Dla określonych czynności w postępowaniu administracyjnym lub podatkowym, takich jak wezwanie na rozprawę, złożenie zeznań lub wyjaśnień czy udzielenie pełnomocnictwa procesowego zostaną dopuszczone elektroniczne formy dokumentów. To niektóre z propozycji Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji zawarte w projekcie założeń zmian do ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) i ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749). Znowelizowana ma też być ustawa z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 270), co ma zapewnić kompleksową informatyzację postępowania sądowoadministracyjnego. Jak wyjaśnia resort, dotychczasowe przepisy pomijają problem informatyzacji tego postępowania. Zmiany mają umożliwić utrwalanie pism stron i sądu w postaci elektronicznej oraz ich składanie do sądu oraz doręczanie uczestnikom w tej formie.

Przy tym dodatkowymi elementami e-pism do sądu administracyjnego staną się podpis elektroniczny zapewniający uwierzytelnienie wnioskodawcy oraz adres elektroniczny strony, jeżeli zażąda ona elektronicznego doręczania jej pism sądu. Ponadto dokumenty te będą składane na adres elektronicznej skrzynki podawczej sądu.

Również pisma sądu sporządzane i doręczane w postępowaniu sądowoadministracyjnym będą opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Według Marcina Panka, starszego prawnika i doradcy podatkowego w kancelarii White & Case, założenia zmian do procedur podatkowych i sądowoadministracyjnych mają na celu poprawienie sprawności postępowania (elektroniczna komunikacja z organem, elektroniczne doręczanie pism, elektroniczny dostęp do akt sprawy). Zasługuje to oczywiście na aprobatę pod warunkiem jednak, że nie będzie się odbywało kosztem praw i gwarancji procesowych stron.

– Elektroniczny system zarządzania np. aktami sprawy może być tutaj znakomitym przykładem – twierdzi nasz rozmówca.

Z jednej strony jest to odpowiedź na bolączkę podatników w zakresie dostępu do materiału dowodowego, a jednocześnie może – na skutek problemów natury informatycznej – postawić podatników w trudnej sytuacji procesowej, gdy np. muszą wypowiedzieć się co do zgromadzonego materiału (na co mają 7 dni), a część dokumentów jest nieczytelna lub ich system komputerowy nie potrafi ich odczytać.

Pisma podatkowe stron będą składane na adres elektronicznej skrzynki podawczej sądu

Marcin Panek wskazuje, że w założeniach do projektu można również zauważyć pewien opór biurokracji. Przykładowo gdy wspomina się o prawie organu do żądania papierowego oryginału, gdy organ poweźmie uzasadnione wątpliwości co do elektronicznej kopii dokumentu. Uzasadnione wątpliwości to w praktyce swobodne uznanie organu, które aktualnie nadużywają tego prawa, np. w zakresie weryfikacji dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez doradców podatkowych działających w postępowaniu.

Z kolei Ernest Frankowski, starszy menedżer w Deloitte przypomina, że obowiązujące przepisy wprowadzające elektroniczne formy procedowania przed sądem mają charakter wręcz szczątkowy. Według niego plusem będzie to, że procedura sądowoadministracyjna przestanie być zapóźniona w zakresie form elektronicznych w porównaniu z postępowaniami cywilnymi i karnymi.

Etap legislacyjny Projekt założeń do zmiany ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne