnieniem wysyłki faktur offline do KSeF. Dobrze, by resort finansów – zamiast ustami swoich przedstawicieli głosić, że nie można faktury offline24 wydać klientowi przed jej wysyłką – wreszcie odpowiedział na coraz bardziej niepokojące podatników pytanie, które sam już nieraz artykułowałem na tych łamach: co z odliczeniem VAT, gdy dostanę fakturę elektroniczną i dokonam na jej podstawie rozliczenia, a ta za kilka miesięcy pojawi się w KSeF?

Tych pytań jest i będzie znacznie więcej. Ważne, abyśmy odpowiedzi na nie szukali wspólnie: podatnicy, doradcy, księgowi, ale również przedstawiciele MF, by nie okazało się, że podatnicy, którzy nie dostaną sankcji za KSeF, odpowiedzą za inne błędy sprowokowane brakiem takiej kary. ©℗