Awarie KSeF. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, jak ma się zachować sprzedawca

Przypomnijmy, że w ustawie o VAT zostały przewidziane trzy takie tryby:

• tryb offline24 (art. 106nda ustawy), który według Podręcznika KSeF 2.0 będzie można stosować „bez ograniczeń”, choć został „wprowadzony szczególnie z myślą o potencjalnych problemach z dostępem do sieci internet”;
• tryb offline (art. 106nh ustawy), który będzie stosowany w sytuacji, gdy KSeF będzie niedostępny ze względu na prace serwisowe;
• tryb awaryjny (art. 106nf ustawy), który będzie wykorzystywany w razie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej.

Resort finansów wymienia jeszcze jeden tryb – awarii całkowitej, choć w tym zakresie przepisy niewiele tłumaczą.

Od drobnej przeszkody do dużej awarii

Spytaliśmy MF, jak będzie musiał postąpić sprzedawca, jeżeli:

• w momencie wystawiania faktury klientowi nie będzie mógł jej wystawić przy użyciu KSeF, a zatem wystawi ją w trybie offline24, po czym
• okaże się, że problem nie był po stronie sprzedawcy, lecz niedostępny był KSeF (tryb offline), a następnie
• wyjdzie na jaw, że problem jest jeszcze większy – to awaria KSeF.

W jakim terminie sprzedawca będzie musiał w takiej sytuacji wysłać fakturę do KSeF? Nie później niż w następnym dniu roboczym czy w terminie siedmiu dni roboczych po ustaniu awarii? A może w ogóle nie będzie musiał jej przesłać? – spytaliśmy ministerstwo.

W odpowiedzi resort nie odniósł się do tego przykładu, lecz do każdej sytuacji z osobna. W rezultacie wypowiedział się tak, jak mówią przepisy. Zapewnił jednak, że wszelkie informacje o trybie awaryjnym KSeF oraz o pracach serwisowych „będą komunikowane szeroko z uwzględnieniem Biuletynu Informacji Publicznej oraz oprogramowania interfejsowego”.

Gdy będzie awaria KSeF

MF odpowiedziało: jeżeli przyczyną problemów będzie awaria KSeF (ogłoszona w BIP oraz oprogramowaniu interfejsowym), to podatnik będzie musiał dosłać wystawioną fakturę do KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych od dnia zakończenia tej awarii. Dodajmy, że tak stanowi art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT, który wejdzie w życie 1 lutego 2026 r.

Jak w takiej sytuacji udostępnić fakturę nabywcy? W sposób z nim uzgodniony – wyjaśnia MF i dodaje: za datę otrzymania faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Jeżeli data otrzymania faktury jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, to za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Jeżeli jednak faktura zostanie wystawiona na rzecz szczególnego nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (np. na rzecz nabywcy zagranicznego), z którym podatnik uzgodnił inny sposób jej udostępnienia niż przy użyciu KSeF, to za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Gdy będą prace serwisowe

Jeżeli przyczyną problemów będzie niedostępność KSeF, np. prace serwisowe (również ogłoszone w BIP i oprogramowaniu interfejsowym), to fakturę trzeba będzie dosłać do KSeF w ciągu jednego dnia od dnia zakończenia tej niedostępności – odpowiedział resort zgodnie z art. 106nh ust. 2 ustawy o VAT.

W takiej sytuacji, jak wyjaśnił:

• nabywca krajowy posiadający NIP otrzymuje fakturę w systemie, a datą otrzymania faktury jest data nadania numeru KSeF,
• jeżeli nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4 ustawy (np. nabywca zagraniczny), to faktura jest mu przekazywana w sposób z nim uzgodniony. Jeśli zatem zostanie mu udostępniona w inny sposób niż przy użyciu KSeF, to za datę otrzymania uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Gdy będzie awaria całkowita

Druga wątpliwość powstała w związku z tabelą zamieszczoną w materiałach informacyjnych MF (na stronie: KSeF.podatki.gov.pl). Wynika z niej, że resort rozróżnia:

• wspomniany już tryb awaryjny (art. 106nf ustawy – awaria KSeF ogłoszona w Biuletynie Informacji Publicznej i oprogramowaniu interfejsowym) i
• tryb awarii całkowitej (art. 106ng ustawy, awaria KSeF ogłoszona w środkach społecznego przekazu, np. radiu, prasie, telewizji, internecie).

Dla sprzedawcy różnica ma istotne znaczenie, ponieważ, jak czytamy w tabeli:

• przy trybie awaryjnym termin przesłania faktury do KSeF to siedem dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF (art. 106nf ust. 4 ustawy),
• przy awarii całkowitej sprzedawca w ogóle nie przesyła faktury do KSeF (art. 106ng).

Problem polega na tym, że wskazany przez resort art. 106ng ustawy o VAT nie reguluje odrębnego trybu. Przepis ten, wyjątkowo krótki, brzmi: „W przypadku, o którym mowa w art. 106ne ust. 3, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne”.

A co po zakończeniu tej awarii? Odpowiedzi na to pytanie nie znajdziemy również w art. 106ne ust. 3 (do którego odsyła art. 106ng). Przepis ten nie reguluje trybu awarii całkowitej, stanowi jedynie delegację dla ministra finansów: „W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister (…) zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii”.

Jak ma zatem postąpić sprzedawca po zakończeniu awarii całkowitej? „W powyższym przypadku podatnik wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne i nie ma obowiązku ich późniejszego dosłania do KSeF” – zapewnia resort. ©℗