Po wcześniejszym uzgodnieniu z pracodawcą terminu urlopu wielu pracowników wykupuje wczasy, wycieczki, rezerwuje miejsca w hotelach. Oznacza to, że osoby te ponoszą konkretne wydatki związane z planowanym wypoczynkiem. Jednak art. 167 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm.) zezwala pracodawcy na odwołanie pracownika z urlopu wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Jednocześnie pracodawca powinien pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Pracownik jednak musi sam wystąpić o taki zwrot, składając odpowiedni wniosek. Trzeba w nim dokładnie przedstawić wszystkie okoliczności, dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek i odwołania z urlopu. Należy też określić i udokumentować wydatki, które pracownik poniósł, lecz nie uzyskał zwrotu pieniędzy, np. za hotel.

Zwrócone pracownikowi udokumentowane koszty związane z odwołaniem go z urlopu są zwolnione z podatku dochodowego. Należy je bowiem traktować jako szczególnego rodzaju odszkodowanie, jakie otrzymuje pracownik na podstawie przepisów kodeksu pracy w związku z tym, że nie mógł skorzystać z urlopu, mimo że poniósł z tego tytułu wydatki. Co do zasady, takie odszkodowania są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn.zm.). Dotyczy to odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za opłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy urlopowe takimi odrębnymi przepisami będą wspomniane już przepisy kodeksu pracy. Określają one bowiem zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników.

Oczywiście kwota zwrotu zwolniona z podatku nie powinna przekraczać tej, którą wcześniej poniósł pracownik, np. wykupując w biurze turystycznym wakacyjny wyjazd. Od kwoty w takiej wysokości pracodawca zatem nie powinien potrącać zaliczek na podatek dochodowy. Jeżeli jednak zdarzy się, że pracodawca pobierze zaliczkę, to pracownik powinien wystąpić do niego z pisemnym wnioskiem o korektę, powołując się na przepis art. 167 kodeksu pracy oraz wspomniany art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, który zwalnia z opodatkowania odszkodowania przewidziane przepisami prawa. Pracodawca, który jako płatnik PIT pobrał zaliczkę na podatek w zawyżonej kwocie, powinien w najbliższym miesiącu dokonać potrącenia nadpłaconej zaliczki i zwrócić pracownikowi różnicę.

To pracownik musi udowodnić wysokość kosztów poniesionych na wypoczynek, z którego go odwołano. Wydatki, jakie poniósł, powinny być udokumentowane m.in. fakturami z hotelu, ośrodka wypoczynkowego, biura podróży, rachunkami lub biletami na przejazd