ikona lupy />
Materiały prasowe

Preferencje, jakie prawodawca przyznał podatnikom VAT, którzy korzystając ze zwolnienia – czy to podmiotowego, czy ze względu na przedmiot świadczenia – nie podlegają obowiązkowi rejestracji dla potrzeb VAT, powodują, że niektórzy spośród nich nieraz nie zdają sobie sprawy ze swojego statusu podmiotowego na gruncie VAT. Niejednokrotnie można wręcz usłyszeć, że podmiot taki (często osoba fizyczna), nie jest podatnikiem VAT. Tymczasem jest to nieprawda, bo podmiot ów jest podatnikiem, tyle że zwolnionym.

Kto jest podatnikiem VAT

Przypomnijmy, że aby posiadać status podatnika VAT, nie trzeba być podmiotem wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej czy innego rejestru przedsiębiorców, a także bez znaczenia jest to, w jakim źródle alokowane są przychody dla potrzeb podatków dochodowych (z zastrzeżeniem wyłączeń dla stosunku pracy, działalności wykonywanej osobiście i praw majątkowych, gdy strony zadbały o odpowiednie zapisy w umowie dotyczące odpowiedzialności wobec osób trzecich).

W podstawowej wersji definicji ustawowej obowiązującej na gruncie ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT) podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Chodzi przy tym o działalność gospodarczą według ustawy o VAT, czyli aktywność, która obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Dla przykładu osoba fizyczna, która oddaje w najem nieruchomości, opodatkowując uzyskany z tego tytułu przychód ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych właściwych dla tzw. najmu prywatnego, czy tego chce, czy nie, czy o tym wie, czy nie, ma z tego tytułu status podatnika VAT. W praktyce często jest to podatnik zwolniony, ale nadal jest to podatnik, czyli osoba fizyczna wykonująca działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.

Czego nie trzeba robić

W istocie podatnicy zwolnieni, niemający statusu podatników czynnych, nie muszą składać ewidencji i deklaracji w schemacie JPK_V7, nie są zobowiązani do automatycznego – tj. bez dodatkowego wezwania – fakturowania wykonywanych przez siebie czynności. Jednak świadomość, że są jednak podatnikami (tyle że zwolnionymi) zyskuje na znaczeniu, gdy:

  • dochodzi do importu usług czy wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (muszą bowiem nie tylko złożyć deklarację, lecz także zapłacić VAT),
  • organ zechce sprawdzić, czy faktycznie podatnikowi przysługuje zwolnienie ze względu na wartość rocznej sprzedaży i zażyczy sobie ewidencji,
  • przy sprzedaży konsumenckiej wystąpi ryzyko powstania obowiązku stosowania kas rejestrujących.

Wystawianie faktur w KSeF

Obecnie jednak świadomość na temat statusu staje się szczególnie ważna ze względu na obowiązki w zakresie fakturowania, co istotne, również ustrukturyzowanego. Nie chodzi przy tym tylko o kwestię samoidentyfikacji nabywcy dla potrzeb realizacji obowiązku w zakresie fakturowania ustrukturyzowanego przez sprzedawcę – chociaż dla rzeszy sprzedawców jest to niezwykle ważne zagadnienie. Tutaj mam na myśli kwestię fakturowania przez samego podatnika zwolnionego z VAT.

Otóż bowiem, o ile podatnik zwolniony z VAT – podobnie jak czynny podatnik w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej – nie ma obowiązku wystawiania faktury do każdej dokonanej przez siebie sprzedaży, nawet gdyby nabywcą był inny podatnik, o tyle obowiązek taki powstanie, jeżeli kupujący wystąpi z żądaniem wydania mu faktury potwierdzającej dokonaną dla niego sprzedaż.

Ważne: Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, również podatnik zwolniony musi ją wystawić.

Zasada ta pozostanie aktualna również po wejściu w życie przepisów wprowadzających obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Co więcej, prawodawca nie wprowadza taryfy ulgowej dla sprzedaży zwolnionej. Owszem, usługi finansowe i ubezpieczeniowe objęte zwolnieniem przedmiotowym nie będą podlegały fakturowaniu ustrukturyzowanemu, ale będzie to zwolnienie o charakterze przedmiotowym, adresowane wyłącznie do konkretnych rodzajów świadczeń, enumeratywnie wskazanych w przepisach wykonawczych, poprzez odesłanie do art. 43 ust. 1 pkt 7 i 37–41 ustawy o VAT. Faktur ustrukturyzowanych nie będzie wystawiał podatnik zagraniczny, zwolniony na podstawie art. 113a ustawy o VAT, w ramach procedury SME, ale wyłączenie nie będzie miało zastosowania do krajowych podatników, którzy dokonując sprzedaży w kwocie nieprzekraczającej 240 tys. zł, nie zarejestrowali się jako czynni podatnicy VAT.

Innymi słowy, jeżeli podatnik zwolniony z VAT zostanie „zmuszony” do wystawienia faktury dokumentującej wykonane przez niego świadczenie, a nabywcą nie będzie osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, wówczas zobligowany będzie do przesłania takiej faktury do KSeF. W takiej bowiem sytuacji konieczne będzie dokumentowanie za pomocą faktury ustrukturyzowanej.

PrzykładWynajem mieszkania

Pan Jacek jest zatrudniony na etacie i jest to jego główne źródło dochodu. Ma on mieszkanie, które odziedziczył po rodzicach. Lokal wynajmuje osobie fizycznej, która w nim mieszka. Miesięczny czynsz to kwota 3500 zł plus opłaty. W 2027 r. dotychczasowy najemca wypowiedział i rozwiązał umowę. Kolejnym najemcą jest spółka, która zamierza wykorzystywać lokal dla potrzeb zakwaterowania swoich pracowników. Księgowa spółki zwróciła się do pana Jacka z pytaniem, czy na pewno jego usługa korzysta ze zwolnienia z VAT. Samo pytanie go zaskoczyło, ale po rozmowie księgowa stwierdziła, że jeżeli wynajmujący oddaje w używanie tylko jeden lokal, to zapewne korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Po pewnym czasie księgowa spółki znów skontaktowała się z panem Jackiem i powiedziała, że od następnego miesiąca poprosi fakturę na taki najem. Było to kolejne zaskoczenie dla pana Jacka, który postanowił dopytać znajomego doradcę podatkowego, czy księgowa najemcy faktycznie może żądać od niego faktury, skoro nie jest podatnikiem. Doradca podatkowy wyjaśnił panu Jackowi, że on jest podatnikiem VAT, tyle że korzysta ze zwolnienia w ramach limitu 240 tys. zł. Zasadniczo powinien na żądanie klienta wystawić fakturę, bo chociaż świadczy usługę najmu, to klientem jest podatnik VAT, a fakturowanie na żądanie dotyczy usług zwolnionych od VAT. Co więcej, doradca podatkowy wyjaśnił, że pan Jacek nie tylko ma obowiązek wystawić fakturę, ale na dodatek musi to być faktura ustrukturyzowana, czyli przesłana do KSeF. Wystawiając taką fakturę, pan Jacek musi podać swój numer podatkowy.

Uwaga! Oznacza to, że podatnicy zwolnieni, w tym osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami wpisanymi do CEIDG, muszą przygotować się na fakturowanie ustrukturyzowane. Wystarczy bowiem jeden przypadek, w którym ich klient niebędący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej zażąda faktury i będzie to musiała być faktura ustrukturyzowana.

Można by było zastanowić się nad tym, po co takiemu podatnikowi faktura, w której i tak nie będzie kwoty VAT podlegającej rozliczeniu jako podatek naliczony. Istotnie, z perspektywy VAT dokument taki jest zbędny. Ale już dla zaewidencjonowania kosztu w księgach faktura jest przydatnym dokumentem.

Alternatywa dla faktury ustrukturyzowanej

Czy zatem podatnik zwolniony może uniknąć fakturowania ustrukturyzowanego? Od 2027 r. już nie będzie takiej formalnej możliwości. Jeżeli koniecznie chciałby uniknąć fakturowania ustrukturyzowanego, musiałby odwieść klienta od żądania fakturowania. Ale w grę wchodzi tylko prośba.

A czy podatnik może zaproponować kontrahentowi coś w zamian? Owszem, w niektórych przypadkach można wskazać na taki dokument – chyba nieco zapomniany – jest nim rachunek „ordynacyjny”. Zgodnie bowiem z art. 87 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 820), jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Ważne: Do rachunków ordynacyjnych nie będą stosowane przepisy normujące fakturowanie ustrukturyzowane.

W żadnej bowiem z opcji – ani obecnie, ani nawet w jakichś odległych planach, a także w podręczniku KSeF wydanym przez resort finansów – nie odnajdziemy pomysłu na włączenie do KSeF wystawiania czy obsługi rachunku ordynacyjnego. A jest to dokument potwierdzający czynność, który tutaj może mieć zastosowanie. Jednak tylko za zgodą klienta, bo dopiero gdy nie zażąda on faktury – moim zdaniem – świadczący może wystawić rachunek (bo z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury). Trzeba przy tym zastrzec, że zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej regulowany w nich rachunek może być wystawiony przez podatników prowadzących działalność gospodarczą. Przy czym i tutaj chodzi o działalność gospodarczą w znaczeniu podatkowym. W tym akcie prawnym pojęcie to oznacza każdą działalność zarobkową, ale w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1168), w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność – do przedsiębiorców.

Podsumowanie

Wbrew temu, co może się wydawać niektórym osobom, ich również może dotknąć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, bo są podatnikami, tyle że zwolnionymi z VAT, a dla tych prawodawca nie przewiduje stałej ulgi w fakturowaniu ustrukturyzowanym. Również świadczenia dla nich dokonywane będą w ten sposób fakturowane, zatem konieczność zajrzenia do KSeF może wystąpić znacznie wcześniej, niż im to się wydaje, bo nawet już w lutym 2026 r.

Czy w związku z tym na pewno wystawianie faktur ustrukturyzowanych to taki duży problem, gdy jest ona jedna, a nawet kilka w miesiącu? Niekoniecznie. Osoba fizyczna będzie mogła skorzystać z narzędzia udostępnionego przez resort finansów, które pozwoli na darmowe fakturowanie, a KSeF przechowa takie faktury przez ponad 10 lat (bo liczone od końca roku, w którym zostały wystawione).