Zarządza pani największą w Polsce siecią biur wirtualnych. Ostatnio wielu przedsiębiorców, którzy chcą podać przy rejestracji firmy taki adres, napotyka na przeszkody. Urzędy skarbowe nie chcą im nadać NIP ani zarejestrować ich jako podatników VAT. Dlaczego jest z tym problem i jak w praktyce działa wirtualne biuro?

Naszą główną usługą jest użyczenie adresu do rejestracji osobom prowadzącym działalność gospodarczą, spółkom prawa handlowego, fundacjom, stowarzyszeniom etc. Będzie stanowił ich siedzibę. Podają go w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, urzędzie skarbowym czy statystycznym. Wszystkie listy, które przychodzą do konkretnej firmy, są odbierane przez nasze asystentki, skanowane i rejestrowane w internetowym panelu klienta. Dzięki temu nasi klienci mają od razu wgląd do swojej korespondencji. Dodatkowo mogą skorzystać z obsługi telefonicznej – otrzymują wtedy dedykowany im stacjonarny numer telefonu, który obsługuje nasza asystentka. Korzystają też z naszych zasobów biurowych, np. sal konferencyjnych czy gabinetów.

Dzięki naszym usługom przedsiębiorcy nie ponoszą wysokich kosztów własnego biura czy zatrudniania pracownika. Mają też pewność, że każdy ich list odbierze wykwalifikowany personel, a każda osoba, która trafi do biura – czy to kontrahent, czy też urzędnik – zostanie należycie obsłużona i że zostaną o takiej wizycie poinformowani. Takie rozwiązanie jest korzystne także dla organów państwowych w przypadku ewentualnej kontroli.

Z czym więc mają problem urzędy skarbowe?

Problemy z kwestionowaniem adresu wirtualnego biura jako siedziby firmy zaczęły się mniej więcej rok temu, a na rynku działamy od 2003 r. Na początku były to nieliczne przypadki. Po przesłaniu pisma wyjaśniającego udawało się uzyskać NIP. Następnie problem zaczął narastać. Urzędnicy zaczęli jawnie i bezpodstawnie zniechęcać naszych klientów do rejestrowania firm pod adresem mBiuro. Dawać do zrozumienia, że będzie to skutkować znacznym wydłużeniem całego postępowania w sprawie nadania NIP i lepiej, aby klient od razu „dał sobie spokój”, bo biuro wirtualne to „fikcja” i najlepiej zarejestrować firmę w domu. Nie przedstawiają żadnych merytorycznych czy prawnych wyjaśnień. Takie problemy są w wielu miastach, największe w Katowicach, potem w Krakowie i Poznaniu.

Czy biuro może pomóc przedsiębiorcom rozwiązać ten problem?

Tak. Nasi pracownicy i współpracujący z nami prawnicy umawiają się na spotkania z naczelnikami urzędów. W niektórych miejscach, np. w Łodzi, udało się wyjaśnić ideę wirtualnego biura. Celem spotkań było wypracowanie wspólnie z urzędami skarbowymi procedur, które wyeliminują firmy działające niezgodnie z prawem i dopuszczające się nadużyć finansowych lub podatkowych.

A jakie procedury stosuje mBiuro?

Przy podpisaniu umowy od każdego klienta pobieramy komplet dokumentów: dowód osobisty właściciela lub osoby reprezentującej firmę, KRS, REGON. W przypadku cudzoziemców sprawdzamy paszport i kartę stałego pobytu. Jeśli dojdzie do kontroli lub wizyty odpowiednio umocowanych funkcjonariuszy publicznych, udostępniamy dokumenty firmy i przekazujemy posiadane przez nas informacje. Ułatwiamy też kontakt między przedsiębiorcą a konkretną instytucją. Jeśli mamy dowód, że któryś z naszych klientów działa niezgodnie z prawem lub jest nierzetelny w stosunku do swoich kontrahentów, wypowiadamy mu umowę ze skutkiem natychmiastowym. O tym też niezwłocznie informujemy urząd skarbowy oraz właściwy sąd rejestrowy.

Urzędów to jednak nie przekonuje?

Mimo ugodowych prób załatwienia sporów i pozytywnych wydawałoby się efektów rozmów z naczelnikami urzędów, nasi klienci nadal mają problemy z dokończeniem rejestracji firmy. Podam przykład młodego mężczyzny z Austrii, który zajmuje się zakładaniem stron internetowych. Chłopak ma polskie korzenie i postanowił założyć w naszym kraju biznes, chociaż klientów ma w całej Europie i często podróżuje. Naczelnik jednego z urzędów skarbowych w Katowicach zaakceptował podczas rozmów, że tego typu działalność faktycznie może być prowadzona w wirtualnym biurze. Jakież było nasze zdziwienie, kiedy ostatnio ta firma dostała odmowę nadania NIP.

Według mnie problem wynika z nieprzystosowania administracji skarbowej do obecnych realiów życia. Kiedyś urzędniczki podczas kontroli zażyczyły sobie maszyny do pisania. Jak zatem takie osoby mogą pojąć ideę biura wirtualnego, skoro są osadzone w prehistorii. Nie zdają sobie sprawy z tego, że są notebooki, że internet jest wszędzie, a pracę można wykonywać, nawet leżąc na trawie czy na plaży miejskiej. Jeśli ktoś jest na tyle dobrze zorganizowany i kreatywny, że potrafi właśnie tak się urządzić i wybiera dane miasto do płacenia podatków, to urzędnicy zamiast patrzeć na niego podejrzliwym okiem, powinni cieszyć się, że mają kolejnego podatnika.

Problem wynika z nieprzystosowania administracji skarbowej do obecnych realiów